COMMENT CHANGER DE PRESTATAIRE

Qu’est-ce qui motive aujourd’hui un titulaire à changer d’informatique et de prestataire ? Pour Sophie Roussel, responsable communication chez Alliadis, la gestion de hot line et de la maintenance sont des facteurs d’attractivité, l’objectif étant le « zéro défection ». La pérennité de la solution et notamment la garantie de l’intégration des évolutions réglementaires sont aussi un impératif. Le changement d’informatique n’est d’ailleurs pas un phénomène marginal, selon Bénédicte Karpov, directrice de Winpharma : « 1 200 pharmaciens ont migré vers Winpharma en l’espace de trois ans, soit 5,5 % du marché. » Ce qui les a séduits ? Un système informatique axé sur la rentabilité permettant une rationalisation des commandes en fonction des marges ou encore un calcul des meilleurs prix, d’après Winpharma. De même, pour attirer des officinaux dans son giron, Isipharm met en avant une gestion plus fine des stocks, une meilleure dynamique des ventes et une diminution des encours clients pour retrouver une situation financière plus confortable. « Le passage à la version 1.40, qui demande un changement complet de configuration, est aussi l’occasion de comparer les tarifs et les prestations des SSII », précise Jean-Yves Baranger, directeur général d’ASP-Line.

Pour changer d’informatique, les pharmaciens sont aussi à la recherche d’options liées à des prestations spécialisées annexes (ainsi que leur coût) comme les collaborations avec les EHPAD, le matériel médical… La gestion des achats doit aussi figurer parmi les services indispensables de tout logiciel, tels que des comparatifs de prix, des catalogues, la possibilité de créer des portefeuilles de produits ou d’intégrer une plate-forme de commandes.

Les modalités du changement

Le changement de logiciel implique une planification et une organisation strictes. C’est ce que confirme Sophie Roussel d’Alliadis, qui conseille aux titulaires de vérifier en premier lieu que le transfert des données soit totalement sécurisé. Elle recommande également de prévoir un plan de formation afin de maîtriser l’utilisation du nouveau logiciel pour la dispensation, le mode d’encaissement, la gestion du tiers payant, la sélection des produits… L’éditeur de logiciels devra être présent à l’officine pour aider les équipes à bien démarrer et les former sur des programmes thématiques comme la télétransmission, la gestion des achats et des stocks, l’exploitation du logiciel (sauvegarde, mise à jour, paramétrages), l’étiquetage, la réception de commandes…

Ce plan de formation, prévu chez la plupart des éditeurs, est de durée variable. Il est par exemple d’une journée par collaborateur en plusieurs sessions avec Winpharma et de deux jours avec ASP-Line par groupes de salariés. Le transfert définitif doit pouvoir s’effectuer sans interruption d’activité. ASP-Line réalise ainsi le transfert des fichiers de tiers payant à J-15, épurant les bases de données obsolètes.

Par ailleurs, Bénédicte Karpov rappelle que le pharmacien doit anticiper ce changement et, en ce sens, Winpharma programme un audit à J-30. De son côté, ASP-Line propose un « test de transfert » afin de vérifier la structure des fichiers et des données. Mais, en cas de dysfonctionnement ou d’inadaptation du logiciel à l’officine, il faut savoir que les périodes de dénonciation peuvent varier de un à quinze mois avant la date anniversaire.

« Chaque logiciel a ses faiblesses »

Le changement d’informatique n’est pas si simple et doit faire l’objet d’un choix mûrement réfléchi, comme en témoigne Chantal Fenouil, titulaire de la Pharmacie Centrale à Lyon (Rhône). Elle a changé d’informatique il y a quatre ans, migrant de Primoris (CIP) vers Périphar (ASP-Line) et décide alors d’éliminer les logiciels qu’elle juge trop lourds et complexes ainsi que ceux qui ont un coût de maintenance trop élevé. Elle consulte quatre SSII avant de prendre sa décision. Ses critères de choix ? La réactivité de la hot line, une maintenance faite par la même société, la possibilité de se fournir en matériels (lecteurs, scanners…) chez les fournisseurs les moins chers et une fonction achat rapide et souple (décrémentation des produits repris, espaces commentaires…). « J’ai pu réutiliser 60 % de mon ancien matériel, je n’ai eu aucune perte de données et bénéficié de trois jours de formation. La prise en mains complète a duré une semaine pour le comptoir, mais un mois pour une maîtrise totale », indique Chantal Fenouil.

Pour Armand Faugère, titulaire de la Pharmacie Voltaire-Nation à Paris, le changement d’informatique (de Winpharma vers Alliadis), réalisé il y a deux mois, a été simple. « J’ai eu l’occasion de travailler sur LGPI, Alliadis et Winpharma. J’ai choisi le logiciel qui me permettait de rationaliser au mieux mes achats et permettait un accès facile. »

Agnès Gasnier, titulaire à Noyant-la-Gravoyère (Maine-et-Loire), a quitté Alliadis pour Pharmagest en mars 2012 : pour un coût mensuel identique, elle change son système et conserve environ 50 % de son ancien matériel. « Outre la formation de départ, la SSII propose des formations thématiques gratuites par demi-journées très intéressantes. »

Katrine Giovannangeli, titulaire de la Pharmacie des Graviers à Verneuil-sur-Seine (Yvelines), a changé d’informatique pour pouvoir répondre aux impératifs de son groupement. Elle passe d’Alliadis (dont elle estime le logiciel performant mais les prestations insuffisantes) à Isipharm : « C’est un logiciel très facile à appréhender qui a été opérationnel en une semaine, grâce à un accompagnement de la SSII à l’officine et une excellente réactivité téléphonique. J’apprécie l’échange standard dans la demi-journée au moindre problème. »

Nadine Pizani Constantin, titulaire de la Pharmacie de la Rocade à Valence (Drôme), est passée successivement de Pharmagest à ASP-Line, puis d’ASP-Line à Caduciel. « La récupération des données est inégale. Lors de notre première migration nous avions perdu un mois d’activité, des données sur certains dossiers et des mutuelles désactivées… Caduciel a, lui, récupéré l’intégralité du matériel existant. Chaque logiciel a ses faiblesses. Il faudrait connaître les points faibles de chacun. »