Comment faire pour… externaliser le tiers-payant

1Prendre la décision d’externaliser

Les raisons d’externaliser le tiers-payant (TP) sont nombreuses. La gestion du TP est chronophage et accapare trop les préposés à cette tâche, qui pendant ce temps, ne sont pas au comptoir. « La pharmacie peut être débordée par manque de flexibilité, or un tiers-payant mal suivi va générer un délai, voire une absence de paiement, qui en cas d’accumulation, peut dégrader dangereusement la trésorerie », prévient Ludwig Schönborn, directeur général de Santépros. Il faut chiffrer approximativement le coût d’une gestion en interne et le comparer à celui du coût d’une externalisation, à pondérer avec le gain prévisible de trésorerie qui sera récupéré du fait d’une réduction des rejets et d’une meilleure maîtrise des impayés. La prise de décision relève d’un arbitrage entre charge de travail, temps de gestion et perte financière. Il est possible de s’aider des ratios mentionnés en encadré.

2Les services à déléguer au prestataire

Il faut d’abord procéder à un diagnostic et une analyse de ses besoins (le prestataire se charge en général de cet audit). En effet, le pharmacien a le choix entre une délégation totale ou partielle du suivi et du traitement de ses dossiers TP. Il faut regarder les causes les plus fréquentes de rejets et leur complexité à les régler. Si les causes sont en rapport avec des erreurs de saisie au comptoir, elles peuvent être facilement corrigées en interne. Seuls les dossiers les plus compliqués pourront être externalisés.

Les prestataires sont nombreux sur le marché (Tiers santé, Santépros, Tiers Payant Assistance, Litipharma, SPC, Agetip…), proposant des services plus ou moins étendus : pointage des bordereaux de paiement, traitement des rejets, recyclage des factures, relance auprès des organismes payeurs pour le recouvrement des impayés, rapprochement bancaire, etc.

Il faut demander des précisions sur leur organisation et leurs services : la plateforme de gestion à distance est-elle sécurisée ? Le système de contrôle des factures et des rapprochements bancaires est-il automatisé ? Le prestataire propose-t-il l’avance de trésorerie ? Le pharmacien dispose-t-il d’une interface client pour suivre les interventions en temps réel de son prestataire, avoir accès à un compte-rendu reprenant les opérations réalisées sur chaque FSE, suivre l’impact du TP sur sa trésorerie ? Il faut enfin s’enquérir des modes de facturation du prestataire : au nombre de FSE traités, à la volumétrie de rejets ou en fonction du CA traité, en fonction d’un forfait indexé au volume horaire de la prestation ou sous forme d’abonnement mensuel.

3 Mettre en place l’externalisation

L’externalisation du TP se fait essentiellement par une prise en main à distance par connexion au système informatique de l’officine. Il n’y a pas d’extraction de données.

Les contrats sont annuels, reconductibles et résiliables en général avec un préavis de 3 mois. Pour le rapprochement bancaire automatisé, le prestataire fait signer aux banques et aux concentrateurs des mandats de mise à disposition des flux.

Une fois le contrat signé, le prestataire installe dans le LGO un logiciel de prise en main à distance complètement sécurisé et adapté à la configuration informatique de l’officine. §