Externaliser la gestion du personnel

C’est un paradoxe : « D’un côté, la valeur ajoutée d’une pharmacie repose avant tout sur la prestation de l’équipe. De l’autre, la gestion des ressources humaines est rarement considérée comme prioritaire par les titulaires », remarque Frédéric Schellenberg, dirigeant de Caducée Performance. « Les officines font face à une multitude de problématiques, mais ont rarement les moyens d’embaucher un DRH à plein temps », note Charlotte Dumartin, fondatrice de Crescen2o et ex-DRH, qui se présente comme une « interface » entre le titulaire et ses interlocuteurs dans le domaine social.

Gagner en temps et en efficacité

Deux raisons majeures peuvent inciter une pharmacie à confier à un tiers tout ou partie de la gestion des ressources humaines : le manque de temps et d’expertise. « L’ensemble des tâches concernées peut représenter plusieurs heures de travail par semaine », relève Charlotte Dumartin. « Un recrutement de A à Z, c’est au moins une heure d’entretien par candidat, et cinq à six en intégrant la préparation, ajoute Frédéric Schellenberg. Sur ces sujets, la formation initiale des pharmaciens reste largement déficiente. » A l’inverse, souligne Charlotte Dumartin, « confier à un spécialiste la gestion des ressources humaines, c’est bénéficier de son expérience et de son savoir-faire en faveur d’une meilleure maîtrise de son organisation, et, in fine, de ses coûts ». Par exemple, « la gestion des plannings peut être ajustée pour apporter davantage de souplesse au titulaire, favoriser la productivité et limiter le recours aux heures supplémentaires ». Le temps gagné peut lui-même être consacré au recrutement et à la fidélisation de la patientèle, et au développement de l’activité. En outre, la double vérification, en matière de paye notamment, permet de limiter les risques d’erreurs.

S’appuyer sur un tiers… de confiance

Un autre atout de la démarche repose sur la position externe du professionnel choisi. De quoi mettre de l’huile dans les rouages de la relation employeur/salarié : « C’est nous qui endosserons d’éventuelles décisions difficiles. Et en cas de litige, nous aurons affaire au salarié mécontent, et non l’employeur », fait valoir Charlotte Dumartin. Lors des entretiens d’évaluation, le prestataire externe pourra aussi faire office de médiateur. Ce regard extérieur, à la fois aguerri et au fait des spécificités de l’officine, pourra enfin être mis à profit occasionnellement sur des sujets qui dépassent le périmètre des ressources humaines au sens strict.

Cadrer la collaboration

L’externalisation de la composante RH de l’officine va cependant de pair avec certains risques. « La gestion des RH est étroitement liée au management, rappelle Frédéric Schellenberg. Si le titulaire peut se faire aider ponctuellement sur ses orientations stratégiques, il doit impérativement garder la main sur le pilotage de son équipe au long cours. » Pour le consultant, il faut donc opérer en amont des choix dans les domaines à sous-traiter. A ses yeux, les services de ces derniers peuvent être précieux en particulier sur la partie recrutement, pour trouver le bon profil mais aussi pour accompagner l’intégration de ce dernier dans l’entreprise. De même, « le recours à un spécialiste peut s’imposer dans les situations de crise, susceptibles d’aboutir à la sanction, voire à la rupture de contrat d’un collaborateur, sur les aspects juridiques mais aussi éventuellement humains du dossier », estime Frédéric Schellenberg. Enfin, « au-delà de la gestion purement administrative — comptabilité, paye, rédaction des contrats, déclarations sociales… —, le plan de formation, la gestion prévisionnelle des emplois et compétences (GPEC) ou encore la politique de gratifications sont aussi des composantes qui peuvent être externalisées avec profit ».