Les groupements aux manettes

C’est un signe révélateur. Le groupement de pharmacies Giropharm a pour la première fois recruté un « chargé d’études économiques et marchés », en septembre 2014. Sa mission : contracter avec les principaux éditeurs de logiciels de gestion d’officine (LGO) pour mettre en place des extracteurs de données dans chaque pharmacie afin d’exploiter ces datas. En période de tension économique, il est devenu impossible de gérer à vue de nez. L’heure est à la professionnalisation. Les groupements se dotent d’outils de pilotage et de suivi économiques. Ces nouveaux services prennent la forme de tableaux de bord dans lesquels sont concaténés des chiffres de chaque pharmacie (nombre d’unités vendues, marge, etc.) comparés à ceux d’officines similaires.

Surveiller les marchés

Les outils de pilotage permettent de suivre précisément l’évolution des ventes. L’objectif étant en théorie d’adapter sa stratégie en fonction des résultats. Pour épauler ses adhérents, EvoluPharm propose depuis 2014 un service d’analyse baptisé « Rentabilité point de vente », conçu en partenariat avec les statisticiens Pharmastat (IMS) et Santéstat. Cette prestation apporte au titulaire une vision à l’instant T du CA, du nombre d’unités, des prix de vente, des prix d’achat, de la marge… par produit et par catégories de produits. Une photographie que le groupement décortique et analyse avec le titulaire pour l’aider à affiner sa stratégie. « Comme en grande distribution, nous sommes capables de faire une préconisation en fonction de la contribution à la marge et des mètres linéaire utilisés », relève Jean-Pierre Juguet, directeur marketing et communication.

Dans la même idée, Forum Santé utilise Infogestion, le logiciel de l’éditeur de solutions de pilotage AGT Retail. Accessible en ligne, cet outil permet à chaque officine de suivre plus de 200 000 références à travers l’historique d’achats, de ventes, de volumes, de marges… Autres possibilités : observer ces données par familles de produits (le bucco-dentaire…), estimer l’impact d’un changement dans l’assortiment et comparer ses propres résultats à ceux des autres pharmacies Forum Santé de même typologie. Infogestion donne également accès à des données extraites du bilan comptable de l’officine. « Il s’agit d’un premier niveau de réponse aux pharmaciens confrontés à des événements comme un transfert, un recrutement… », détaille Frank Schafer, directeur de l’enseigne chez Forum Santé.

Privilégier les partenaires

Giropharm utilise aussi Infogestion. La coopérative en fait un outil au service de l’unité du groupe. Depuis fin 2014, les nouveaux adhérents autorisent leur groupement à placer des extracteurs de données sur leur LGO pour traiter ces informations. Avec un code personnel, chaque titulaire a accès, sur Internet, à ces performances économiques sur différents marchés (pour l’instant le générique, la compression veineuse et le paracétamol), sa marge, la ventilation par taux de TVA… Sur ce même tableau figure la moyenne réalisée par les pharmacies Giropharm ainsi équipées. « Ce système nécessite que les remises associées aux produits soient bien intégrées dans le LGO », pointe Jean-Christophe Lauzeral, directeur opérationnel, avant d’insister sur le fait que le logiciel pointe les surstocks, inadaptés aux entreprises ayant des problèmes de trésorerie. Fort de ces chiffres, le groupement constate si ses adhérents achètent les produits de ses laboratoires partenaires ou s’ils s’égarent avec d’autres. Dans ce dernier cas, Giropharm rappelle à ses ouailles qu’ils sont également coopérateurs. Et qu’au sein d’une coopérative chaque achat auprès des partenaires permet non seulement de négocier de meilleurs prix mais également de récolter des excédents de gestion. Autrement dit, des dividendes. L’encadrement est cadencé. Quinze conseillers terrain décortiquent les tableaux avec les titulaires, lesquels sont, entre deux visites, relancés par trois téléopératrices pour les sensibiliser sur l’évolution de leurs ventes des marques partenaires.

Coacher sur le terrain

Les groupements cherchent aussi à faire gagner du temps aux titulaires. Jusqu’à imaginer des systèmes quasi automatiques. Chez PharmaVie, les données issues des extracteurs sont moulinées dans un outil interne « hautement stratégique ». Baptisée MyStat, cette plateforme de statistiques est accessible au sein d’un portail d’e-services. Elle permet par exemple de mesurer l’impact d’une animation. Plus pointue encore, une fonctionnalité indique le montant des achats de parapharmacie par tranches d’âge des clients. Le titulaire peut alors ajuster son assortiment en conséquence. Aujourd’hui, PHR fournit des données par le biais de quatre partenariats : avec Alliadis pour suivre le taux de substitution des génériques via son logiciel MAP; Pharmagest via son logiciel MyPilot; Ospharm et Offisanté. Son président, Lucien Bennatan, veut désormais aller plus loin : « Nous avons rédigé un cahier des charges pour élaborer un outil qui analyse les données, compatible avec tous les LGO de l’officine, mais surtout en mesure de proposer un plan de contre-attaque, des solutions. » Car le dirigeant a remarqué que les titulaires utilisent finalement assez peu les données à leur disposition. « Le groupement paie pour les quatre partenariats, or seuls 25 % des adhérents les consultent vraiment après un an et demi d’utilisation. Heureusement, nous avons 34 animateurs terrain. Ils font les requêtes traduisent les données en plans d’action. »

De fait, les titulaires semblent être peu à l’aise face à cette masse de données. D’où l’importance des forces vives, qui, dans chaque officine, prennent le temps de décoder les informations issues des logiciels. La pédagogie commence à payer. Pharmavie constate une « augmentation notoire de la fréquentation des services Web en général », selon Patrick Le Branchu, directeur de la communication du groupe Plus Pharmacie. « On sent que le pharmacien sait qu’il faut se mettre au pilotage », estime-t-on chez Forum Santé. Les titulaires pionniers défrichent le terrain.