QUATRE ÉTAPES POUR DEMATÉRIALISER SES DOCUMENTS

Lorsque nos fournisseurs seront en mesure de nous proposer la dématérialisation de tous les documents que nous échangeons avec eux, je pense que je gagnerai largement une demi-heure de travail par jour. » A l’image de Laurent Dautria, à Lyon, les officinaux sont de plus en plus nombreux à apprécier les avantages de la dématérialisation des documents. Certains ont pu expérimenter ce service grâce aux initiatives des CPAM et des mutuelles qui l’encouragent et le généralisent. Pour autant, les spécialistes estiment que la dématérialisation doit être une démarche pensée et organisée en amont.

1 Faire un état des lieux des besoins

« La dématérialisation vise à se libérer de certaines tâches. Cela nécessite de mettre à plat son organisation afin de définir ce qui peut être dématérialisé, comment, avec quel niveau de risque et, surtout, afin de savoir quels en seront les avantages », explique Philippe Lévy, responsable du cabinet de conseil aux officines Neopharma. Mais le nombre limité de documents commerciaux et comptables des petites officines s’accorde parfois mal avec les imposants systèmes proposés par les fournisseurs, souvent adaptés aux grandes entreprises. D’où la nécessité de tout repenser en amont. « La dématérialisation est l’occasion de remettre en cause l’organisation générale des systèmes d’informations, de stockage et de communication au sein de l’officine. Ce sont des changements d’habitudes auxquels il faut associer son personnel », insiste Philippe Becker, directeur du département pharmacie chez Fiducial.

Cet état des lieux permettra de déterminer ce qu’une officine souhaite conserver en gestion classique et, à l’inverse, les documents qu’il est possible de faire transiter par des flux immatériels. « La dématérialisation doit être appréhendée comme un investissement sur le long terme », estime Philippe Becker.

2 Dématérialiser progressivement

Pour initier un processus de dématérialisation, le pharmacien doit procéder pas à pas pour prendre le temps d’analyser la pertinence du processus. « Aujourd’hui, c’est une réalité pour tous les pharmaciens avec la télétransmission en direction des organismes sociaux payeurs. Dans ce cadre, il n’y a pas de retour en arrière possible. D’ailleurs, toutes les administrations commencent à rendre certains actes de dématérialisation obligatoires, comme les déclarations de TVA ou la télétransmission », explique Philippe Becker. Une démarche progressive permet alors de réajuster le tir si besoin.

« La dématérialisation représente un gain de temps considérable. Nous n’avons plus à ouvrir les courriers et à classer les documents, ni même à les archiver puisque nous avons opté pour un « cloud computing » chez notre comptable », observe Laurent Dautria. Cette technique consiste à déporter vers des serveurs distants des traitements informatiques traditionnellement utilisés dans des serveurs locaux. D’ailleurs, dans cette officine lyonnaise les salariés reçoivent leur bulletin de salaire via Internet, les archives sont numérisées et des fournisseurs font transiter bons de commandes, de livraison et factures par e-mail.

3 Sécuriser la transmission

Outre le gain de temps, la dématérialisation permet aussi de gagner en sécurité. Pourtant, c’est l’une des réticences majeures des officinaux. A tort. « Aujourd’hui, la technologie fonctionne parfaitement, seules les réticences des professionnels ou du public freinent le développement de la dématérialisation », arguë Philippe Levy. Philippe Becker souscrit à cette analyse, même s’il comprend ce scepticisme. « La sécurité est indissociable de la dématérialisation. Même dans une cave humide on peut récupérer des feuilles de papier et les relire. Or, un disque dur cassé, une sauvegarde mal faite ou effacée, c’est la catastrophe ! L’accent doit être mis sur la sécurité des archivages et d’accès aux serveurs. »

Un système existe qui peut rassurer les plus frileux : le certificat électronique. Il permet de s’identifier sur Internet, garantissant la protection des données transmises. Considéré comme une vraie signature manuscrite, le certificat électronique s’exprime par un cryptage représentant une suite de nombres. Il permet, entre autres, aux entreprises de transmettre de manière confidentielle des courriers, contrats, bons de commande, lettres de relance, ou d’effectuer des déclarations sociales et suivre ses paiements fiscaux. Pour l’obtenir, il faut faire une demande auprès d’un prestataire de services de certification (PSC), dont le rôle est de certifier que la signature émane bien de son div. Divers organismes proposent ce service, comme les chambres de commerce et d’industrie (www.chambersign.fr) ou Certeurope (www.certeurope.fr). Le prix du certificat coûte en moyenne, selon les options, de 40 à 80 euros par an.

4 Trouver une offre adaptée

Contrairement aux idées reçues, dématérialiser peut se réduire à investir dans un simple scanner pour échanger les documents avec son comptable. Mais, pour mettre en place une gestion fiable et efficace de la dématérialisation avec ses fournisseurs, son comptable et les organismes sociaux, mieux vaut se doter d’un outil informatique, souvent associé aux logiciels de gestion des officines. Certains sont basiques et se chargent de transmettre les documents commerciaux, d’autres sont plus complets et intègrent les catalogues et les commandes automatiques.

Par exemple, Isipharm, avec son logiciel Leo, couple la gestion des stocks et des commandes. « Il permet la télétransmission avec les organismes sociaux, mais aussi les fournisseurs pour les bons de commandes et il peut également se charger de lancer les commandes automatiquement dès lors que le stock franchit un seuil prédéfini par le pharmacien », explique Joffrey Blondel, directeur général adjoint d’Isipharm. Quant à Alliadis, il s’est rapproché de certains laboratoires afin d’intégrer leurs catalogues en ligne, en plus de la transmission informatique des bons de commandes et de livraisons. « La sécurité est renforcée car les risques d’erreurs de saisie manuelle sont limités. En outre, en cliquant sur un produit, le pharmacien voit immédiatement son bon de commande », explique Carole Normandin, directrice du développement et du service chez Alliadis.

Face à cette multitude d’offres, il faut être vigilant pour souscrire au (x) seul(s) service(s) dont on a vraiment besoin. Et anticiper. Ainsi, même si l’on ne souhaite pas opter pour la dématérialisation à l’occasion de l’installation ou du changement du logiciel de gestion, il est préférable d’opter pour un outil intégrant cette fonction sans avoir à revoir l’ensemble du système d’information.