La compta sans papier
PRATIQUES GESTION
Auteur(s) : François Pouzaud
Si la dématérialisation des ordonnances est entrée dans les mœurs des pharmaciens, c’est encore loin d’être le cas pour celle des échanges avec leur expert-comptable. Cependant les temps changent !
La mise en œuvre du « bureau sans papier » constitue un véritable enjeu stratégique pour Fabien Bureau, titulaire à Royan. Il y a trois ans, il a décidé de se mettre au diapason de l’ère numérique. Désormais, il gère de façon totalement dématérialisée les documents qui transitent régulièrement entre sa pharmacie et son expert-comptable : factures, contrats de travail, fiche de renseignement pour l’établissement des bulletins de salaires, supports administratifs pour les impôts ou l’Urssaf… « Au début, l’idée de tout scanner et numériser m’a un peu effrayé car cette tâche m’apparaissait chronophage et complexe », raconte-t-il. Une crainte vite dissipée. Montre en main, cette opération ne lui prend que deux heures par mois. Pour lui, la dématérialisation est un gain d’argent, de temps, de place, en plus d’être une solution éco-responsable. « Le fait de travailler à distance avec mon expert-comptable m’a permis de le choisir pour ses compétences et non pas pour sa géolocalisation », ajoute le pharmacien.
RÉACTIVITÉ à la clé
Avec le cabinet AdequA (situé dans le Pas-de-Calais), Fabien Bureau a mis en place une solution sécurisée de stockage et de travail partagé sur Google Drive. « Factures, avoirs, remises de fin d’année… Toutes ces pièces comptables sont numérisées par paquet de 20 ou 30, puis envoyées sur le serveur, sans avoir à les classer au préalable », apprécie le titulaire. La majorité des envois électroniques concerne les factures qui doivent être enregistrées comptablement. « Une fois les documents scannés et regroupés par lot dans des fichiers numérotés en fonction de leur nature (factures d’achat, relevés bancaires, lettres de changes, social, documents professionnels…), je n’ai qu’à les faire glisser sur le drive pour qu’ils puissent être récupérés. » Ce nouveau mode d’échange accélère le traitement des informations et permet au cabinet comptable d’être plus réactif en cas d’anomalies décelées.
Par exemple, à la fin de chaque journée, Fabien Bureau scanne et envoie sur le serveur son « brouillard de caisse » (document recensant le détail des ventes quotidiennes qui doit contenir les mêmes informations que les bandes de caisses enregistreuses). « Le cabinet comptable peut ainsi vérifier que les dépôts à la banque correspondent bien à ce que j’ai indiqué en sortie de caisse tous les jours et contrôler qu’il n’y a pas de vol interne ou d’erreur de saisie. » Et en fin de mois, il transmet son relevé mensuel d’activité ainsi que l’inventaire de son stock informatique afin de pouvoir suivre sa marge en temps réel.
TRAVAIL partagé
Depuis septembre 2016, Sébastien Villaume, titulaire de la Pharmacie du Lion à Thionville, communique lui aussi avec son cabinet comptable (Exco Nexiom) grâce à un portail mis au point par ce dernier pour ses clients. « J’en avais assez de rentrer sous tableau Excel tous mes achats ventilés par taux de TVA, cela me prenait deux à trois heures par semaine ! », s’exclame-t-il. Aujourd’hui, il ne s’embarrasse plus à saisir ses factures. « Ce plateau numérique est doté d’un système de reconnaissance de caractères et mon scanner est paramétré selon différents onglets : facture une page, deux pages, avoirs, etc. Ainsi, si une page numérisée est adressée au mauvais endroit ou si une facture est litigieuse ou erronée, elle sera identifiée et enregistrée dans un fichier à part », précise-t-il. Cette solution de travail partagé fonctionne en mode SaaS (Software as a Service ou utilisation d’un logiciel sous la forme d’un service hébergé) et ne nécessite aucune installation. « C’est à la fois un tableau de bord, un portail et une page d’accueil pour le pharmacien, présente Pascal Rousseau, expert-comptable du cabinet Exco Nexiom. Il retrouve dans son espace privé sécurisé tous ses documents comptables, fiscaux, sociaux, lettres, tableaux de bord, contrats, alertes, mémos… Il peut aussi consulter ses extraits bancaires et les dernières opérations sur son compte, s’il a donné mandat à son expert-comptable de les récupérer de manière dématérialisée ».
RECHERCHES facilitées
S’agissant de l’acheminement des pièces comptables, le cabinet reçoit une alerte à réception et peut traiter les factures pour ensuite les importer dans la comptabilité et les imputer sur un compte. « Grâce à la Gestion électronique de document (GED), la comptabilité peut être à jour au plus proche de la date réelle », souligne Pascal Rousseau. Avec l’archivage électronique, tout est historisé, classé, protégé. « Je peux effectuer des recherches à partir d’un certain nombre de critères : mot clé dans la facture, son montant, le nom du fournisseur, numéro de facture, date d’échéance… Si je saisis Doliprane, je sais de suite combien j’en ai acheté, à quel prix et à quelles conditions commerciales », illustre Sébastien Villaume. Prochaine étape : la transmission via la plateforme des éléments variables de paie (heures supplémentaires, congés, arrêt de travail, primes…). Le titulaire prévoit, à terme, la dématérialisation des bulletins de salaire.
Le B.A.-ba de la facture électronique
Selon l’administration, une facture électronique est une facture créée, transmise et reçue sous une forme électronique : l’intégralité du processus de facturation doit ainsi être électronique.
Une tolérance est admise pour les petites et moyennes entreprises jusqu’au 1er janvier 2019 : une facture initialement conçue sur support papier puis numérisée, envoyée et reçue par courrier électronique peut être considérée comme électronique. Il faut alors que l’émetteur sécurise la facture numérisée au moyen d’une signature électronique et qu’il la conserve sous les deux formats, papier et électronique.
Une entreprise qui souhaite dématérialiser ses factures a le choix entre trois modes de transmission :
1. le recours à une procédure de signature électronique « qualifiée » reposant sur un certificat électronique délivré par un prestataire,
2. l’utilisation de l’échange de données informatisées (EDI),
3. le recours à toute autre solution technique (par exemple, envoi d’une facture en PDF par e-mail, vers un site Internet sécurisé), à condition que l’entreprise ait mis en place un processus de contrôle fiable.
En pratique, pour des raisons de coût, ce sont les solutions 2 et 3 qui sont privilégiées par les PME.
La feuille de paie dématérialisée
La loi Travail, dite « Loi El Khomri », autorise depuis cette année l’employeur à remettre un bulletin de paie sous forme électronique à ses salariés, sauf si ces derniers s’y opposent et réclament une version papier en faisant une demande formelle.
En cas d’acceptation d’un bulletin de paie dématérialisé, celle-ci n’est pas forcément définitive. Le salarié reste libre de revenir sur son choix et à une édition papier.
En pratique, l’employeur doit prévenir ses salariés un mois avant la première émission du bulletin de paie dématérialisé et les informer de leur droit d’opposition à cette dématérialisation. En cas de recrutement d’un nouveau salarié, cette formalité doit être accomplie au moment de l’embauche.
Pourrez-vous respecter la minute de silence en mémoire de votre consœur de Guyane le samedi 20 avril ?
1Healthformation propose un catalogue de formations en e-learning sur une quinzaine de thématiques liées à la pratique officinale. Certains modules permettent de valider l'obligation de DPC.
Vous avez des questions ?
Des experts vous répondent !
