Cinq commandements pour protéger les données de ses patients

1Les papiers, tu ne laisseras pas traîner

« Sur les ordonnances comme sur les tickets de dû figurent un nom associé à un médicament : ce sont des données de santé », rappelle Sandrine Herrgott, dirigeante de Callias. Pour ne pas rendre celles-ci accessibles à des personnes non habilitées, pas question donc, ni de les garder dans un classeur, ni de les jeter à la poubelle. La solution : investir dans un broyeur. « Soit l’équipement est accessible et peut être directement utilisé par les collaborateurs, soit une bannette dénommée “pour destruction données de santé” est mise à leur disposition et l’un d’entre eux est chargé chaque soir de passer le contenu au broyeur », préconise Sandrine Herrgott. Dans les officines de taille importante, des organismes comme La Poste peuvent se charger de l’incinération des documents avec la mise en place d’un bac collecté régulièrement.

2Ton système informatique, tu verrouilleras

Un pare-feu et un antivirus à jour restent les premiers alliés de la sécurité informatique. En ce qui concerne internet, Sandrine Herrgott recommande de garder un wifi fermé si la pharmacie fonctionne en filaire. Et, si elle met à disposition de ses clients un wifi gratuit, de garder un réseau distinct pour son usage interne. Autre précaution, mettre en place un système d’habilitation des accès selon le statut des salariés via des codes et mots de passe individuels. « C’est aussi un moyen de tracer les opérations réalisées par chacun », précise Sandrine Herrgott. N’oubliez pas non plus d’effectuer les mises à jour de vos logiciels et de signaler à l’éditeur toute anomalie rencontrée dans leur utilisation. Enfin, fermez à clé l’armoire abritant le serveur et veillez à sécuriser vos sauvegardes. La conservation d’une copie du disque dur à domicile est souhaitable, de préférence chez le titulaire.

3Le consentement des patients, tu respecteras

Avec l’essor des programmes de fidélité, les équipes sont amenées à recueillir de nouvelles données personnelles concernant leurs clients. Sandrine Herrgott rappelle que le consentement préalable de ces derniers en vue d’une utilisation de leurs données à des fins commerciales est obligatoire. L’officine doit en garder la preuve mais aussi remettre à l’intéressé un document portant sur ses droits en la matière. Le consentement du patient est requis également à l’ouverture d’un DP, sanction pénale à la clé en cas de manquement. « Vous êtes en outre tenu de respecter le souhait d’un patient qui serait opposé à l’inscription d’un médicament dans son DP », rappelle Sandrine Herrgott. Côté archivage, respectez le droit à l’oubli de vos patients en effaçant leurs données dans les délais impartis. Assurez-vous par ailleurs d’être en règle avec la CNIL, notamment en mettant à jour votre déclaration en cas de changement, de transfert…

4A la confidentialité des échanges, tu veilleras

Le mail ayant supplanté le fax et le courrier, de plus en plus de données de santé, échangées entre professionnels, ou de professionnel de santé à patient, transitent par le cyberespace. Au risque de s’y perdre et surtout d’atterrir dans des mains mal intentionnées. D’où l’importance de passer par des messageries professionnelles sécurisées pour ce type d’échanges et de proscrire les boîtes grand public, très exposées au piratage.

5Tes prestataires, tu contrôleras

Certains partenaires de l’officine peuvent être amenés à accéder à des informations sensibles dans le cadre de leurs missions, notamment la gestion du tiers payant. Il convient donc de vérifier que ceux-ci disposent des assurances et garanties nécessaires comme un enregistrement auprès de la CNIL, et prévoir une clause de confidentialité dans le contrat établi.

En ce qui concerne les opérations de maintenance réalisées par des techniciens externes, la traçabilité des interventions est impérative, remise d’un rapport à l’appui. « Le pharmacien doit avoir à l’esprit que ce n’est pas l’organisme tiers, mais bien lui qui demeure le dépositaire légal de la donnée de santé », insiste Sandrine Herrgott. 