Le voyage forme le business

« Pharmacien Manager » : Vous êtes parti six mois tout en gérant votre entreprise à distance, le lundi. Comment avez-vous préparé votre absence ?

Sébastien Night : J’ai mis en place un manuel de procédures, accessible en ligne sur Google Docs, afin de pouvoir le faire évoluer en permanence. Chaque personne est responsable d’une partie du travail mais, grâce à ce document, chacun peut prendre le relais d’un absent. Avec une bonne procédure, n’importe qui peut effectuer un travail, puis former à son tour quelqu’un d’autre. C’est la même chose dans une pharmacie pour un employé en contact avec les clients. On peut établir une procédure d’accueil (par exemple sourire, dire bonjour, etc.).

P.M. : Sans présence physique, comment préserver son leadership ?

S.N. : J’ai institué une réunion hebdomadaire de groupe via Skype. J’ai aussi des réunions en tête à tête. Il faut bien savoir ce que chaque membre de l’équipe attend de son poste. Certains adorent le produit, d’autres ont besoin d’être mis en valeur… Il est important de le comprendre très tôt pour s’assurer au fil du temps que les besoins de chacun sont respectés.

P.M. : Le proverbe « quand le chat n’est pas là les souris dansent » s’est-il appliqué dans votre cas ?

S.N. : En fait, tout s’est fait petit à petit. Dans mon entreprise, on ne sait jamais si le chat est là. Quand je travaille uniquement le lundi, je peux donner l’impression que le patron est systématiquement absent le reste du temps. Mais ce n’est pas tout à fait exact dans la réalité. Or il m’arrive de poser des questions un autre jour. L’équipe ne peut jamais se reposer sur le confort d’un patron absent.

P.M. : Depuis votre retour, chacun de vos collaborateurs travaille à distance. Quels sont les avantages du télétravail ?

S.N. : J’yvois plusieurs avantages. Celui du coût, par exemple. Auparavant, j’aurais choisi un prestataire de publipostage implanté près du bureau. Aujourd’hui,il est basé à Paris, je n’ai jamais vu ses locaux, je ne les verrai sans doute jamais mais c’est celui dont le rapport qualité/prix/réactivité me convient le mieux. Il répond au téléphone quand j’appelle, assure ses prestations à temps… Un autre avantage concerne la qualité. D’un seul coup, le vivier d’employés possible s’agrandit. C’est aussi un gain de qualité de vie pour les salariés. Peu importe que l’un prenne une pause à 10 h 30, l’autre accompagne ses enfants à l’école… Ce qui compte pour tous, c’est l’objectif de l’entreprise.

P.M. : Et les inconvénients ?

S.N. : Le télétravail nécessite des gens davantage motivés par l’accomplissement de la tâche à l’échéance fixée que par le temps consacré à sa réalisation. Il faut aussi s’efforcer à maintenir une relation humaine de qualité malgré la distance. Il faut s’interdire de regarder les travailleurs à distance comme des robots. Reste que malgré les efforts pour maintenir le contact, le télétravail impacte négativement la culture d’entreprise. La réunion hebdomadaire sur Skype sert en partie à limiter ce problème. Mais nous perdons quand même quelque chose. Par exemple, on ne peut jamais décider au pied levé de tous dîner ensemble un vendredi soir !

P.M. : Votre expérience pourrait-elle s’appliquer à tout type de PME/TPE ?

S.N. : Tout entrepreneur peut faire le grand saut d’un voyage. Mais cela nécessite de la préparation. Cela m’a pris un an pour rédiger les procédures, etc. J’avais un peu peur la première semaine du départ. Mais, dans tous les cas, il faut avoir un vrai bras droit, quelqu’un à qui l’on fait entièrement confiance. Ce dernier va gérer le quotidien. Il faut aussi savoir déléguer. Selon moi, il existe trois types d’actions pour un manager. Le premier consiste à maintenir le bateau à l’eau : c’est-à-dire assurer l’administratif, payer les impôts… Le deuxième revient à faire avancer le bateau : c’est le côté commercial, le recrutement de nouveaux clients… Ces deux aspects peuvent être totalement délégués. Le troisième, c’est définir la direction de l’entreprise. Ce qui cette fois ne peut revenir qu’au chef d’entreprise. Quand je travaille une seule journée par semaine, je consacre une grande partie du temps à cet aspect et un peu au marketing.

P.M. : Qu’ont appris les membres de votre équipe pendant votre escapade ?

S.N. : D’une manière générale, ils trouvent cela inspirant de ne pas travailler comme tout le monde et de pouvoir faire partie d’une équipe.

P.M. : Vos relations avec vos collaborateurs ont-elles évolué à votre retour ?

S.N. : Au retour, on craint que les salariés aient changé. Mais, en fait, ce n’est pas l’absence qui influe sur les collaborateurs mais la façon de travailler pendant cette absence. La personne avec qui je travaillais depuis quatre ans et dont j’étais proche a pris peur. Elle a vécu l’établissement des procédures comme une menace, un manque de confiance… Elle est partie. Par ailleurs, en rentrant, j’ai eu un afflux de propositions de gens qui voulaient travailler avec moi. Cela montre surtout que j’ai rendu l’entreprise plus attractive. Parmi les candidats, j’ai trouvé des gens brillants. Le changement est souvent source d’opportunités.

P.M. : Sur le plan managérial, quelles conclusions tirez-vous de votre escapade ?

S.N. : J’ai beaucoup appris sur la façon de recruter les bonnes personnes et de mieux communiquer mes objectifs. il a fallu que je prenne suffisamment confiance en moi pour imposer mon projet et embaucher des personnes à même de travailler dans ce genre de condiv Avant je gérais au lance-pierres. Quand j’ai commencé à mettre à mettre en place des procédures avant de partir en voyage, toute l’équipe est partie sauf une personne. Avant j’avais la stratégie en tête. Elle était rédigée nulle part. Mes collaborateurs devaient me tirer les vers du nez pour avoir des détails. Aujourd’hui j’ai appris à mettre tout par écrit. Et j’ai arrêté le « micromanagement », par petites touches, en fonction du collaborateur. Aussi, je délègue sans problème. Pour la rédaction d’une brochure par exemple, j’explique l’objectif, je précise quelques points importants sans rentrer dans les détails, et ensuite je laisse toute flexibilité à l’équipe pour la réaliser. Au final, le résultat est un peu différent de ce que j’aurais fait moi-même, souvent mieux et réalisé à temps.

P.M. : Etes-vous prêt à repartir loin de votre entreprise ?

S.N. : Oui, c’est déjà prévu, pour mon voyage de noces !