Quand le digital fait gagner du temps - Pharmacien Manager n° 234 du 01/06/2023 - Revues - Le Moniteur des pharmacies.fr
 
Pharmacien Manager n° 234 du 01/06/2023
 
BACK-OFFICE

AVANT-GARDE

DIGITALISATION

Auteur(s) : Yves Rivoal

Sous l’impulsion de leurs groupements, les officines passent à la vitesse supérieure dans la digitalisation du back-office. Leur objectif : automatiser un maximum de tâches à faible valeur ajoutée pour pouvoir se concentrer davantage sur la délivrance et le conseil au comptoir…

En termes de gain de temps, c’est miraculeux ! Je gagne entre deux et quatre heures par semaine. » Cotitulaire avec Guillaume Davier de la pharmacie Grandclément à Villeurbanne (Rhône), Maxime Villoria reconnaît qu’il ne pourrait plus se passer de Digipharmacie, une solution mise à sa disposition par son groupement Hello Pharmacie. « Cette application collecte automatiquement l’ensemble des factures sur les espaces clients de nos 300 laboratoires fournisseurs pour les afficher sur une seule interface et les exporter une fois par mois à notre expert-comptable, sans que l’on ait à intervenir. Tout ce que l’on a à faire, c’est de paramétrer les comptes de nos fournisseurs lorsque l’on commence à l’utiliser, précise le pharmacien. Elle nous fait également gagner un temps précieux lorsque nous avons besoin de trouver une information ou de faire un rapprochement de factures, le moteur de recherche permettant d’effectuer des requêtes sur le nom d’un produit ou d’un laboratoire, ou sur un code CIP. » Cotitulaire avec Guillaume Vercruysse de la pharmacie Lafayette à Roubaix (Nord), Mohamed Achamsse utilise la solution LAFServices développée par son réseau pour centraliser toutes les factures fournisseurs. « En cas de litige, nous n’avons plus besoin, comme auparavant, de décrocher plusieurs fois le téléphone afin de trouver le bon interlocuteur, à qui il fallait envoyer le justificatif, et rappeler pour savoir où en était le dossier, souligne le pharmacien. Désormais, il nous suffit de trois clics pour le notifier, l’interface nous indiquant la progression de sa résolution. »

Faks plébiscitée.

Avec Digipharmacie, Faks est l’autre application qui a le vent en poupe dans le back-office des officines. En un an, le nombre de pharmacies qui l’utilisent a bondi de 4 000 à 12 800. « Notre application permet de visualiser sur une seule et même interface l’agenda de toutes les opérations commerciales de l’officine, et d’automatiser leur gestion, explique Clément Goupy, l’un des deux cofondateurs de cette start-up parisienne qui a signé des partenariats avec 118 groupements. Il suffit de quelques clics pour envoyer une photo du présentoir et remonter les données de vente au laboratoire, le pharmacien étant notifié dès qu’il a été rétribué. » Faks se charge aussi d’automatiser la gestion des réclamations auprès des 600 laboratoires inscrits sur la plateforme. « Auparavant, en cas de problème, le pharmacien devait décrocher son téléphone, et attendre dix minutes avant de tomber sur le bon interlocuteur. Aujourd’hui, il lui suffit d’expliquer en quelques lignes sa réclamation, et de joindre la facture ou le bon de livraison. Notre logiciel se charge de transmettre toutes ces pièces automatiquement au bon service, qui a la possibilité d’échanger avec le pharmacien via une messagerie de type WhatsApp. Le titulaire est, lui, informé de l’avancée et de la résolution de sa réclamation en temps réel », précise Clément Goupy. D’après l’éditeur, Faks permet d’économiser chaque mois six heures à une officine moyenne. Forte de son succès, la start-up vient de lever 5 M€ qui vont lui permettre d’étoffer ses équipes et de lancer dans les prochains mois deux nouveaux produits. L’objectif étant de consolider sa place de leader sur un marché de la relation commerciale où sont également présents des acteurs comme Yoobic ou Pocket Result, une solution que Maxime Villoria a adoptée. « Pocket Result se révèle très précieux pour le relevé d’informations sur nos campagnes de trade marketing mensuelles, assure le pharmacien. Le groupement nous alerte dès qu’il y a une campagne à compléter sur la plateforme. Il nous suffit de nous connecter, de prendre une photo de la tête de gondole et d’indiquer les données de vente qui sont ensuite transmises automatiquement au siège. »

Les groupements aux manettes.

Certains groupements ont préféré privilégier les développements internes. C’est le cas de Totum Pharmaciens, avec sa plateforme Accords. « Sur une même interface, nos pharmaciens associés peuvent piloter l’ensemble de la dynamique commerciale de leur officine, souligne Vivien Tedesco, le directeur digital de ce réseau qui fédère 205 pharmacies. Ils peuvent accéder à tous les accords signés par le groupement, consulter l’ensemble des recommandations merchandising et prix, et utiliser le système de facturation automatique pour transmettre leurs relevés. Nos associés réalisent entre 30 et 80 opérations commerciales chaque mois. Le gain de temps sur chaque animation étant estimé à 30 minutes. » Les groupements ont également investi dans des solutions digitales qui permettent aux officines d’éditer elles-mêmes les supports de PLV. « Tous nos adhérents ont accès gratuitement à notre plateforme e-affiche où ils peuvent imprimer les supports de promotions négociées par le réseau, avec un graphisme qui respecte la charte du groupement, et les nouvelles règles qui imposent d’afficher le prix constaté dans la pharmacie le mois précédant l’animation commerciale, souligne Isabelle Pérot, responsable enseigne et services réseau de Santalis. L’officine peut également éditer et imprimer ses cartes de visite, ainsi que ses propres supports afin de mettre en avant les opérations commerciales ou les rendez-vous santé qu’elle organise. » De son côté, Alphega Pharmacie a lancé en février, à la demande de ses adhérents, une bibliothèque web to print de supports PLV. « Celle-ci intègre toutes les campagnes promotionnelles négociées par le réseau et permet d’éditer des affichages personnalisés, précise Sophie Rey, la directrice d’Alphega Pharmacie. Le pharmacien peut aussi imprimer les affichages obligatoires et des supports sur des actualités ou des campagnes de santé publique. » Dans son officine, Maxime Villoria utilise au quotidien Promomaker, l’outil de génération de PLV mis à disposition par Hello Pharmacie. « Cette solution nous fait elle aussi gagner un temps précieux dans la gestion des campagnes de trade marketing mensuelles négociées par le réseau, assure le pharmacien. Sur l’interface, qui est très user friendly, il suffit de sélectionner l’animation qui nous intéresse, le format désiré, et de lancer l’impression. »

Une digitalisation des process RH aussi.

L’application que Maxime Villoria préfère par dessus tout, c’est Hello Pro. « Sur la formation, cette plateforme est vraiment géniale, assure-t-il. Elle nous permet d’accéder au catalogue des organismes de formation partenaires du groupement, et de gérer de manière dématérialisée tous les processus d’engagement de formation, de signature de convention, de relance des convocations, etc. Elle va même jusqu’à nous fournir le résultat des évaluations finales de nos collaborateurs. Nous pouvons ainsi concevoir des plans de formation individualisés. » Un gain de temps pour son associé qui gère les ressources humaines de l’officine, qu’il évalue à une heure par semaine. Sans compter la sérénité et le bénéfice acquis à moyen terme pour l’officine et ses salariés…

17 000

c’est le nombre d’opérations commerciales, réclamations ou périmés qui sont remontés chaque mois sur la plateforme de Faks.

Vous sentez-vous régulièrement en insécurité dans vos officines ?


Décryptage

NOS FORMATIONS

1Healthformation propose un catalogue de formations en e-learning sur une quinzaine de thématiques liées à la pratique officinale. Certains modules permettent de valider l'obligation de DPC.

Les médicaments à délivrance particulière

Pour délivrer en toute sécurité

Le Pack

Moniteur Expert

Vous avez des questions ?
Des experts vous répondent !