Bien gérer et optimiser son stock

Les difficultés de trésorerie sont souvent la conséquence d’une surveillance insuffisante du stock et de sa mauvaise gestion (erreurs liées à des oublis de saisie de mouvements de stock dans le LGO, absence de contrôles réguliers en réception de commandes, d’inventaires tournants…). Les fonctionnalités des LGO se renforcent donc autour de l’optimisation des stocks. En un coup d’oeil, le pharmacien peut repérer les invendus de longue date ou les produits à marge faible et accélérer leur rotation. Mais, également, visualiser les produits dont la date de péremption est proche ou les produits en surstock et leur appliquer des actions spécifiques (déstockage par des promotions, reprises labo, destruction). D’autres options du LGO permettent de contrôler les mouvements incohérents de stock (modification de stock manuelle par plusieurs collaborateurs…), afin que l’organisation et les méthodes de travail en soient améliorées. Mais par manque de temps ou de réflexe acquis, rares sont les titulaires qui utilisent toutes ces fonctionnalités. « Ces données sont parfois dispersées à plusieurs endroits dans le LGO, le pharmacien doit faire l’effort d’aller les chercher, c’est pourquoi nous apportons les mêmes informations sous forme d’alerte », explique Nicolas Buglio, directeur associé d’OffiSanté. Cet extracteur de données fournit mensuellement à partir de l’analyse des ventes, des achats et du stock, le détail des invendus depuis un an. « Les produits fantômes, physiquement disparus mais toujours présents dans l’informatique, sont également évincés, évitant une survalorisation du stock et une majoration du résultat imposable », ajoute-t-il. Le stock est le nerf de la guerre. « Ce nettoyage régulier permet d’économiser 5 000 à 6 000 euros de trésorerie », complète-t-il.

EN COMPLÉMENT des LGO

La plupart des pharmacies sont déjà en gestion de stock informatisé, mais il existe aussi des outils complé mentaires aux générateurs d’états et modules de statistiques intégrés au LGO. Pour diminuer les périmés et les manquants, Philippe Lemarquis, pharmacien installé à Aire-sur-l’Adour (40), a mis en place une politique d’assurance qualité (sa pharmacie est certifiée ISO 9001). « Le processus sur le stock décrit les différentes étapes de l’approvisionnement et les procédures qu’il faut faire pour valider chacune d’elles », explique-til. Par ailleurs, ce titulaire a fait le choix de loger dans son robot les produits parapharmaceutiques et tous les médicaments, à l’exception des 100 plus fortes rotations rangées derrière les comptoirs. Son robot gère automatiquement 70 % des périmés, les 30 % restants relevant du contrôle humain. « À l’exception de Sanofi et Upsa, les autres commandes sont passées chez un grossiste. Avec 380 à 400 clients par jour, le risque de périmés est donc faible. » De plus, le personnel de l’officine opère des contrôles avec trois périodicités différentes (mensuelle, semestrielle et annuelle sur les stocks par taux de TVA et les manquants, et annuelle uniquement pour les produits périmés et invendus de l’année). Résultats : le taux de périmés est de 2 % en moyenne et le taux de manquants (hors rupture fournisseurs) est inférieur à 1 %.

LES OUTILS de demain

Pour assurer une bonne fluidité de sa trésorerie et réduire les coûts de stockage et de manutention, François Goddyn, titulaire de la Pharmacie Saint Paul à Cambrai (59), s’appuie sur les services de son groupement — Pharmactiv — et de sa centrale d’achats. « Mon groupement transmet les catalogues des laboratoires partenaires à mon éditeur de logiciel, Winpharma, qui se charge de les injecter dans mon logiciel. À partir de ces données, mon LGO calcule, en fonction de mes rotations et en tenant compte des colisages des laboratoires, les quantités optimales à commander. » Bien qu’abonné à Link, il ne profite pas encore des avantages de cette « place de marché », qui permet de sélectionner le canal d’approvisionnement avec les meilleures remises à l’unité ou le meilleur ratio quantité/prix. François Goddyn n’aura bientôt que l’embarras du choix pour optimiser ses commandes et son stock ! Winpharma teste actuellement un nouveau système d’intelligence artificielle permettant d’automatiser intégralement le process de gestion des commandes, en fonction des objectifs et critères de choix du pharmacien : aller chercher le maximum de remises et de marge, améliorer le cadencement quotidien et mensuel des commandes, sélectionner le circuit d’achat le plus pertinent, diminuer les stocks ou le taux de rupture…

LE BON compromis à trouver

Pour Olivier Delétoille, expert-comptable du cabinet AdequA, disposer d’un stock important n’est pas gênant si cela permet d’obtenir de meilleures conditions d’achats, d’éviter les ruptures et d’élargir l’offre. « Certes, cela immobilise de l’argent, mais à une période où le coût de l’argent est faible, c’est relatif. » En revanche, les périmés et les « rossignols » retrouvés dans les stocks de parapharmacie depuis plusieurs années sont à surveiller. « C’est catastrophique pour la marge ! », observe-t-il. Par ailleurs, les ratios ne sont pas à prendre au pied de la lettre. « Un niveau moyen de stock est égal à 10 % du CA, néanmoins quand les espaces de vente sont grands, ce niveau augmente », poursuitil. Ce qui importe, c’est que le stock tourne. Selon la dernière enquête statistique 2017 de Fiducial portant sur l’analyse des comptes de 603 officines, la durée moyenne de rotation des marchandises se stabilise à 45 jours d’achats HT. « Selon les règles communément admises, une bonne rotation des stocks est de 30 jours pour le médicament remboursable, 60 jours pour les produits conseil et 90 jours pour la parapharmacie », affine Nicolas Buglio (OffiSanté). Philippe Becker, expert-comptable de Fiducial, conclut : « Il faut imaginer la gestion du stock comme un compromis entre les contraintes commerciales ( pas de manquants, bonnes conditions commerciales) et les contraintes financières (coût de possession du stock, risque de périmés ou d’invendus). »