Les congés
Cahier Entreprise
Chaque année, avant l’été, le titulaire se trouve confronté à un vrai casse-tête pour organiser les congés de ses collaborateurs et le planning de la pharmacie pendant la période estivale. Quelles sont ses obligations et ses droits ? Sous quelles conditions des dates de congés peuvent-elles être modifiées ? Comment, et avec quels critères, organiser le planning de présence ? Réponses. Test
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Le planning des congés
1 L’employeur doit informer les salariés de leurs dates de congés au moins 2 mois à l’avance.
2 Les salariés qui ont le plus d’ancienneté sont prioritaires pour le choix des dates de vacances.
3 Si le titulaire ferme sa pharmacie 2 semaines l’été, il doit obtenir l’accord de tous les salariés.
Le congé estival
4 Le congé estival ne peut être inférieur à 3 semaines continues.
5 Si le salarié souhaite poser 4 semaines d’affilée, il doit obtenir l’accord de son employeur.
6 Le fractionnement du congé estival donne automatiquement droit à des jours supplémentaires de congés.
Modifier les dates
7 Plus d’un mois avant le départ, l’employeur peut modifier les dates de congés d’un salarié.
8 Dans le mois qui précède le départ, l’employeur ne peut en aucun cas modifier les dates.
9 Si le salarié a engagé des frais (réservation d’hôtel, avion, etc.), l’employeur devra le dédommager.
Les bouleversements de planning en cas de maladie du salarié
10 Lorsque le salarié tombe malade juste avant son départ en vacances, il bénéficie d’un report de ses congés payés.
11 En cas d’arrêt maladie pendant les congés, le salarié ne pourra pas récupérer les jours de congés dont il n’a pu profiter.
12 L’indemnité de congés payés ne peut être cumulée avec les indemnités journalières de maladie.
RÉPONSES
1 FAUX : Les salariés doivent connaître leurs dates de congés au moins 1 mois à l’avance.
2 FAUX : L’ancienneté n’est pas le critère prépondérant. L’employeur doit tenir compte d’abord des nécessités du service et ensuite, dans la mesure du possible, des situations familiales puis de l’ancienneté.
3 VRAI : Si la fermeture de l’entreprise entraîne le fractionnement du congé principal, l’employeur doit obtenir l’agrément des délégués du personnel ou l’accord majoritaire des salariés s’il n’existe pas de délégués.
4 VRAI : La convention collective fixe un minimum de 18 jours ouvrables continus, soit 3 semaines.
5 FAUX : Si le salarié souhaite profiter de 4 semaines d’affilée, l’employeur ne peut pas s’y opposer.
6 FAUX : La convention collective détermine les règles ouvrant droit à des jours supplémentaires pour fractionnement.
7 VRAI : Il a toute latitude pour modifier les dates sans avoir à se justifier.
8 FAUX : Dans le mois qui précède le départ, l’employeur peut modifier les dates en cas de circonstance exceptionnelle.
9 FAUX : Aucune obligation de dédommagement ne pèse sur l’employeur.
10 VRAI : Dans cette séquence chronologique, l’arrêt maladie ajourne les congés payés.
11 VRAI : Lorsque les congés ont débuté avant l’arrêt maladie, il n’y apas de repport des congés.
12 FAUX : Lorsque le salarié tombe malade pendant ses congés, ce cumul est possible.
CAS N° 1
L’organisation du planning des congés
Madame Zen, titulaire, consulte l’ensemble de ses collaborateurs pour élaborer le planning des congés. La saison estivale est la plus délicate à gérer car tout le monde veut partir en même temps. Entre les salariés qui ont le plus d’ancienneté et ceux qui ont des enfants scolarisés, la pharmacienne ne sait pas qui est prioritaire. Comment l’aider ?
L’ÉLABORATION DU PLANNING
Une gestion anticipée est cruciale pour coordonner les départs en vacances tout en assurant un bon fonctionnement de l’entreprise.
→ Avant le 1er mars, l’employeur doit communiquer les dates de la période légale des congés payés qui débute le 1er mai et s’achève le 31 octobre. Au choix, madame Zen peut opter pour une note de service adressée à chacun de ses collaborateurs ou préférer une information collective par affichage dans l’officine :
« Conformément à l’article 25 des dispositions générales de la convention collective nationale de la pharmacie d’officine, je vous informe que la période légale des congés payés est fixée du 1er mai au 31 octobre 2014. Au cours de cette période, vous bénéficiez d’un congé principal de 18 jours ouvrables continus minimum sans dépasser 24jours ouvrables continus
Je vous remercie de me faire part de vos souhaits dont il pourra être tenu compte conformément aux dispositions de la convention collective.
A …, le …/…/….
La pharmacie…
Signature du titulaire ou tampon de la pharmacie. »
Chaque salarié doit ensuite connaître ses dates de départ au moins 1 mois à l’avance.
Madame Zen doit s’acquitter de cette obligation par écrit individuel auprès de chaque salarié. Le planning général sera également affiché sur le panneau d’information du personnel. Une fois fixées, les dates ne peuvent en principe plus être modifiées dans le mois qui précède chaque départ (pour en savoir plus sur la modification des dates, consultez le cas n° 3).
LES CONGÉS PAR ROULEMENT
Ils désignent la succession des congés des différents collaborateurs. L’organisation des congés relève du pouvoir de direction de l’employeur. C’est lui qui fixe l’ordre et des dates de départ en congés de ses collaborateurs, dans le respect des dispositions de la convention collective. Mais, en cas de désaccords sur les dates, le dernier mot lui revient.Toute la difficulté pour madame Zen consiste à coordonner les départs en fonction du niveau d’activité de sa pharmacie.
Pour établir le planning des départs en congé de ses collaborateurs, madame Zen recueille les souhaits de chacun. Mais ce qui compte en priorité, c’est le bon fonctionnement de l’entreprise. La convention collective nationale de la pharmacie d’officine (article 25 des dispositions générales) rappelle que « les nécessités du service » constituent le principal critère qui prévaut sur tous les autres. Madame Zen peut donc légitimement faire passer l’intérêt de sa pharmacie avant les desiderata de chacun.
Après les nécessités du service, madame Zen tiendra compte, dans la mesure du possible, des désirs particuliers des salariés, selon la hiérarchie suivante :
→ la situation familiale (notamment pour le personnel dont les enfants fréquentent l’école, les congés sont fixés, si possible, au cours des vacances scolaires) ;
→ l’ancienneté ;
→ les possibilités de congés du conjoint.
Dans le cas particulier où un couple travaille dans la même pharmacie, l’employeur devra accorder un congé simultané.
LA FERMETURE DE L’ENTREPRISE
L’employeur peut décider de fermer et imposer aux salariés d’être en congés. Toutefois, si la période de fermeture est inférieure à 4 semaines (dans ce cas l’entreprise fractionne le congé principal), il doit obtenir l’accord des délégués du personnel. Dans les TPE dépourvues de délégation, il est nécessaire d’obtenir l’accord de chaque salarié.
→ Avant de fermer son officine, le titulaire doit :
– informer les syndicats départementaux en charge de l’organisation des services de garde, l’inspection régionale de la pharmacie, l’ARS dont il dépend, le conseil régional de l’Ordre, les services de police ;
– confier l’ordonnancier à un confrère et indiquer son nom au conseil régional de l’ordre des pharmaciens. A défaut, l’ordonnancier devra être remis au pharmacien le plus proche ;
– pendant la fermeture, le titulaire doit afficher l’adresse des officines les plus proches auprès desquelles sa clientèle pourra s’approvisionner.
→ Cas des salariés qui n’ont pas acquis assez de congés : depuis l’été dernier, le dispositif « chômage partiel congés payés » a été supprimé. Les salariés qui n’ont pas acquis suffisamment de congés ne peuvent donc plus perçevoir les allocations d’activité partielle. La DIRECCTE (direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi) incite les employeurs à se tourner vers d’autres solutions, comme la prise de congé par anticipation.
CAS N° 2
Le congé estival
A la Pharmacie Belle-Ile, le congé estival est très attendu par les salariés qui peuvent profiter d’une grande plage de repos. Même si l’employeur peut décider des dates, il doit respecter les règles afférentes au congé le plus long de l’année.
QUAND ACCORDER LE CONGÉ ESTIVAL ?
Il doit être accordé obligatoirement entre le 1er mai et le 31 octobre. Si le salarié en fait la demande, il peut avec l’accord de son employeur profiter de son congé principal en dehors de cette période.
Hormis ce cas particulier relevant de la seule volonté du salarié, l’employeur doit s’organiser pour échelonner les congés, ou fermer son officine entre le 1er mai et le 31 octobre.
QUELLE EST SA DURÉE ?
La convention collective de la pharmacie d’officine (article 25 des dispositions générales) fixe un minimum de 18 jours ouvrables continus (soit 3 semaines) et un maximum de 24 jours ouvrables continus (soit 4 semaines). Par exception, les salariés justifiant de contraintes géographiques particulières (salariés étrangers et ressortissants des DOM) peuvent bénéficier, s’ils le souhaitent, de 30 jours ouvrables de congés en continu (soit 5 semaines). L’employeur ne peut donc imposer au salarié un congé estival d’une durée inférieure à 3 semaines continues.
Sophie est adjointe. Son employeur lui accorde deux fois 2 semaines de congés pendant l’été. Au total, Sophie profite bien de 4 semaines de vacances entre le 1er mai et le 31 octobre. Or, l’employeur de Sophie ne peut imposer une telle règle. Le congé estival ne peut pas être scindé en deux périodes de 2 semaines. La pharmacienne adjointe doit pouvoir faire une coupure de 3 semaines consécutives.
PEUT-IL ETRE FRACTIONNE ?
Oui, il est possible de fractionner le congé principal, sous réserve de respecter certaines règles.
L’employeur peut « casser » le congé estival de 4 semaines à la triple condition :
→ d’obtenir l’accord du salarié ;
→ de respecter un minimum de 18 jours ouvrables continus (3 semaines) pour l’une des fractions ;
→ d’accorder au salarié les jours supplémentaires pour fractionnement prévus par la convention collective.
Si le salarié le souhaite, il peut prendre 4 semaines consécutives, sans que l’employeur ne puisse s’y opposer (sous réserve évidemment d’avoir acquis le nombre de jours de congés requis).
Lorsque le reliquat du congé principal est pris en dehors de la période estivale (1er mai-31 octobre), le salarié a droit à :
→ 1 jour ouvrable supplémentaire lorsqu’il prend 3, 4 ou 5 jours entre le 1er novembre et le 30 avril ;
→ 2 jours ouvrables lorsqu’il prend 6 jours entre le 1er novembre et le 30 avril.
Si le fractionnement du congé principal est réclamé par le salarié, l’employeur a la possibilité de le faire renoncer aux jours supplémentaires auxquels il a en principe droit.
Afin d’éviter toute contestation ultérieure, il est indispensable de formaliser par écrit cette renonciation. Par exemple, Laurent est titulaire. Sa préparatrice souhaite prendre 3 semaines de congés en juillet et garder les 2 autres restantes pour ses congés d’hiver. La préparatrice souhaite fractionner son congé principal. Afin de ne pas lui devoir 2 jours supplémentaires de congés, Laurent peut lui demander de renoncer par écrit à ce supplément.
COMMENT S’ARTICULE LA 5e SEMAINE AVEC LE CONGÉ ESTIVAL ?
La 5e semaine peut être prise pendant la période estivale, entre le 1er mai et le 31 octobre, ou en dehors de cette période, entre le 1er novembre et le 30avril. C’est l’employeur qui décide. Dans tous les cas, elle ne peut être accolée au congé principal et doit être prise séparément.
L’employeur peut décider de scinder la cinquième semaine. Il peut même la fractionner à l’extrême, c’est-à-dire éclater cette semaine de congés en 6 jours pris en discontinu. Aucun jour supplémentaire pour fractionnement n’est dû lorsque la 5e semaine est attribuée en plusieurs fois.
C’est possible, à condition que l’employeur soit d’accord. Par exemple, un salarié qui a profité de 20 jours de congé principal bénéficie d’un reliquat de 4 jours qu’il pourra accoler à la 5e semaine.
L’employeur peut décider de fermer son officine et imposer que la 5e semaine soit prise simultanément par tous les salariés pendant cette période de fermeture.
Les règles des congés payés
UN REPOS OBLIGATOIRE
→ Les congés sont un temps de repos auquel ni l’employeur ni le salarié ne peuvent déroger. L’employeur qui prive le salarié de ses congés est passible de sanctions pénales (1 500 euros d’amende). Quant au salarié, il a l’interdiction de travailler pour le compte d’un autre employeur pendant cette période de repos.
Car il est impossible de cumuler l’indemnité de congés payés avec un salaire. Ainsi, un salarié à temps partiel travaillant dans plusieurs pharmacies ne peut être en congés payés pour une pharmacie alors qu’il continue de travailler pour une autre. Ses différentes dates de congés doivent se confondre. A charge pour chacun de ses employeurs de tenir compte de sa situation. Seul le travail bénévole pendant les congés est toléré, ainsi que certaines activités de loisirs ou culturelles (par exemple, accompagnateur de colonie de vacances).
→ Si un salarié n’a pas pris l’ensemble de ses congés payés, c’est à l’employeur de prouver qu’il n’en est pas responsable. Il est tenu de justifier qu’il a adopté des mesures permettant au salarié d’exercer son droit à congé. A cet égard, il doit démontrer qu’il l’a informé sur la période de prise de congés et sur l’ordre des départs. A défaut, il devra verser des dommages et intérêts au salarié. De plus, l’employeur ne peut pas remplacer la prise effective des congés par le versement d’une indemnité.
LES RÈGLES D’ACQUISITION
La période de référence
C’est la période pendant laquelle les salariés acquièrent leurs congés. Elle débute le 1er juin de l’année précédente (année n - 1) et s’achève le 31 mai de l’année en cours (année n). Dans cet intervalle, tout salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif, peu importe son temps de travail. Les salariés à temps partiel capitalisent également 2,5 jours de congés payés chaque mois. L’horaire de travail est sans incidence sur la durée du congé. Qu’ils soient à temps plein ou à temps partiel, tous les salariés ont droit au même temps de repos. Une année pleine travaillée permet ainsi de cumuler 30 jours ouvrables de congés (12 x 2,5). Pour les salariés recrutés en cours d’année, le point de départ de l’année de référence n’est pas le 1er juin mais la date d’embauche.
Outil : La règle de l’arrondissement
Le nombre total de jours de congés doit correspondre à un nombre entier. Si ce n’est pas le cas, l’employeur arrondira le résultat au nombre entier immédiatement supérieur.
La notion de travail effectif
Les jours de congés sont acquis par mois de travail effectif apprécié de date à date. Afin de ne pas désavantager les salariés absents ou embauchés en cours d’année, le législateur a prévu un jeu d’équivalences. Sont assimilées à un mois de travail effectif les périodes égales à 4 semaines ou 24 jours de travail (lorsque l’horaire hebdomadaire est réparti sur 6 jours) ou 20jours de travail (lorsque l’horaire hebdomadaire est réparti sur 5 jours).
Les absences pendant la période d’acquisition
Absent, le salarié n’accomplit aucun travail et n’est donc pas censé acquérir des jours de congés. Certaines périodes non travaillées ouvrent quand même droit à des jours de congés. C’est le cas du congé maternité, du congé de paternité, du congé individuel de formation (CIF), des congés exceptionnels pour événements familiaux, du congé de naissance accordé aux pères et des congés payés de l’année précédente.
Les absences pour accident du travail ou maladie professionnelle sont prises en compte dans la limite d’une durée ininterrompue d’un an. Les absences pour maladie d’origine non professionnelle sont partiellement prises en compte en fonction du statut du salarié cadre ou non cadre (voir le cas n° 4).
A l’inverse, les congés pour enfant malade, les congés pour convenance personnelle (congé sabbatique, congé pour création d’entreprise) et le congé parental d’éducation sont exclus et ne permettent pas d’acquérir des congés payés.
Les cas particuliers ouvrant droit à des congés supplémentaires
Les salariés cadres : la convention collective nationale de la pharmacie d’officine accorde 2 jours de congés supplémentaires après six ans d’ancienneté dans la même officine. Cette disposition ne concerne que les cadres. Les préparateurs assimilés cadres (coef. ≥ 330) ne sont pas concernés par cet avantage conventionnel.
→ Les jeunes mères de famille : les salariées de moins de 22 ans (au 30 avril de l’année en cours) ont droit à 2 jours supplémentaires de congé par enfant à charge de moins de 15 ans (au 30 avril de l’année en cours).
→ Les apprentis : les apprentis bénéficient d’un congé supplémentaire de 5 jours pour préparer leurs examens. Ce congé doit intervenir dans le mois qui précède les épreuves. Il est accordé seulement si l’apprenti suit les enseignements spécialement dispensés dans son centre de formation. En cas de révisions à domicile, ce bonus est perdu.
L’ouverture du droit à congés
Le droit à congés payés n’est plus subordonné à une période de travail effectif et s’ouvre dès le premier jour de travail. Le salarié peut prendre, avec l’accord de son employeur, les congés payés acquis sans attendre le 1er mai suivant l’année d’acquisition des congés. Par exemple, un salarié embauché le 1er juin 2014 pourra prendre en août les 5 jours de congés qu’il a acquis sans attendre le 1er mai 2015. En revanche, le salarié ne peut pas anticiper des congés qu’il n’a pas encore acquis, sauf si l’employeur décide d’accorder une telle faveur.
LES RÈGLES DE DECOMPTE
La règle de calcul
→ Le décompte des congés payés s’effectue en principe en jours ouvrables : tous les jours de la semaine sont décomptés, à l’exception des dimanches et des jours fériés légaux chômés.
→ Ce décompte ne commence qu’à partir du premier jour où le salarié aurait normalement dû travailler s’il n’avait pas été en congés. Puis tous les jours ouvrables sont comptabilisés jusqu’à son retour à l’officine.
Jours ouvrables ou jours ouvrés
Les officines étant généralement ouvertes le samedi, le décompte en jours ouvrables est vivement recommandé. En revanche, dans les entreprises ouvertes 5 jours par semaine, le calcul en jours ouvrés est plus facile, le samedi n’étant pas comptabilisé. Mais attention, il faut une cohérence entre le décompte et l’acquisition des congés payés ! Dans les entreprises ouvertes 5 jours par semaine, on considère que le salarié acquiert 2,08 jours ouvrés par mois. Pour rappel, tous les jours d’ouverture de l’entreprise sont des jours ouvrés.
Les salariés à temps partiel
→ En application du principe de l’égalité de traitement avec les salariés à temps plein, le décompte des congés des salariés à temps partiel se fait également sur la base du nombre de jours ouvrables, et non sur la base des seuls jours travaillés. Procéder autrement reviendrait à leur accorder plus de congés. Car il ne faut pas oublier que, comme les salariés à temps plein, les salariés à temps partiel acquièrent chaque mois 2,5 jours ouvrables de congés, peu importe leur horaire de travail.
→ Les journées de congés sont décomptées entièrement. Il n’y a pas de demi-jours ouvrables de congés comme il peut y avoir des demi-jours de travail.
Cas pratique
Juliette, préparatrice, travaille seulement les lundis et mardis. Lorsqu’elle prend une semaine de vacances, 6 jours ouvrables sont décomptés (et pas seulement 2).
L’incidence d’un jour férié
Un jour férié inclus dans une période de congés influe sur le décompte :
→ Si la pharmacie est ouverte le jour férié : il sera décompté des congés payés ;
→ Si la pharmacie est fermée le jour férié : il ne sera pas décompté des congés payés.
Cette dernière solution s’applique même si le jour férié coïncide avec un jour de la semaine habituellement non travaillé par le salarié.
L’incidence d’un pont
Lorsqu’un ou deux jours ouvrables s’intercalent entre un jour férié chômé et un jour de repos hebdomadaire, on parle de « pont ». Si le salarié est en congés payés, la journée de pont chômée du fait de la fermeture de l’officine doit être considérée comme un jour ouvrable et donc décomptée.
Contrairement aux jours fériés chômés, les heures de travail perdues à l’occasion d’un pont sont récupérables. Une fois décidée par l’employeur, la récupération s’impose à tous les salariés, même à ceux qui étaient absents, du fait de leurs congés au moment du pont.
Le cas du samedi
Que l’officine soit ouverte ou fermée (toute la journée ou seulement l’après-midi), le samedi est un jour ouvrable. Il est donc entièrement comptabilisé, sauf lorsque le premier jour de congé tombe un samedi habituellement non travaillé, soit en raison de la répartition des horaires du salarié, soit en raison de la fermeture de l’officine ce jour.
Cas pratique
Marie travaille du lundi au vendredi. Lorsqu’elle prend une semaine de vacances, le samedi suivant son départ en congé est exclu du décompte. En revanche, le samedi précédant son retour est inclus dans le décompte. Au total, 6 jours ouvrables sont comptabilisés.
LE CALCUL DE L’INDEMNITÉ DE CONGÉS PAYÉS
En congés, le salarié ne travaille pas mais perçoit une rémunération. Deux méthodes permettent le calcul de cette indemnité de congés payés : la règle du maintien du salaire et la règle du dixième. C’est la plus favorable pour le salarié qui doit être retenue.
La règle du dixième
L’indemnité, pour un congé de 30 jours, est calculée sur la base du dixième de la rémunération totale perçue au cours de la période de référence (1er juin 2013-31 mai 2014). Cette règle s’applique quelle que soit la durée du congé. En pratique, il est nécessaire de tenir compte de l’ensemble des éléments qui forment le salaire. Ainsi, il faut inclure le paiement des heures supplémentaires, la prime d’ancienneté, les congés payés de l’année précédente, etc. Ces sommes doivent être intégrées en valeur brute. En revanche, les primes annuelles (par exemple le 13e mois), les primes exceptionnelles, la participation et l’intéressement sont exclus.
La règle du maintien du salaire
Le salarié perçoit, pendant ses congés, la même somme que s’il avait travaillé. L’indemnité est donc calculée par rapport au montant du salaire versé le mois précédant la période de congés.
La comparaison des deux méthodes
La méthode la plus favorable pour le salarié doit être retenue. Mais ce n’est qu’une fois que le salarié aura liquidé la totalité de ses congés que l’employeur (ou le gestionnaire de paie) sera en mesure de trancher en faveur de la solution la plus avantageuse. En effet, cette comparaison doit se faire sur l’indemnité totale et non pour chaque fraction de congés. Il est néanmoins possible de dégager un principe :
→ le maintien du salaire est plus favorable que la règle du dixième si le salarié a bénéficié d’une augmentation de salaire au cours de la période de référence (par exemple en cas d’évolution de la valeur du point officinal ou en cas de progression hiérarchique ou si le salarié est passé d’un travail à temps partiel à un travail à temps complet) ;
→ la règle du dixième est plus favorable que le maintien du salaire si le salarié a accompli des heures supplémentaires non régulières ou si son salaire a été diminué (par exemple s’il est passé d’un travail à temps complet à un travail à temps partiel).
En pratique, le gestionnaire de la paie doit procéder en deux temps :
→ Il applique la règle du maintien du salaire pour chaque prise de congé ;
→ Il effectue une comparaison lorsque le salarié solde la totalité de son congé annuel. Et si nécessaire, il régularise.
La rédaction du bulletin de paie
Les dates de début et de fin de congés doivent figurer sur le bulletin de paie. Dans le cas où le gestionnaire de la paie a appliqué la règle du maintien du salaire, il n’est pas nécessaire de distinguer l’indemnité de congés payés. Seule la rémunération brute habituelle apparaît. En revanche, s’il a été a opté pour la règle du dixième, l’indemnité doit apparaître séparément du salaire proprement dit.
L’indemnité de congés payés est imposable et soumise à cotisations comme n’importe quel autre élément de salaire.
L’indemnité compensatrice de congés payés
Lorsque le salarié est dans l’impossibilité de solder ses congés acquis, en raison de la rupture de son contrat de travail ou en raison de son absence prolongée, il percevra une indemnité compensatrice de congés payés. Elle se calcule comme l’indemnité de congés payés. C’est par exemple le cas des salariés embauchés en CDD.
Au terme de leur contrat, ils ont droit à une indemnité compensatrice de congés payés pour les congés qu’ils n’ont pas pris. Cette indemnité est due quelle que soit la durée du CDD, même inférieure à un mois. La prime de précarité doit être prise en compte pour calculer l’indemnité compensatrice de congés payés.
En revanche, l’indemnité compensatrice de congés payés est exclue du calcul de la prime de précarité.
La rupture de la période d’essai
Si l’employeur rompt la période d’essai d’un salarié nouvellement embauché, il devra lui verser une indemnité compensatrice de congés payés, même s’il n’a travaillé que quelques jours.
CAS N° 3
La modification des dates
Suite à un événement familial tout à fait imprévu, madame Chambouletout, titulaire, aimerait modifier le planning des congés d’été de son équipe. Peut-elle le faire ?
LES DATES DE CONGÉS PEUVENT-ELLES ÊTRE MODIFIÉES ?
Une fois fixées, les dates de congés doivent en principe être respectées. En fonction de différents événements, l’employeur peut néanmoins être amené à modifier le planning. Dans ce cas, sa marge de manœuvre dépendra des circonstances et du calendrier. Madame Chambouletout devra respecter les règles applicables en droit du travail.
LA MODIFICATION INTERVIENT PLUS D’UN MOIS AVANT LES DATES PRÉVUES
Madame Chambouletout a toute latitude, dans le cadre de son pouvoir de direction et d’organisation de son entreprise, pour modifier les dates de congés sans devoir recueillir l’accord du ou des salariés concernés et sans devoir se justifier.
Le salarié doit se conformer aux nouvelles dates demandées par son employeur. S’il refuse la modification, il commet une insubordination et s’expose à un licenciement pour faute.
Si le salarié a déjà engagé des frais de réservation (hôtel, billets de train ou d’avion, acompte pour une location, etc.), il ne pourra rien réclamer à son employeur.
LA MODIFICATION INTERVIENT DANS LE MOIS QUI PRÉCÈDE LE DÉPART
Madame Chambouletout ne peut, en principe, pas modifier les dates de congés dans le mois qui précède le départ du salarié, sauf si elle est en mesure de justifier d’une circonstance exceptionnelle qui l’oblige à le faire dans l’intérêt de l’entreprise.
Aucune disposition législative ou réglementaire ne définit la notion de « circonstance exceptionnelle ». D’après la jurisprudence, il s’agit d’une raison impérative de service. A titre d’exemple de circonstances exceptionnelles reconnues par les tribunaux : la mise en redressement de l’entreprise ou une commande importante de nature à sauver l’entreprise. Il est à noter que l’interprétation des circonstances exceptionnelles est faite très restrictivement par la jurisprudence.
→ Si la modification est motivée par une circonstance exceptionnelle : le salarié doit se conformer aux nouvelles dates demandées par son employeur. S’il refuse la modification, il commet une insubordination et s’expose à un licenciement pour faute.
→ En l’absence de circonstance exceptionnelle : le salarié peut librement refuser la modification demandée par son employeur sans que cela constitue une faute.
→ Si la modification est motivée par une circonstance exceptionnelle : aucune obligation de remboursement des frais engagés par le salarié ou de dédommagement ne pèse sur l’employeur.
→ En l’absence de circonstance exceptionnelle : l’employeur n’ayant pas le droit d’imposer une modification des dates en l’absence de circonstance exceptionnelle, la législation du travail n’a naturellement rien prévu concernant le dédommagement. Toutefois, si le salarié est prêt à consentir une modification des dates, il pourra se placer sur le terrain de la négociation car il sera en position de force pour obtenir une contrepartie financière.
Mais rien n’oblige le salarié à accepter la modification des dates, il peut toujours refuser, même si l’employeur propose un dédommagement.
→ En pratique : l’employeur ne peut pas modifier les dates de congés s’il ne peut pas justifier d’une circonstance exceptionnelle, mais seulement d’un défaut d’organisation qui aurait pu être anticipé. Le salarié peut refuser cette modification sans que cela lui soit reproché.
LA MODIFICATION INTERVIENT PENDANT LES CONGÉS
Dans le cas exceptionnel où un salarié en congé serait rappelé, avant l’expiration de son congé, pour les besoins de son service, il lui sera accordé un congé supplémentaire d’une durée nette de 2 jours ouvrables. Les frais de voyage occasionnés par ce déplacement, ainsi que les frais supplémentaires nécessités par ce rappel, lui seront remboursés sur justifications.
→ En pratique : suite au désistement de son remplaçant, madame Chambouletout est sur le point d’appeler à la rescousse son adjoint et lui demander d’écourter ses vacances. Avant cela, nous pouvons conseiller à cette titulaire de se tourner vers une agence d’intérim qui saura la dépanner dans l’urgence.
CAS N° 4
L’incidence de la maladie sur les congés payés
A la veille de son départ en congés, Sophie, préparatrice, tombe malade. Elle présente à son employeur un arrêt de travail. Comment gérer une telle situation ?
LE SALARIÉ TOMBE MALADE AVANT SON DÉPART EN CONGÉS
Sophie tombe malade le 5 juillet. Son médecin lui prescrit un arrêt de travail jusqu’au 15 juillet. Or, elle devait partir en congés du 11 au 31 juillet. Ses congés vont-ils être amputés de 5 jours (du 11 au 15 juillet) ?
Si le salarié tombe malade avant la date prévue pour son départ en congés payés, c’est le régime de la maladie qui doit être appliqué jusqu’à la fin de son arrêt de travail.
Principale conséquence, l’employeur doit différer les dates de congé du salarié après sa guérison, et si possible avant le 30 avril qui marque la date de clôture des congés. Si le salarié ne revient à l’officine qu’une fois la période des congés achevée, soit après le 30 avril, il est alors dans l’impossibilité de solder ses congés acquis mais non pris en raison de son état de santé. Dans une telle situation, l’article 25 des dispositions générales de la convention collective de la pharmacie d’officine prévoit le versement d’une indemnité compensatrice de congés payés.
Les congés de Sophie ne commenceront que le 16 juillet. Jusqu’au 15, elle sera en arrêt maladie. Les 5 jours de congés non pris (du 11 au 15 juillet) seront reportés à d’autres dates.
En arrêt maladie, Sophie devra rester à son domicile. Elle ne pourra donc se rendre sur son lieu de vacances.
L’employeur qui considère un salarié malade en congés payés alors que l’arrêt de travail est antérieur au début des congés (cas de Sophie) peut être condamné à une amende pouvant aller jusqu’à 1 500 euros.
LE SALARIÉ TOMBE MALADE PENDANT SES CONGÉS
Les congés de Raphaël, pharmacien adjoint, ont débuté le 1er août. Mais le 5 août, il est tombé malade et a dû être hospitalisé d’urgence. De retour à l’officine le 5 septembre, il souhaiterait que son employeur lui accorde de nouvelles dates de congés car il n’a pas pu profiter de ses vacances. Son employeur doit-il répondre favorablement à sa demande ?
Si le salarié tombe malade pendant ses congés, on considère qu’il est en congé et non en arrêt maladie.
Principale conséquence, le salarié ne peut exiger une prolongation des congés dont il n’a pu profiter normalement en raison de son état de santé. Ainsi, il devra reprendre son travail à la date initialement prévue, sauf s’il est encore en arrêt maladie. Le salarié qui, dans une telle situation, différerait son retour de la durée des congés coïncidant avec son arrêt de travail commettrait une faute pouvant justifier son licenciement.
La jurisprudence considère que l’employeur, qui a accordé le congé prévu par la loi, s’est acquitté de son obligation. L’employeur n’est donc pas tenu d’octroyer à Raphaël, après sa guérison, la fraction de congé correspondant à la durée de l’arrêt maladie.
Pour la période de congé coïncidant avec l’arrêt maladie, Raphaël pourra cumuler l’indemnité de congés payés versée par son employeur avec les indemnités journalières de maladie versées par la Sécurité sociale. En revanche, aucune indemnité conventionnelle, payable par l’employeur, n’est due.
Dans un arrêt du 21 juin 2012, la Cour de justice de l’Union européenne a précisé qu’en cas d’arrêt de travail pour maladie survenue pendant son congé payé annuel, le salarié a le droit de récupérer ultérieurement la période de congé d’une durée équivalente à celle de sa maladie. Cette décision marque un changement par rapport à la jurisprudence française. Cette nouvelle solution devrait recevoir application en France car la décision de la Cour de justice s’impose aux juridictions nationales qui seraient saisies d’un problème identique.
QUESTIONS PRATIQUES
Dans un tel cas, l’employeur peut soutenir que le salarié était en congés depuis le matin (0 heure) et lui appliquer le régime des congés payés jusqu’à leur terme.
En cas d’arrêt de travail après le point de départ des congés, le salarié cumule l’indemnité de congés payés versée par l’employeur et les IJSS. Les formalités requises doivent donc être établies.
Aucune indemnité complémentaire n’étant versée par l’employeur, celui-ci ne peut mandater un médecin contrôleur.
Si le salarié est toujours en arrêt de travail, c’est le régime de la maladie qui prendra le relais avec l’obligation de verser des indemnités complémentaires qui viendront s’ajouter aux IJSS dans les conditions prévues par la convention collective.
Ce qu’il faut retenir
2,5 jours par mois
Tout salarié, à temps plein ou à temps partiel, acquiert 2,5jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif au cours de l’année de référence. Le nombre total de jours de congés doit correspondre à un nombre entier. Si ce n’est pas le cas, l’employeur doit arrondir le résultat au nombre entier immédiatement supérieur.
1er juin-31 mai
C’est la période de référence pendant laquelle le salarié acquiert ses congés.
1er mai-31 octobre
C’est la période pendant laquelle le congé estival est en principe soldé. Si le salarié en fait la demande, il peut avec l’accord de son employeur profiter de son congé en dehors de cette période.
Trois semaines minimum d’affilée
C’est la durée minimale du congé estival prévue par la convention collective nationale de la pharmacie d’officine. L’employeur ne peut imposer au salarié un congé d’une durée inférieure à 3 semaines continues.
Quatre semaines au maximum
Si le salarié le souhaite, il peut profiter d’un congé estival de 4 semaines continues. L’employeur ne peut pas s’opposer à l’exercice de ce droit.
La cinquième semaine
Elle peut être prise pendant la période estivale, entre le 1er mai et le 31 octobre ou, hors de cette période, entre le 1er novembre et le 30 avril. C’est l’employeur qui décide. Dans tous les cas, elle ne peut être accolée au congé.
* Par exception, les salariés justifiant de contraintes géographiques particulières (salariés étrangers et ressortissants des DOM) peuvent bénéficier de leurs 5 semaines de congés en continu.
Le cas des salariés multi-employeurs
Un salarié qui cumule plusieurs emplois ne peut être en congés pour une pharmacie alors qu’il continue de travailler pour une autre. Ses dates de vacances, auprès de ses différents employeurs, doivent nécessairement se chevaucher. A charge pour chaque employeur d’aménager le planning des congés en tenant compte de cette contrainte.
Le pharmacien titulaire doit-il se faire remplacer ?
Dès que son absence dépasse 8 jours, le pharmacien titulaire doit adresser à l’inspection de la pharmacie et au président du conseil régional de l’Ordre dont il dépend le nom, l’adresse et la qualité de son remplaçant.
Cas pratique
→ A la Pharmacie Belle-Ile, l’un des salariés prendra 18 jours de congés en juillet, 3 jours en octobre, 5 jours en décembre et 4 jours en avril de l’année prochaine. Quels sont les jours pour fractionnement dus ?
→ Le reliquat du congé principal est de 6 jours (24 - 18). Sur ce reliquat, 3 jours seront pris en octobre, ce qui ne donne pas droit à des jours de congés supplémentaires. En revanche, les 3 autres jours du reliquat seront pris en décembre, ce qui ouvre droit à 1 jour supplémentaire de congé.
Le fractionnement de la cinquième semaine (2 jours en décembre et 4 jours en avril) ne donne pas droit à des congés supplémentaires.
Cas pratique
Vincent est adjoint. Sans charge de famille, il aimerait profiter de ses congés payés pour effectuer exceptionnellement un remplacement dans une autre région. Est-ce possible ?
Non. Les congés payés sont non seulement un droit mais aussi une obligation.
Le non-respect de cette obligation peut entraîner un licenciement pour faute grave si l’employeur découvre que le salarié a mis à profit ses congés pour travailler pour le compte d’une autre entreprise. Vincent a intérêt à renoncer à son projet de remplacement.
Organisation et congés
L’employeur peut-il modifier les dates de congés moins d’un mois à l’avance alors qu’il ne peut pas justifier d’une circonstance exceptionnelle, mais seulement d’un défaut d’organisation ?
L’employeur ne peut pas imposer une telle modification et faire peser sur le salarié un problème d’organisation qui aurait pu être anticipé. Le salarié peut légitimement refuser la modification sans que cela lui soit reproché. La seule alternative pour l’employeur reste de tenter une négociation avec le salarié.
Cas pratique
Suite à un décès dans sa famille, Martine (préparatrice) demande à son employeur de changer ses dates de congés :
La modification des dates de congés n’est pas réservée à l’employeur. Cette possibilité est également ouverte aux salariés qui peuvent imposer un changement de dates, dans le mois qui précède leur départ, en cas de survenue d’un événement familial tout à fait imprévu et contraignant.
A retenir
Lorsqu’un arrêt maladie se cumule avec les congés payés, on retient la cause qui est intervenue chronologiquement la première :
→ Le salarié tombe malade avant son départ en congé
=> On considère qu’il est en arrêt maladie et non en congé.
→ Le salarié tombe malade pendant ses congés
=> On considère qu’il est en congé et non en arrêt maladie.
Un salarié malade acquiert-il des congés ?
Outre les conséquences sur la prise des congés, la maladie en a également sur le calcul des congés. Bien qu’absent, le salarié en arrêt maladie continue d’acquérir des jours de congé dans la limite de :
– deux mois d’absence, en une ou plusieurs fois, pendant la période de référence
– six mois d’absence, en une ou plusieurs fois, pendant la période de référence
Ces dispositions, plus favorables que la loi, sont issues de la convention collective nationale de la pharmacie d’officine.
* La période de référence s’étend du 1er juin au 31 mai de l’année suivante.
5 recommandations importantes
1 PRIORITÉ AUX NÉCESSITÉS DU SERVICE
Pour établir le planning des départs en congé de ses collaborateurs, l’employeur privilégiera le bon fonctionnement de l’entreprise avant de se soucier des situations individuelles.
2 ARBITREZ
Chaque salarié doit connaître ses dates de congés au moins un mois à l’avance. Une fois fixées, les dates doivent être respectées.
3 ANTICIPEZ
Après les nécessités du service, l’employeur fixera les dates de congés en tenant compte :
– de la situation familiale : pour le personnel dont les enfants fréquentent l’école, les congés sont fixés, si possible, au cours des vacances scolaires ;
– de l’ancienneté ;
– des possibilités de congés du conjoint.
4 AFFICHEZ
Le planning général des congés doit être affiché sur le panneau d’information du personnel.
5 PAS DE CHANGEMENT, SAUF CIRCONSTANCE EXCEPTIONNELLE
Dans le mois qui précède le départ en congé, l’employeur ne peut plus modifier les dates, sauf en cas de circonstance exceptionnelle. Aucune disposition législative ou réglementaire ne définit la notion de circonstance exceptionnelle. D’après la jurisprudence, il s’agit d’une raison impérative de service. Un problème d’organisation qui aurait pu être anticipé ne constitue pas une circonstance exceptionnelle.
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