Comment faire pour… éviter les ruptures de stock en rayon

1Mesurer les conséquences des ruptures

En cas de ruptures à répétition, l’insatisfaction des clients peut engendrer une perte d’image et d’attractivité du point de vente.

La prévention des ruptures de stock doit faire l’objet d’une vigilance constante et d’un plan d’actions intégré par l’équipe officinale.

2Rationaliser son assortiment

Le coût total des approvisionnements, du stockage et des ruptures potentielles est proportionnel au nombre de références à gérer. Or la plus grande partie des ventes est réalisée avec un nombre limité de produits (règle des 20/80). Il faut commencer par sortir des rayons les références qui ne fonctionnent pas pour pouvoir accorder plus de place aux produits qui se vendent. Avec moins de références en rayon, la surveillance de la profondeur de stockage (nombre d’unités en stock d’une même référence) n’en sera que facilitée.

3Définir un stock d’alerte et de sécurité

Pour faire baisser le taux de rupture (nombre de fois, sur une période donnée, où un produit s’est retrouvé en rupture), il faut définir un stock d’alerte (seuil en deçà duquel une commande doit être déclenchée) et un stock de sécurité (stock à prévoir en plus pour ne pas tomber en rupture en cas d’impondérable, de retard de livraison, de survente temporaire). Le stock de sécurité doit être apprécié au cas par cas selon l’expérience du titulaire. Les logiciels de gestion de stock intègrent ce type de fonction et permettent de paramétrer les différentes variables.

Pour éviter les ruptures, le logiciel de gestion de stock doit tenir compte à la fois du taux de rotation (tenant compte de la moyenne pondérée des ventes) et de la saisonnalité des produits. Ces deux critères doivent permettre une automatisation des commandes aux grossistes pour éviter toute rupture de stocks et une préparation simplifiée des commandes directes.

Pour des traitements plus spécifiques (produits vendus en faible quantité sur une année, parfois très coûteux ou nécessitant des conditions de stockage particulières), le pharmacien, via son logiciel, peut planifier des commandes de certains produits pour quelques patients, et ainsi s’assurer de bien les avoir en stock lors d’un renouvellement d’ordonnance.

4Prendre des mesures adaptées

En cas de rupture identifiée, il faut en déterminer la cause pour pouvoir agir et éviter qu’elle ne se reproduise. Est-ce une erreur de stock due à une faute humaine ? Un oubli de commande ou un manque du fournisseur ? Un retard de livraison ? Un mauvais remplissage des rayons ? Il faudra, suivant les cas, revoir le seuil de déclenchement de commande, corriger une erreur de stock, établir une liste des produits sensibles aux ruptures et la suivre dans le temps.

D’une manière générale, les ruptures de stock peuvent être réduites :

- en appliquant des contrôles réguliers, notamment en réception de commandes, qui sont à l’origine de la majorité des erreurs de stock,

- en limitant au minimum les interventions de modifications de stock ; seuls quelques collaborateurs doivent avoir les droits de modification du stock sur une fiche produit,

- en s’assurant que tous les mouvements de stock soient bien saisis dans le logiciel (avance produits, avoirs, retours fournisseurs, rétrocessions, etc.) et en réalisant régulièrement des inventaires tournants.§