Comment faire pour… procéder à un inventaire décalé

1 Fixer une autre date d’inventaire

L’inventaire est une obligation annuelle. Pour les entreprises soumises à un régime réel d’imposition, produisant une comptabilité complète, le Code de commerce impose de contrôler par inventaire, au moins une fois tous les 12 mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise et d’établir des comptes annuels à la clôture de l’exercice, soit le 31 décembre si vous clôturez à cette date, comme beaucoup d’entreprises. En principe, la date d’établissement de l’inventaire doit coïncider avec la date de clôture de l’exercice.

Mais le 31 décembre ça ne tombe pas forcément bien ! Par conséquent, l’administration admet que l’inventaire ne soit pas réalisé le jour même de la clôture de l’exercice. Il faut cependant que la date retenue soit suffisamment proche de cette clôture. « Il peut être réalisé quelques jours avant ou quelques jours après la date de clôture, à la condition d’ajuster le montant du stock au moment de la clôture   », explique Albert Durand, inventoriste de la société IPSE et vice-président de l’Association nationale des inventoristes en pharmacie (ANIP). Par souci d’anticipation, mieux vaut fixer 2 à 3 mois à l’avance une date d’inventaire avec l’inventoriste et programmer son intervention (nuit, week-end, jours fériés…).

2 Reconstituer l’inventaire

Vous devez tenir compte des entrées et sorties de stocks entre la date de clôture et la date d’inventaire. «   Ces éléments sont nécessaires pour reconstituer l’inventaire au dernier jour du mois, précise-t-il. Si l’inventaire a lieu 2 jours avant le 31   décembre, il faut rajouter à l’inventaire du stock valorisé au prix d’achat hors taxes, les achats effectués et retrancher le chiffre d’affaires réalisé durant ces 2 jours. Inversement, si l’inventaire a lieu 2 jours après, il faudra déduire les achats et ajouter le chiffre d’affaires équivalant à ces 2 jours   ».

Ce travail de reconstitution de l’inventaire ne nécessite pas de prendre en compte le détail des achats et des ventes, produit par produit. «   Cette reconstitution se faisant en valeur par taux de TVA, il n’y a pas besoin d’utiliser le logiciel de gestion de stock   », assure Albert Durand. Mais il est nécessaire de rassembler toutes les factures des fournisseurs correspondant à cette période après enregistrement informatique des commandes livrées, puis sortir l’état des recettes journalières, ventilé par taux de TVA (2,1 %, 5,5 %, 10 % et 20 %).

3Communiquer un solde en valeur à l’inventoriste

« Cette opération consiste à faire la balance entre les ventes et les achats de la période intercalaire pour chaque taux de TVA, le solde global, positif ou négatif, sera ensuite retranché ou ajouté à l’inventaire   », poursuit Albert Durand. Pour faire cette balance, il faut convertir au préalable le CA prix public TTC en équivalent prix d’achat HT. «   Il y a deux possibilités pour faire cette conversion : soit le résultat est donné par le logiciel de gestion officinale si toutes les informations ont bien été rentrées, soit c’est le pharmacien qui convertit les ventes à l’aide de ses coefficients diviseurs par taux de TVA   ». Un coefficient diviseur est l’inverse du coefficient multiplicateur qui sert à déterminer le prix de vente TTC d’un produit à partir de son prix d’achat HT. «   Si le pharmacien ne connaît pas ses coefficients, l’inventoriste peut lui fournir des coefficients standards qui sont des moyennes   », signale cet inventoriste ANIP. Les soldes ou, à défaut d’être calculés par le pharmacien, les valeurs d’achats et de ventes par taux de TVA de la période intercalaire sont communiquées à l’inventoriste.§