E-learning : apprendre efficacement

Ce n’est pas parce que le e-learning est accessible tout le temps et n’importe où qu’il ne faut pas l’organiser ! », lance en préambule Charles Woitiez, le président de Ma Formation officinale, qui propose un catalogue de 57 modules e-learning, et qui dispense chaque année 100 000 heures de formation dans 5 000 pharmacies. « Au même titre que les autres modes d’apprentissage, il doit figurer dans le plan de formation de l’entreprise et être intégrée dans le planning de l’équipe », ajoute-t-il.

QUI FORMER sur quoi ?

Avant de déterminer le planning, il faut commencer par fixer la stratégie de formation. « Dans une petite officine où les collaborateurs doivent être polyvalents, le titulaire peut choisir de former l’ensemble de l’équipe sur la pédiatrie s’il souhaite développer cette expertise pour que tout le monde délivre les mêmes messages au comptoir, souligne Florence Bontemps, directrice scientifique formation du Moniteur des pharmacies, qui édite un catalogue d’une quarantaine de modules e-learning centrés sur les pathologies et qui a délivré plus de 15 000 heures de formation en 2017. Mais il est aussi possible, notamment dans les plus grosses structures, d’avoir des stratégies plus individualisées et orientées sur les souhaits de développement des collaborateurs. Vous pouvez par exemple désigner un ou deux référents sur l’aromathérapie qui vont se former, et qui auront ensuite pour mission de prêcher la bonne parole auprès du reste de l’équipe. »

COMMENT FORMER ses équipes ?

Les conditions de réalisation de la formation constituent souvent la partie la plus délicate à gérer, du fait des contraintes qui pèsent au quotidien sur les équipes officinales. « Le bon sens incite à réserver sur le planning des temps de formation lorsque l’équipe est au complet ou presque, et pendant les heures creuses, en général le matin ou en début d’après-midi », conseille Solène Robard, responsable formation e-learning d’Ospharm qui propose neuf parcours en e-learning suivis chaque année par 1 500 apprenants. Mieux vaut également privilégier des sessions courtes, de 30 ou 45 minutes maximum, afin de ne pas perturber le bon fonctionnement de l’officine. « Mais ces sessions doivent être régulières, une ou deux fois par semaine, afin de maintenir la dynamique de l’apprentissage », complète Solène Robard. Le titulaire peut alors exercer une pression, pour maintenir les objectifs de réalisation des formations. « Sur un module de deux heures, comme celui que nous consacrons à l’angine, le titulaire peut donner de quinze jours à un mois aux collaborateurs pour se former, souligne Florence Bontemps. Sur un module plus long de sept heures, une période de deux mois semble un objectif idéal, même si sur notre plateforme nous laissons trois mois aux collaborateurs pour aller jusqu’au bout de la formation car au-delà, ils risquent de perdre le fil. » À l’intérieur de ce cadre, il ne faut pas hésiter à exploiter la souplesse du e-learning. « Un collaborateur peut très bien s’arrêter au beau milieu d’un module, parce qu’il y a une urgence sur le point de vente et reprendre sa formation cinq minutes après, même si en théorie, il est censé ne pas être dérangé pendant sa formation », explique Solène Robard. Il va sans dire que ce temps d’apprentissage ne doit pas avoir lieu au comptoir, entre deux clients. « La formation, même en e-learning, demande de la concentration, rappelle Florence Bontemps. Il est donc conseillé de réserver dans le back-office une petite salle équipée d’un ordinateur connecté à Internet où les collaborateurs ne seront pas dérangés. » Pour ce qui est du suivi de la formation, tous les acteurs mettent à disposition des titulaires une interface, qui permet de savoir si les collaborateurs respectent bien le timing attendu. « Le titulaire peut ainsi revoir son organisation, lorsqu’un salarié a pris du retard sur son planning », souligne Charles Woitiez.

QUEL RETOUR sur investissement ?

Pour évaluer l’efficacité des formations, les organismes mesurent les progrès accomplis par les apprenants à l’issue de la session. « En moyenne, sur l’ensemble de nos parcours, nous observons un score moyen au quiz initial de 62 % et de 80 % au quiz final, soit un taux de variation de 27 % », observe Solène Robard. Enfin, pour capitaliser sur les nouvelles compétences acquises par l’équipe, des plans d’action doivent être mis en place. « Un titulaire qui a fait suivre à son équipe une formation sur les entretiens pharmaceutiques sur l’asthme peut, par exemple, fixer comme objectif à ses collaborateurs de réaliser un certain nombre d’entretiens dans le mois qui vient, conseille Solène Robard. Il peut aussi leur demander d’assister à l’exercice sur les dix premiers patients, afin de s’assurer que les points importants identifiés pendant la formation ont bien été abordés. » « Un mois après la formation, conclut Florence Bontemps, il est conseillé d’organiser une réunion d’équipe, pour échanger sur les difficultés rencontrées et sur les points à améliorer. »