Une association aux rouages bien huilés

Ces trois associés regroupés à Saint-Amant-de-Boixe (Charente) se sont adjugés équitablement les nombreuses tâches à effectuer. Ils ont ainsi défini sept secteurs d’activité : « ressources humaines », « espace client et back-office », « gestion administrative, comptable et financière », « informatique, matériels et infrastructures », « achats, négociation commerciale, référencement », « formations », et « démarche assurance qualité ». Chaque associé se voit attribuer quatre secteurs. Alors, bien sûr, il y a des domaines où les responsabilités sont partagées. Ainsi, par exemple, Anne-Marie et Jean-Christophe fonctionnent en duo sur les animations commerciales du front office, la gestion et le contrôle du tiers payant en back-office. Anne-Marie est très intéressée par l’organisation interne et les fiches de poste tandis que Jean-Christophe, ayant travaillé auparavant en clinique, est rodé à l’accréditation. En fin d’année, la pharmacie se lance dans cette entreprise très chronophage qu’est la démarche qualité et à eux deux, ils auront largement de quoi s’occuper.

Pour les achats en direct, ils sont tous les trois, ensemble, pour peser sur la négociation commerciale avec les fournisseurs. « Nous nous sommes réparti les laboratoires, mais ils nous arrivent parfois de recevoir à trois un représentant », souligne Jean-Christophe Decobert. Une confiance mutuelle s’est instaurée sur les volumes de commandes. « Nous n’avons pas besoin de nous concerter sur les produits de forte rotation, et, si l’un veut référencer de nouveaux produits, il ne prend pas de décision sans l’avis des autres, ajoute-t-il. De même, nous avons un plot événementiel à l’entrée de la pharmacie, Anne-Marie et moi gérons nos propres animations mais nous les pensons ensemble. »

Sur les ressources humaines, Anne-Marie travaille en solo. En effet, il n’y a pas besoin d’être à plusieurs pour se charger du planning hebdomadaire, du planning des congés payés et des bulletins de paye. Par contre, vis-à-vis d’une équipe reconstituée, les trois associés ont veillé à ce que l’autorité du chef d’entreprise reste « une et indivisible ». « Au démarrage de l’association, nous avons clairement fait comprendre à nos collaboratrices qu’elles avaient bien trois patrons », explique Jean-Christophe Decobert. La fusion ne peut se faire sans communication. « Nous avons beaucoup échangé, il faut savoir aussi parler avec l’équipe et la faire parler, cette psychothérapie de groupe est indispensable pour la faire basculer vers un autre mode de pensée. »

Au détrimentdu comptoir

De son côté, André est plus l’homme de l’ombre (donc un peu moins présent au comptoir que ses associés) de par les tâches de gestion du back-office qui lui incombent. Un sacrifice qui ne le dérange pas. « Je m’occupe des finances, de la comptabilité et de l’administratif, mais aussi de la maintenance du matériel informatique, des réparations, des documents qu’il faut éditer et remplir pour pouvoir partir en formation, de la veille documentaire, etc. » Il se charge aussi de la gestion de la holding pour le compte des deux pharmacies dans lesquelles elle détient des participations, celle de Saint-Amand-de-Boixe et celle de Dignac exploitée par son fils, Alexandre, dans laquelle il se rend une fois par semaine.

Une association à trois donne encore plus de latitude dans la répartition des gardes et des présences des titulaires à l’ouverture et à la fermeture de l’officine. Elle offre à chacun une meilleure gestion du temps personnel. Après les premiers mois de mise en place, les vacances ont été très attendues par tous. La gestion des absences pour congés est également encadrée. Ainsi, quand André et Anne-Marie prennent des vacances, Jean-Christophe prend un remplaçant pour éviter d’avoir à faire la totalité des horaires de la pharmacie.