Comment faire pour… gérer la conservation des factures « papier » et numériques

1 Connaître ses obligations

Sur le plan fiscal, les factures et les autres pièces justificatives de nature comptable doivent être conservées pendant six ans à compter de leur date d’établissement ou de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres de l’entreprise. Par exemple, une facture relative à une immobilisation amortissable doit être conservée pendant au moins six ans à compter de la fin de la durée du plan d’amortissement.

Le Code de commerce prévoit pour les commerçants des délais de conservation plus longs en ce qui concerne les documents comptables et pièces justificatives, soit pendant dix ans (au niveau du droit comptable) à compter de la date de clôture de l’exercice.

2 Respecter les règles de conservation numériques

Une facture reçue sous format électronique doit être conservée sous cette forme pendant au moins trois ans, même si l’entreprise la sauvegarde également sur papier après l’avoir imprimée. Passé ce délai, la facture peut être conservée pendant les trois années suivantes au format papier ou électronique, au choix. « Même si une facture est imprimée, l’administration fiscale peut vous la réclamer au format électronique », met en garde Pascal Rousseau, expert-comptable du cabinet Exco Nexiom.

Les entreprises sont autorisées à conserver au format électronique un double des factures émises et reçues à l’origine sous format papier, mais selon des modalités rigoureusement encadrées par l’administration fiscale, en vigueur depuis le 1^er juillet 2018 (voir encadré ci-dessous).

3 Se prémunir contre un contrôle fiscal

Pour disposer d’une double sécurité en cas de contrôle fiscal, il est préférable de conserver un archivage traditionnel des factures reçues sur support papier. L’entreprise qui ne conserve pas ses factures encourt une amende qui s’élève à 50 % du montant total facturé aux clients.

De plus, l’entreprise risque un rejet de sa comptabilité dont les conséquences financières peuvent être lourdes. Dans cette situation, l’agent du fisc a le droit de reconstituer les bénéfices déclarés sans tenir compte des charges pour lesquelles aucune facture n’est présentée. A minima, la TVA déduite correspondant à celle facturée par les fournisseurs est rejetée. §