Organiser la documentation - Le Moniteur des Pharmacies n° 2918 du 04/02/2012 - Revues - Le Moniteur des pharmacies.fr
 
Le Moniteur des Pharmacies n° 2918 du 04/02/2012
 

Entreprise

FICHE QUALITÉ

Auteur(s) : Martine Costedoat*, Cécile Sarraute**

LISTER LES DOCUMENTS IMPORTANTS

• Les documents obligatoires :

• documentation officinale (Pharmacopée française, Pharmacopée européenne, Formulaire national, Guide des bonnes pratiques de préparation…) ;

• documentation sur le droit du travail (convention nationale collective des pharmaciens, registre unique du personnel…).

• Les documents liés au fonctionnement de l’officine :

• organisation du travail ;

• information et/ou formation des équipes.

• Les documents destinés aux clients pour :

• favoriser les traitements et l’observance ;

• contribuer à l’amélioration de la santé publique ;

• renforcer les arguments de vente et de conseils.

ORGANISER LA COLLECTE DES INFORMATIONS

• Identifier le responsable de la documentation.

Un seul est suffisant, le titulaire se chargeant du suivi des informations réglementaires.

• Sélectionner des sources d’informations fiables et en nombre limité.

• Pour les documents réglementaires : www.travail-emploi-sante.gouv.fr, www.legifrance.fr, www.wk-pharma.fr

• Pour les médicaments, pathologies ou matériels : fiches de la presse professionnelle, grossistes, laboratoires…

• Pour la parapharmacie : documents présentés par les commerciaux, fiches produit.

• Pour les informations d’ordre général : notes de la Sécurité sociale, www.ordre.pharmacien.fr, www.ameli.fr

• Après lecture de la documentation reçue, le responsable sélectionne les informations qui doivent être diffusées.

• Les documents récents adressés par les laboratoires, ou autres sources d’informations sélectionnées, sont placés dans une bannette « Nouveautés ».

• Une fiche « Nouveaux médicaments » peut être rédigée pour les plus importants d’entre eux.

FAIRE CIRCULER L’INFORMATION

• Organiser la périodicité des informations

• Identifier les documents par une référence (liée au thème, à la date…).

• Préparer une fiche « Suivi de lecture » type qui sera utilisable pour chaque communication. Elle comprendra le nom des personnes concernées et devra être signée par chacun après lecture.

• Définir le mode de communication interne le plus pratique :

• panneau d’affichage ;

• fiches d’informations répertoriées et identifiées par date d’émission ;

• bannette de tri au nom de chaque collaborateur placée dans une zone de passage quotidien ;

• classeur pour les fiches de documentation des produits entrés en stock et des nouveautés importantes.

• Laisser la documentation accessible pendant une dizaine de jours puis l’archiver.

GÉRER LES DOCUMENTS POUR LES PATIENTS

• Ils peuvent être fournis soit par les laboratoires, instances professionnelles ou structures d’information de santé publique (INPES, Cespharm…), soit créés par l’officine. Ils seront validés par le responsable avant d’être mis à disposition du public. Ils doivent être régulièrement actualisés.

• Afin d’en faciliter la gestion, créer un fichier répertoriant les références de la documentation et les quantités commandées. Contrôler régulièrement le stock.

• Créer un message informatique signalant la possibilité de remettre une documentation lors de la délivrance de certaines spécialités préalablement sélectionnées (AVK, hypocholestérolémiants, sevrage tabagique…).

TRIER RÉGULIÈREMENT LA DOCUMENTATION

• Tous les mois, trier les documents afin d’éviter un engorgement des informations.

• Archiver les documents importants (contraintes légales, dispositions de délivrance particulière…).

• Eliminer du classeur « Nouveaux médicaments » les fiches des produits déjà délivrés plusieurs fois et mieux connus de l’équipe.

• Mettre à la disposition des collaborateurs, pendant un mois et dans un lieu accessible, les revues professionnelles.

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