Coup de projecteur sur un métier méconnu - Pharmacien Manager n° 218 du 01/02/2022 - Revues - Le Moniteur des pharmacies.fr
 
Pharmacien Manager n° 218 du 01/02/2022
 

ENQUÊTE

Auteur(s) : Fabienne Colin

Certains titulaires délèguent les achats au sein de l’équipe. Bien souvent par bribes, parce que c’est chronophage. D’autres, mais c’est encore rare, recrutent carrément un acheteur professionnel… Par exemple, en provenance de la grande distribution. Petit à petit, les officinaux réalisent donc “qu’acheter est un métier” !

Quand un commercial passe pour présenter ses nouveautés ou pour du réassort, il arrive que l’ordinateur de la pharmacie lui soit confié pour procéder lui-même à la commande. En résumé : on lui passe les clés du camion ! Sans aller jusqu’à cet extrême, de nombreux titulaires voient dans ces rendez-vous avec un laboratoire “un bon moment, mais trop de temps”. Déléguer cette mission à un acheteur, c’est surtout gagner du temps pour le comptoir, les tests, les vaccins, les entretiens… Avec le Covid-19, les titulaires ont-ils encore le choix de faire autrement ?

DÉLÉGUER, UNE OBLIGATION…

« Pour joindre le service achat, tapez 2 ». Il ne s’agit pas du message d’attente d’une multinationale, mais de celui de la Pharmacie du Cours Mirabeau à Aix-en-Provence. « Si vous n’avez pas d’acheteur, vous êtes bloqué toute la journée sur les achats. Avec environ 50 salariés, je ne peux pas tout suivre », explique Robert Fabre, à la tête de cette officine à l’enseigne Apothical qui génère plus de 10 M€ de chiffre d’affaires, dont quelque 20 % seulement de médicaments à taux de TVA à 2,1 %. Il y a bien longtemps que ce titulaire a commencé à déléguer des achats. D’abord ceux de la parapharmacie, puis ceux de la diététique et des produits naturels, et enfin ceux des produits de conseils. « Quand j’ai repris cette pharmacie en 2005, je suis venu avec mon acheteuse, une préparatrice qui avait été formée spécialement pour cela par Christian Zeroukian (NdlR pharmacien installé à Valence) », poursuit le titulaire. Robert Fabre a spécialisé deux préparatrices et une pharmacienne dans les achats mais d’autres recrutent carrément des acheteurs professionnels. « A un moment où il faut récupérer du temps pharmaceutique, il ne faut surtout pas s’en priver », commente la consultante Pascale Hauet, de Pragmatic RH, qui rappelle que la rationalisation des achats peut aussi passer par des options d’automatisation proposées par les groupements et les éditeurs de logiciels de gestion des officines. Faire appel à des compétences spécifiques semble d’autant plus pertinent que les négociations se professionnalisent : « Les laboratoires recrutent de plus en plus des commerciaux formés en école de commerce. Ainsi le rapport entre un titulaire et le délégué devient inégal. Pour acheter, il faut parler le même langage », explique Florence Griveau, ex-responsable des achats chez Lagardère Travel Retail, ex-acheteuse chez Intermarché, qui a d’abord épaulé son mari titulaire Stéphane Griveau lors d’un problème de santé avant d’intégrer sa pharmacie début 2021 comme « responsable développement commercial, achats et RH ». Résultat, son époux est ravi. « Cela me permet de dégager du temps pour autre chose. Quand moi je peux passer 30 minutes avec un laboratoire, elle peut y passer 1 heure sans que cela n’ait un impact au comptoir. De plus, cela apporte une dynamique de l’offre, avec des nouvelles gammes », explique le titulaire.

UN MÉTIER COLLABORATIF.

De fait, l’achat est un métier à part en entière, non enseigné durant les études des officinaux. « Les personnes à qui sont confiés des achats dans les officines agissent souvent trop dans l’immédiateté. Or, les achats répondent à une stratégie commerciale à 360° », remarque Julie Springer, fondatrice de LMJ Conseil, spécialisée dans l’accompagnement des officines pour le management et le commercial, passée notamment par le Galec, la centrale d’achat d’E. Leclerc. De fait, en pharmacie, de nombreux achats sont réalisés par des personnes n’ayant pas une visibilité sur l’ensemble du sell-in et du sell-out. Elles peuvent aussi avoir l’impression d’avoir fait l’affaire du siècle sans que les investissements soient proportionnés aux capacités de vente de l’officine. Or, « souvent à l’officine, on ne fait pas des achats mais de l’approvisionnement, on passe commande. Des achats optimisés nécessitent une technique. Cela passe par une stratégie achat, proposée par l’acheteur au titulaire qui doit la valider », confirme Florence Griveau, qui pour chaque grand marché explique au titulaire pourquoi elle propose tel ou tel produit (par exemple, pour l’image, la marge, parce qu’il figure sur le flyer du groupement…). « L’acheteur doit aussi connaître ses fournisseurs, leur poids sur le marché, sur lesquels il veut miser… », poursuit celle qui insiste aussi sur la nécessité, dans son rôle, d’être à l’écoute des équipes. Selon elle, l’acheteur doit consacrer du temps à l’équipe pour comprendre les besoins, partager l’information, etc. Et cela passe aussi par sa capacité à connaître ses limites, en faisant systématiquement appel au responsable du rayon quand un commercial aborde un sujet technique sur les formules, un domaine qui reste celui des préparateurs et des pharmaciens.

AU-DELÀ DES ACHATS.

“Bien acheter”, c’est bien plus que “bien négocier”. Au-delà de s’approvisionner en produits en phase avec la stratégie de l’officine, l’acheteur doit s’assurer d’avoir les bons stocks. “Manquer”, c’est rater une vente et peut-être même perdre un client qui sera déçu. Avoir trop de produits en back-office, c’est immobiliser à tort de la trésorerie. Il doit aussi savoir déréférencer une marque qui ne tourne pas assez. En front-office, c’est celui qui va aussi aiguiller les équipes pour choisir l’emplacement de telle gamme : en TG, en zone froide, en zone chaude… Ainsi Marion, une préparatrice en charge d’un tiers des achats de l’officine dans laquelle elle travaille, commence classiquement ses journées par un tour des rayons pour s’assurer que les étagères sont pleines et rangées, dotées selon la saisonnalité, les animations… et aussi pour regarder comment circule la patientèle. « Notre rôle d’acheteur va évoluer en se doublant d’une fonction sur le merchandising », anticipe-t-elle.

UN MAILLON DE LA CHAÎNE.

Autre élément essentiel dans la réussite de l’acheteur, ce dernier doit être coaché : pour comprendre les priorités de la pharmacie (le choix ? le prix ? le naturel ? les produits tendance ?), la clientèle, les appétences des collaborateurs, pour construire le référencement et faire le tri entre les laboratoires selon leur notoriété, la qualité de leurs services… Acheter à une quantité de laboratoires implique de recevoir quantité de colis qu’il faudra gérer à l’arrivée. Rationaliser ce nombre peut faire sens. « Un acheteur doit avoir une feuille de route claire établie avec le titulaire, connaître les chiffres d’achats et de ventes, organiser une réunion mensuelle concernant les objectifs… », explique Julie Springer. « Le titulaire ne doit pas lâcher l’acheteur, mais déléguer, c’est-à-dire assurer un suivi, en fixant des objectifs », insiste aussi Pascale Hauet, qui estime que la clé de la réussite relève aussi d’un bon management. Et certains l’ont bien compris. Ainsi Marion, préparatrice depuis onze ans avec le même titulaire, compte sur ce dernier pour se rassurer. « Je fais un debrief de 15 minutes tous les matins avec lui, durant lequel j’explique ce que je prévois de faire », explique celle qui a formé deux autres personnes à son nouveau métier. « Et chaque lundi, je gère un quart de mes laboratoires afin qu’il y ait un roulement du côté du flux des colis », complète-t-elle pour montrer qu’acheter est un maillon d’une chaîne qui nécessite de penser à l’ensemble de l’organisation de la pharmacie.

DES RENDEZ-VOUS PRÉPARÉS.

Dans la même logique, l’acheteur doit préparer ses rendez-vous avec le titulaire et les mener sans être dérangé par un autre membre du staff ou interrompu par un coup de téléphone. Quel était l’objectif et quelles ventes ont été réalisées ? Comment évolue le taux de marge, comment mieux faire ? A-t-on des périmés à rendre ? Faut-il prévoir une animation ? Faut-il envisager de passer commande en fin d’année pour bénéficier d’un nouveau palier de RFA ? « Ainsi, tout le monde progresse en sécurité », estime Pascale Hauet. Bien rodée à l’exercice, Florence Griveau entend donner son tempo à la rencontre. « J’établis un ordre du jour, je m’y tiens dans l’ordre et avec mon timing, et j’établis un partenariat avec le commercial. Je ne subis pas le rendez-vous. Une fois terminé, je mets en place ce qui a été décidé », détaille la responsable des achats qui tient aussi à ne pas copiner avec les commerciaux. Pour elle, pas question de se tutoyer ou de s’appeler par son prénom. Et sa démarche séduit. Ainsi, Magalie Poissonnier, qui fut titulaire puis adjointe avant de faire de l’intérim, dit s’être carrément décidée à reprendre une officine à condition de se faire épauler par Florence Griveau qu’elle a vue travailler dans la pharmacie de M. Griveau. « A l’époque, je me laissais amadouer par les commerciaux, qui disent parfois des choses fausses, et auprès desquels je ne parvenais pas forcément à obtenir les informations que je voulais. Résultat, j’avais trop de stock », se souvient celle qui vient de reprendre la Pharmacie d’Herblay (95). CQFD ?

infos clés

1 En officine, l’achat fait partie des fonctions qu’il est possible de déléguer à des personnes qui ne sont ni préparateurs, ni pharmaciens. L’intérêt : on gagne du temps pharmaceutique. L’inconvénient : il faut savoir gérer la personne.

2 La profession d’acheteur implique de savoir négocier, mais aussi de savoir travailler en collaboration avec le reste de l’équipe.

3 Bien acheter nécessite une méthode de travail qui passe par un ordre du jour pour chaque rendez-vous, établi en fonction d’une stratégie.

En plus

Les achats en mutation durable

Le cabinet en recrutement Birdeo estime que le métier de “responsable des achats” va se transformer en 2022.

« Au-delà des missions traditionnellement liées à leur poste, les responsables achats doivent aujourd’hui agir en conformité avec un grand nombre d’obligations légales », anticipe-t-il. « Parallèlement, les Directions Achats travaillent à l’obtention de certifications et de labellisations pour elles-mêmes et s’assurent que leurs fournisseurs s’engagent à leur côté dans la réalisation de leurs objectifs de durabilité. Les responsables achats font donc face à une modification en profondeur de leur métier. Ils doivent désormais prendre en compte dans leur politique – outre les éléments de performances financières – la gestion des risques liés aux approvisionnements, le tout en répondant aux besoins des opérationnels, sur des sujets parfois pointus et avec des fournisseurs dont les business models évoluent ».

Responsable achats : quel profil ?

– Diplôme Bac+ 5. Un double cursus achats/RSE est un plus.

– Expertise des filières et connaissances des Global Reporting Initiative (GRI).

– Anglais courant.

Négo : 3 idées à garder en tête

– Pour optimiser ses achats, on parle en euros plutôt qu’en remise.

– Ne pas déranger. Un rendez-vous commercial commence à l’heure, se déroule sans dérangement selon le timing défini par l’acheteur.

– Acheter, c’est négocier en fonction d’une stratégie annuelle.

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