DÉMATÉRIALISATION 100 % POSITIF !

Première étape du projet « zéro papier » à l’officine, la dématérialisation est définitivement en marche. Jean-Yves Baranger, directeur général d’ASP-Line en résume modalités et avantages : « l’équipe officinale n’imprime plus les ordonnances et scanne les factures. Lors de la télétransmission, le pharmacien n’imprime plus les bordereaux. Seuls une demi-douzaine d’organismes réclament encore une édition papier ». Le scannage permet aussi de ne plus photocopier les cartes mutuelles, leur image étant conservée dans le dossier client, ce qui permet de se délester du gros classeur de photocopies plus ou moins bien rangé ! Les ordonnances sont aussi conservées dans le dossier client : utile pour retrouver un dosage, vérifier les délivrances antérieures ou répondre aux questions d’un patient ayant oublié l’original de son ordonnance. Autre gain, le confort : un scanner est silencieux, une matricielle plus bruyante. « On réduit les consommables (papier, toner, usure des imprimantes) ainsi que le temps de travail – plus d’édition ni de tri des factures – tâches peu intéressantes et souvent sources d’erreur », complète Jean-Yves Baranger. Le système permet des transmissions quotidiennes et donc des règlements plus rapides et plus réguliers. Actuellement, l’utilisateur grave tous les 15 jours sur un CD-Rom les images des dossiers télétransmis (ordonnances et ticket Vitale). Les premières expériences de scanérisation datent de 2005 et la dématérialisation des pièces justificatives est officiellement reconnue depuis le Journal officiel du 6 mai 2012, actant la naissance de la nouvelle convention pharmaceutique.

Economie de temps et de consommables

« En attendant la totale dématérialisation prévue dans la version 1.40 avec le projet SCOR (SCanérisation des ORdonnances), pour l’instant suspendu par le CNDA (Comité national de dépôt et d’agrément qui s’occupe de tous les agréments informatiques relatifs notamment aux différentes versions Sésam-Vitale et à leurs modalités d’application), depuis le 31 juillet 2012 il n’y a plus de nouveaux agréments, la dématérialisation des pièces justificatives a généré une considérable économie de temps, environ 5 heures par semaine, et de consommables, deux ramettes par semaine, soit près de 350 € par an », estime Michel Daubas, titulaire à Laudun (Gard). L’archivage lié à l’obligation de conservation des données durant 90 jours ne pose, selon lui, aucun problème non plus en termes de mémoire du disque dur, même si, une solution « cloud » de sauvegarde externalisée peut être envisagée pour plus de sécurité. Côté matériel, Michel Daubas constate une bonne longévité des scanners, estimée à 6 à 8 ans en moyenne si les appareils sont bien entretenus (éviter les agrafes lors des scannages). Quant à la qualité, elle est indispensable pour éviter les rejets : « il faut vérifier la lisibilité et le sens du scannage et opter pour un scanner recto verso pour gagner en rapidité au comptoir. Le coût d’un bon appareil est inférieur à 500 € », complète Michel Daubas qui ne peut cependant que constater un recul de la perspective « zéro papier » avec l’application du dispositif « Tiers payant contre générique » : il estime à 6 % des cas le recours à la feuille de soin papier (15 % dans les départements où le dispositif s’applique même en présence de la mention manuscrite « non substituable » ).

Jean-Luc Dufour, titulaire à Caen (Calvados), est passé au scannage le 1^er avril pour 3 000 €, une dépense à mettre en regard de l’indemnisation annuelle de 418,60 € versée par l’Assurance maladie, pour les pharmaciens numérisant les pièces et les adressant à la caisse, soit par télétransmission, soit sur CD-Rom. « Le gain d’environ 1 heure par jour ouvré, lié à la dématérialisation, nous a permis d’initier des formations pour l’ensemble de l’équipe », se félicite le titulaire. « Le scannage demande d’alerter les patients sur le fait qu’ils doivent quand même conserver leur ordonnance pour les renouvellements ».

Denis Tasse, installé à Yèvres (Eure-et-Loir), scanne ses pièces justificatives depuis 6 ans. « Nous avons d’abord expédié les scans des ordonnances avec le bordereau édité par Winpharma. Le gain de temps est estimé à environ 7 heures hebdomadaires. Aujourd’hui, nous éditons sur CD-Rom tous les 15 jours, une tâche qui nous prend environ 1 heure ». Philippe Tonda, titulaire à Marseille (Bouches-du-Rhône), équipé par ASP-Line, dématérialise depuis début juillet. La transition s’est traduite par un changement d’unité centrale pour assurer la sauvegarde correcte des scans, l’achat de scanners et de platines pour passer en version graphique, soit un leasing de 13 000 €. « Ne faisant une sauvegarde qu’une fois par jour, je continue à éditer une version papier des pièces justificatives pour ne pas perdre les données de ma journée. Je fais des économies sur les bordereaux ».

Vigilance, qualité et confidentialité

Seule vigilance aujourd’hui selon Denis Tasse, la qualité des scans : « nous scannons en mode normal une ordonnance dactylographiée et en haute définition celle manuscrite ». Chez Patrick Saint-Yrieix à Bordeaux (Gironde), la dématérialisation date de février : « Le scannage et la conversion des documents sont un grand confort au niveau de la délivrance, en cas de litige avec les médecins ou les patients : erreurs de dosage, etc. Nous avons gagné en qualité de dispensation. Nous continuons à archiver les versions papier pendant 3 mois puis les détruisons. Pour des raisons de confidentialité, nous avons investi dans un destructeur de papier ». Dominique Philippe, titulaire à Vauvillers (Haute-Saône), équipé d’un logiciel Caduciel depuis 11 ans, est passé au scannage systématique : « Nous scannions depuis des années mais l’agrément de notre CPAM date d’avril. Nous n’imprimons plus aucun support papier. Nous devons juste contrôler les scans : nous avons eu quelques retours pour des tampons de médecins pas assez visibles. Nous avons donc mis en place un contrôle qualité, avant la transmission à la sécurité sociale : nous vérifions toutes les facturations (cohérence des produits et des quantités délivrées entre le volet facturation et l’ordonnance scannée). Nous gagnons 5 heures par semaine sur la télétransmission. Finalement, le scannage est plus rapide que l’impression au dos de l’ordonnance via des imprimantes à aiguilles ! »

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