La digitalisation s’inscrit au planning - Pharmacien Manager n° 238 du 01/10/2023 - Revues - Le Moniteur des pharmacies.fr
 
Pharmacien Manager n° 238 du 01/10/2023
 
RESSOURCES HUMAINES

AVANT-GARDE

DIGITALISATION

Auteur(s) : Yves Rivoal

Signe des temps, un nombre croissant d’officines pilotent leurs ressources humaines par informatique : des solutions leur permettent d’automatiser la gestion de l’organisation des plannings des équipes, des rendez-vous et du management. Explications.

Fini l’époque où vous deviez vous arracher les cheveux et passer des heures sur Excel pour concevoir et mettre à jour le planning de votre équipe. Des logiciels spécialisés dans ce type de gestion, comme Sivan (entre 50 € et 90 € HT par mois, en fonction du nombre de collaborateurs) et Smart Team (39 € HT et 29 € HT par mois, quand le titulaire passe par un partenaire ou un groupement partenaire), ont été conçus pour soulager les pharmaciens en automatisant un maximum de tâches. « Sur Sivan, le titulaire commence par créer l’entreprise et le système de rotation des équipes : semaine paire, impaire, ou une semaine sur trois, explique Jonathan Atlani, le cofondateur de cette start-up lancée en 2020 et qui équipe aujourd’hui un millier d’officines. Il crée ensuite une fiche par collaborateur, puis paramètre les besoins en personnel au comptoir, en rayon et en back-office tous les jours de la semaine. Par simple glisser-déposer, le titulaire peut alors constituer son planning type et vérifier en un clin d’œil si l’équipe est bien staffée. En sachant que le logiciel l’alerte dès qu’il manque une personne au comptoir, lui suggère les collaborateurs disponibles à qui il est possible d’envoyer un message en leur demandant s’ils sont prêts à remplacer leur collègue absent. » En plus de son logiciel de planning, Sivan propose en option aux officines une pointeuse-badgeuse qui comptabilise automatiquement le temps réel effectué par chaque collaborateur et transmet les données au logiciel.

Fonctionnalités intelligentes.

Le logiciel Smart Team intègre en plus des fonctionnalités intelligentes. « Il est par exemple capable, en fonction de l’analyse de la fréquentation et d’un indice de productivité, de vérifier que les personnes affectées au comptoir sont en nombre suffisant, souligne Gildas Vivier, chef de projet digital de Smart Team qui a été choisi par une centaine d’officines. Lorsque ce n’est pas le cas, le titulaire est alerté. Il peut aussi visualiser rapidement les collaborateurs présents à l’ouverture et à la fermeture, gérer les congés, les absences, les arrêts maladie et les heures supplémentaires, les salariés ayant de leur côté la possibilité d’effectuer leurs demandes de congé. Lorsque le titulaire donne son feu vert, le planning est automatiquement modifié et les collaborateurs reçoivent une notification les informant que leur demande a été acceptée. » Sivan fait de son côté appel à l’intelligence artificielle pour certaines fonctionnalités. « C’est le cas, par exemple, lorsque l’on s’interconnecte avec les logiciels Offisanté et Pharmanuage pour récupérer les données de caisse, explique Jonathan Atlani. En fonction du nombre de médicaments vendus, des autres taux de TVA, des données de fréquentation et des contraintes de chaque collaborateur, Sivan détermine le planning optimal. Il est également capable de décompter les heures travaillées, les heures supplémentaires, les absences, et les collaborateurs peuvent encore échanger entre eux. À chaque nouvel événement, le planning se met automatiquement à jour et vérifie que tout est en ordre. » Depuis fin septembre, Sivan a inclus deux nouveaux services : la gestion automatique des contrats de travail et le stockage des bulletins de salaire.

Agenda partagé.

Autour du planning, qui constitue le cœur du réacteur de leurs logiciels, les deux éditeurs proposent d’autres possibilités. « Avec Smart Agenda, les titulaires disposent d’un agenda partagé avec leurs collaborateurs où ils peuvent gérer les rendez-vous avec les laboratoires ou les patients, détaille Gildas Vivier. Le module Smart Management permet, lui, de piloter la politique de formation, les réunions d’équipe et les entretiens individuels. Un module de tâches, fonctionnant un peu comme un cahier de liaison, peut être utilisé par le titulaire pour attribuer des missions à ses collaborateurs, avec un système de rappel automatique quelques heures avant. » « Nous mettons également à la disposition du titulaire et de son équipe une application mobile où chacun dispose de son interface personnelle, ajoute de son côté Jonathan Atlani. Les salariés peuvent ainsi consulter leur emploi du temps, les tâches que le titulaire leur a confiées et les notifications les informant que le planning a changé. » Autre fonctionnalité très pratique, les plannings sont connectés avec la comptabilité : « Toutes les modifications au planning s’implémentent automatiquement dans les fiches comptables, poursuit le cofondateur de Sivan. Nous avons d’ailleurs signé des partenariats avec des cabinets d’expertise-comptable comme CGP, qui nous permettent de générer et exporter automatiquement les fiches comptables afin que nos partenaires puissent éditer les bulletins de salaire sans avoir besoin de ressaisir les données. »

L’essayer, c’est l’adopter !

Titulaire de la pharmacie du Voyage à Roissy-en-France (Val-d’Oise), Franck Lahmi a été le premier utilisateur de Sivan. « Dans mon officine, le logiciel est connecté à la pointeuse-badgeuse Sivan, confie le pharmacien. Je peux donc visualiser immédiatement les heures de présence et les différences entre les heures théoriques et celles réalisées. » Il apprécie également le temps que lui fait économiser le logiciel. « Il gère les congés payés, les absences et les arrêts de travail, et s’assure que l’on respecte bien la convention collective, en alertant par exemple lorsqu’un collaborateur est programmé douze heures d’affilée. Chaque salarié reçoit son emploi du temps une semaine à l’avance. Et en cas d’imprévu, il peut me prévenir via la messagerie. Au final, je passe deux fois moins de temps qu’auparavant à la gestion du planning. Je ne pourrais donc clairement plus m’en passer. » À la pharmacie du Sud-Est à Metz (Moselle), Géraldine Lietz-Dropsy se sert, elle, de Smart Team pour gérer le planning des 19 salariés. « Cet outil me facilite la tâche, notamment dès qu’il y a une modification à effectuer. Quand une nouvelle collaboratrice vient par exemple d’être recrutée, je n’ai plus besoin de revoir entièrement le planning. Même chose quand il y a un arrêt de travail », confie-t-elle. La pharmacienne adjointe trouve bien aussi de pouvoir vérifier sur-le-champ combien de salariés vont manquer. « Quand par exemple le jeudi, j’ai besoin de sept personnes au comptoir, le logiciel m’alerte s’il n’y en a que cinq ou six, explique-t-elle. Et voir qui sera présent à l’ouverture et à la fermeture, ou les jours de garde, est très pratique. Le récapitulatif mensuel me donne, lui, une synthèse complète des heures de présence, des congés et des arrêts maladie pour chaque collaborateur. » Mais ce que Géraldine Lietz-Dropsy aime le plus, c’est la visibilité qu’apporte cette solution : « Tous les collaborateurs connaissent leur emploi du temps, en moyenne, une semaine à l’avance. Ils sont par ailleurs informés en temps réel dès qu’il y a un changement. Alors qu’avant, je devais tout modifier à la main et informer chacun personnellement. C’est donc nettement plus confortable et, en plus, il y a beaucoup moins d’erreurs. »

1 000

C’est le nombre d’officines qui utilisent actuellement la solution de planning de Sivan en France, en Suisse, en Belgique, en Côte d’Ivoire et au Sénégal.

Prévoyez-vous de fermer votre officine le 30 mai prochain en signe de protestation ?


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