Comment… bien rédiger ses documents commerciaux

1Constituer une preuve non contestable

Etablir correctement les documents commerciaux contractuels est essentiel pour se faire payer, mais aussi éviter les sources de litiges avec un client, et obtenir gain de cause en cas de procès. Bien rédigés, leur valeur juridique n’est pas contestable. Faire signer un bon de commande ou un devis servira de preuve de la commande passée ; un bon de livraison démontrera que l’on a bien respecté la date de mise à disposition de la marchandise ou que l’on a bien expédié celle-ci.

2Formuler un document commercial

Sur un devis, bon de commande, bon de livraison, doivent figurer : votre numéro Siren et la mention RCS suivie du nom de la ville du greffe dont relève votre entreprise ; votre numéro Siret, code APE, numéro d’identification TVA ; votre nom commercial ; l’adresse de votre siège social ; en cas d’adhésion à un centre de gestion agréé, la phrase « Membre d’un CGA, le règlement par chèque est accepté » ; vos coordonnées téléphoniques, numéro de fax, courriel, adresse de votre site web ; la dénomination sociale et la forme juridique (SARL, SAS, etc.) ; le montant du capital social.

La communication de vos conditions générales de vente (CGV) est à porter de préférence sur le bon de commande ou le devis. «   Elle est obligatoire pour tout client qui en fait la demande dans le cadre de son activité professionnelle, précise Caroline Cazaux, avocate chez Fidal. Pour les ventes par Internet, le consommateur doit pouvoir prendre connaissance de vos CGV avant la validation de sa commande.   »

Les CGV doivent préciser le barème de prix, les conditions de règlement et rabais, ristournes éventuels. Les conditions de règlement doivent, en principe, mentionner le délai de paiement des factures, le taux des pénalités applicables en cas de retard de paiement.

3 Rédiger les factures

Les informations suivantes devront impérativement y figurer : le numéro et la date d’émission de la facture ; la désignation précise du vendeur et de l’acheteur (numéro Siren, raison sociale, structure juridique, adresse) ; le numéro individuel d’identification de TVA ; la date de la vente de la marchandise ou de la réalisation de la prestation de services ; la qualité de membre d’un CGA avec la mention correspondante relative à l’acceptation du paiement par chèque.

Adressez la facture au client au plus tard à la livraison de la marchandise ou à sa prise en charge par l’acheteur.

Ne pas oublier d’indiquer sur la facture tout ce qui va concerner la dénomination précise et la quantité des produits ou services rendus ; le prix unitaire des produits ou services rendus ; le montant total HT des produits, la répartition selon le taux applicable et le montant total de la TVA due ; une éventuelle réduction acquise à la date de la vente ou de la prestation ; la date à laquelle le règlement doit intervenir, les conditions d’escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l’application des CGV ; le taux des pénalités exigibles en cas de défaut de paiement à la date d’échéance inscrite sur la facture, et le montant de l’indemnité forfaitaire due en cas de retard de paiement (40 €).

Pour les ventes à distance à des consommateurs, la facture doit notamment indiquer l’existence d’un délai de rétractation et ses modalités d’application, ainsi que les garanties légales et contractuelles applicables, le prix de la livraison TTC hors suppléments ou bien encore le détail de chacune des majorations éventuellement pratiquées, précédé de la mention « supplément(s) ».§