Comment faire pour… définir les missions de son expert-comptable

1Suivre ses indicateurs d’activité

Dans la gestion d’une pharmacie, les rouages sont nombreux entre le pharmacien et son expert-comptable. Ne serait-ce que pour mieux comprendre un bilan, analyser les postes de son exploitation et, in fine, optimiser ses performances.

Mais, au quotidien, c’est au pharmacien de garder la maîtrise de ses outils de pilotage. La première des tâches à ne pas confier à l’expert-comptable est le suivi mensuel de quelques ratios fondamentaux, nécessaires et suffisants pour suivre son activité : l’évolution du chiffre d’affaires (global, par taux de TVA et pour certaines catégories de médicaments comme les génériques, les médicaments chers, par salarié, par marché…), le panier moyen (global, par ordonnance et hors ordonnance) et la fréquentation de l’officine. «   Toutes ces informations sont faciles à extraire du LGO (logiciel de gestion d’officine) si le pharmacien sait correctement exploiter ses fonctionnalités   », fait remarquer Joël Lecœur, expert-comptable du cabinet Lecœur, Leduc et associés.

En dehors de ces ratios, des contrôles mensuels du pharmacien doivent porter sur d’autres postes clés : l’état du stock et de la trésorerie, les créances des clients, le rapprochement des bons de commande, les bons de livraison avec les factures d’achats, le contrôle de la conformité des remises octroyées par les fournisseurs… « L’expert-comptable se chargera seulement en fin d’année de faire un contrôle global sur la cohérence des remises   », précise Patrick Bordas, expert-comptable chez KPMG.

2Définir les missions du comptable

Elles doivent être précisées dans la lettre de mission qui définit les termes de la collaboration avec l’expert-comptable. Elle peut comprendre la tenue de la comptabilité, la paie, les déclarations mensuelles de TVA, la clôture des comptes de l’exercice, l’analyse des bilans (activité, marges, rentabilités, résultat net) et de la structure financière (fonds de roulement, ratio d’autonomie financière, trésorerie).

«   D’autres missions peuvent être confiées telles que l’établissement en début d’année d’un budget prévisionnel de la trésorerie   », signale Joël Lecœur. Mais il appartient ensuite au pharmacien de contrôler mensuellement sa réalisation (comparaison entre le prévu et le réalisé) pour l’ajuster, voire anticiper des difficultés financières.

Sur le suivi mensuel de la marge, cet expert-comptable considère que le LGO du pharmacien ne donne pas une information fiable, le stock informatique étant le plus souvent faux, et le prix d’achat d’un produit ayant une moyenne pondérée, compte tenu de la pluralité des circuits d’achat (direct, grossiste). Le pharmacien doit suivre sa marge, en sachant que celle donnée par son LGO est souvent inférieure à la valeur de marge que sort le cabinet comptable au moment du bilan. Néanmoins, cet indicateur peut être validé régulièrement par des situations comptables intermédiaires.

3Identifier les domaines à partager

La connaissance de points faibles et de points forts ressortant de l’analyse des ratios d’activité doit être la base permettant au pharmacien de trouver des solutions appropriées pour améliorer les performances commerciales de sa pharmacie. Les actions correctrices relèvent du chef d’entreprise (prix, référencement, achats, stock, management, primes…). Pour la prise de décisions structurantes (association, licenciement, transfert, travaux), il est indispensable de consulter son expert-comptable.

Concernant la gestion administrative, le titulaire (ou un collaborateur désigné) doit s’acquitter de certains travaux préparatoires. En effet, les écritures comptables doivent être appuyées par des pièces justificatives (factures, avoirs, extraits bancaires, ventilation des ventes par taux de TVA). La conservation des différentes pièces comptables, leur classement et leur transmission au cabinet d’expertise comptable conditionnent la qualité et la rapidité de leur traitement. §