Dématérialiser sa compta - Pharmacien Manager n° 147 du 21/04/2015 - Revues - Le Moniteur des pharmacies.fr
 
Pharmacien Manager n° 147 du 21/04/2015
 

DÉCRYPTAGE

Auteur(s) : François Pouzaud

La dématérialisation des documents comptables constitue un véritable enjeu stratégique pour le pharmacien. Elle facilite la Transmission des informations.

PRINCIPE de la dématérialisation

Dématérialiser un document consiste à le transformer en l’inscrivant sur un support électronique. Deux formes de dématérialisation des documents et courriers entrants coexistent le plus fréquemment. D’une part, la dématérialisation dite « native » qui consiste pour une entreprise à recevoir directement des documents entrants sous forme de données ou informations numériques. D’autre part, la dématérialisation de documents et courriers reçus au format papier puis dématérialisés grâce à des opérations plus ou moins automatisées permettant de valoriser l’information et son traitement (scannérisation).

MISE EN PLACE et organisation

Un logiciel est installé sur des serveurs distants et permet de surfer sur un outil de gestion en ligne personnalisé et évolutif. Ainsi, la gestion électronique des documents est opérationnelle et sécurisée. Une solution de travail partagé « en ligne » est créée. Le bouquet de services proposé par le cabinet d’expertise comptable à son client peut comprendre un espace de communication (alertes, mémos, dépôts de documents…) s’adressant à ses clients connectés. Le cabinet peut aussi mettre à disposition un espace documentaire (publications des archives et documents professionnels du client), mais aussi des tableaux de bord. Toutes les fiches de paie, les éléments comptables sont conservés dans un espace de stockage.

ENVOI ÉLECTRONIQUE des pièces comptables

La dématérialisation des factures repose sur un processus qui consiste à les scanner régulièrement voire quotidiennement par le pharmacien. Le cabinet comptable reçoit alors une alerte et peut traiter les factures pour ensuite les importer dans la comptabilité et les imputer. Grâce à cette technologie, la comptabilité peut être à jour au plus proche de la date réelle. Le client évite de se déplacer au cabinet pour simplement déposer ses pièces comptables. En pratique. Scanner les documents facture par facture au moment de l’ouverture du courrier. Le scanner reconnaît si le document se présente recto verso, donc le passer une seule fois dans le scanner. Tamponner la facture avec la mention « scan » pour s’assurer que cette facture est bien scannée et une seule fois, puis classer le document. Cas particulier. Pour les relevés mensuels regroupant plusieurs factures, il faut scanner l’ensemble des documents (relevés + factures) afin de ne faire qu’un seul envoi à la fois.

A NOTER

Les documents sont accessibles sur votre espace de communication via une connexion Internet. Vos recherches peuvent porter sur un certain nombre de critères : mot clé dans la facture, montant, nom du fournisseur ou du client, numéro de facture, date d’échéance…

AVANTAGES

Echanges sécurisés cabinet-entreprise. Espace privé de communication disponible 24 h/24 et 7 j/7 regroupant tous les documents comptables, fiscaux, sociaux, lettres, tableaux de bord… Tout est historisé, classé, protégé.

Des fonctionnalités en un seul clic. Publication, impression et archivage de documents dans la gestion électronique de documents (GED).

→ La dématérialisation demande l’installation d’un logiciel partagé avec son comptable, et l’acquisition d’un scanner.

→ Les documents (factures, relevés, etc.) sont scannés à la pharmacie puis déposés dans l’espace privé de communication en ligne.

→ La circulation et le partage de l’information deviennent quasi instantanés quelle que soit la distance.

→ Le système sécurisé permet d’effectuer des recherches sur plusieurs millions de documents à l’aide de mots clés.

→ A la clé, se profile une réduction des coûts et des risques d’erreurs à la source.

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