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Stratégies
Gestion
Auteur(s) : FRANÇOIS POUZAUD
Dès que vous recevez la facture d’un de vos fournisseurs, il convient de vérifier qu’elle est conforme à votre commande, au bon de livraison et que les réductions de prix sont celles dont vous bénéficiez.
Si la facture contient des erreurs, il faut réagir dans les plus brefs délais et par écrit. C’est la meilleure façon d’obtenir gain de cause auprès du fournisseur.
Réclamer au service commercial une facture rectificative.
En contestant immédiatement une facture erronée, votre réclamation a plus de chances d’aboutir et des solutions amiables peuvent être trouvées. Au contraire, un silence vous fait courir des risques. « Lorsque la date de règlement de la facture est échue, elle est due en totalité au fournisseur. En cas de retard de paiement, des pénalités peuvent être facturées par le fournisseur ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros », met en garde Caroline Cazaux, avocat chez Fidal.
En outre, la facture acceptée (non contestée) est considérée comme étant une reproduction fidèle du contrat qui a été conclu. L’acceptation a donc de lourdes conséquences.
D’où l’intérêt de consulter d’abord les conditions générales de vente (CGV) du fournisseur. Elles contiennent des délais pour effectuer des réclamations, ils doivent être respectés pour que la réclamation puisse être valable. Une procédure en cas de contestation y est aussi peut-être indiquée, de même qu’une éventuelle possibilité de médiation.
Contester à l’amiable dans un premier temps : adresser une réclamation au service client. Dans tous les cas, vous devez pouvoir justifier la contestation d’une facture avec des éléments concrets et vérifiables. Si l’erreur du fournisseur est manifeste ou grossière, il sera facile de résoudre le problème par un envoi de fax ou d’e-mail. Il faut privilégier les communications écrites. Une fois l’erreur reconnue, demander l’envoi immédiat d’une facture rectificative.
Si la demande est faite par téléphone dans un premier temps, elle doit être confirmée par mail, fax voire par courrier recommandé. Seul un écrit permettra d’apporter la preuve que vous avez contesté. Un simple appel téléphonique ne suffit pas en cas de litige futur.
Adresser au plus tôt un courrier recommandé avec accusé de réception pour avertir le fournisseur qu’il y a une erreur sur la facture et donner votre engagement de payer à réception de la nouvelle facture corrigée.
A rappeler dans votre courrier : le numéro de la facture, sa date, le numéro de bon de commande (si vous en avez un) ainsi que sa date. Joindre une copie de la facture contestée, du bon de commande et du bon de livraison. Informer le fournisseur qu’il y a une erreur entre la quantité facturée et la quantité effectivement commandée ou reçue, et demander l’envoi d’une facture rectificative.
Une erreur à éviter : ne retourner au fournisseur qu’une facture rayée pour montrer qu’elle est erronée.
Une fois votre contestation dûment présentée, attendre la réponse du fournisseur. Selon sa nature, il pourra être éventuellement nécessaire de recourir aux services d’un avocat spécialisé en droit des affaires pour gérer le contentieux devant le tribunal de commerce.§
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