Réaliser un audit de l’officine

Deux comptes principaux de la comptabilité sont à examiner de près : le compte de résultat et le bilan des deux ou trois derniers exercices. Le but de cette analyse est d’en extraire toutes les informations nécessaires à l’établissement du compte d’exploitation prévisionnel (prévision des bénéfices) et du tableau d’équilibre financier prévisionnel (prévision de la trésorerie). Attention ! Un compte de résultat et un bilan sont uniquement le reflet de la politique de gestion d’un titulaire. Il ne faut donc pas s’alarmer s’ils font état d’une rentabilité faible. Il y a toujours des charges à supprimer ou à réintégrer dans un compte d’exploitation pour remettre l’officine en situation standard, comme des rachats de points de retraite, du personnel en surnombre, un conjoint qui travaille sans être rémunéré, etc. L’analyse comptable se limitera donc à l’étude des composantes économiques propres au fonds et ayant une incidence certaine sur son prix ou sa rentabilité future.

Le bilan permet de voir comment les capitaux en jeu et leurs emplois se sont, peu ou prou, équilibrés à l’issue d’une période donnée. Il permet de répondre à certaines questions : quel est le niveau moyen du stock ? Quel est le niveau de créances des clients ? Quelle est la valeur comptable et la composition des éléments corporels du fonds ? Y a-t-il des travaux faits récemment ? La situation financière du cédant est-elle bonne ? Est-il la proie des créanciers ?

Le compte de résultat permet de visualiser les recettes et les dépenses, de mettre en lumière l’évolution du stock, la variation de richesse de l’entreprise, de savoir si la pharmacie est en croissance ou en perte et comment se sont comportés les frais généraux pendant les trois dernières années. Les informations les plus importantes concernent le chiffre d’affaires de l’officine (sa répartition par taux de TVA), la marge, leur évolution par rapport à la moyenne nationale, le volume de produits à marge faible (produits d’exception, produits sortis de la réserve hospitalière) et la part de génériques, la fourniture ou non de maisons de retraite, EHPAD, collectivités etc., l’existence de rétrocessions entre confrères et leur comptabilisation, la vérification des inventaires de bilan…

Vérifier les charges à la loupe

Les charges d’exploitation deviennent de plus en plus lourdes lorsque le chiffre d’affaires diminue. Il faut donc, au niveau des charges externes, analyser les postes significatifs et lister les différents contrats (leasings, primes d’assurance…). Le montant des loyers occupe une place de plus en plus forte dans le compte de résultat. Il faut demander une copie du bail et vérifier la date de son renouvellement : a-t-il été demandé en temps opportun ? Existe-t-il un contentieux ? Le loyer est-il conforme aux révisions prévues ? Les charges du locataire excèdent-elles les clauses courantes ?

La crise contraint aussi à une vraie maîtrise des frais de personnel. D’où l’importance de voir comment évolue la masse salariale.

Il faut vérifier également la conformité de l’officine avec la législation : existence des registres et des affichages obligatoires (convention collective, congés payés, durée légale du travail…), respect des normes de la profession en matière d’adjoint, liste du personnel, y compris le conjoint non rémunéré, avantages acquis (primes, etc.), existence de litiges (prud’hommes, frais d’avocat)…

Il ne faut pas non plus oublier de demander au cédant le compte rendu du dernier contrôle de l’Urssaf, de même que, s’agissant des impôts et taxes, la copie des déclarations au Trésor public et le dernier contrôle fiscal, pour analyse.