FRAIS PROFESSIONNELS ET AVANTAGES EN NATURE DU DIRIGEANT - Le Moniteur des Pharmacies n° 2874 du 19/03/2011 - Revues - Le Moniteur des pharmacies.fr
 
Le Moniteur des Pharmacies n° 2874 du 19/03/2011
 

Entreprise

FISCALITÉ

Auteur(s) : Par François Pouzaud

Repas d’affaires, frais de déplacement, véhicule de fonction, téléphone portable… Comment sont traités les avantages en nature et frais professionnels du dirigeant ? Que peut-il déduire ? Dans quelles limites ? Réponses.

Le pharmacien bénéficie d’avantages en nature quand son entreprise lui permet de réaliser une économie en supportant, à sa place, certaines de ses dépenses personnelles. Ces avantages en nature sont soumis à des cotisations sociales, salariales et patronales. Ils sont également assujettis au barème progressif de l’impôt sur le revenu pour les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL ou de SELARL, mais aussi dans les cas de dirigeants majoritaires dans une SARL ou gérants associés uniques d’EURL. « Si le montant de l’avantage en nature est excessif, le surplus est imposable dans la catégorie des revenus des capitaux mobiliers sans que le contribuable puisse bénéficier de la déduction forfaitaire de 10 % », précise Olivier Delétoille, expert-comptable du cabinet ArythmA.

• Les cotisations patronales liées aux avantages en nature sont déductibles du résultat imposable de la société. « En cas de montant excessif, le surplus est réintégré dans la base imposable et soumis à l’impôt sur les sociétés assorti des pénalités », prévient l’expert-comptable. Pour faciliter les contrôles fiscaux et sociaux, Olivier Delétoille précise que « les avantages en nature doivent être récapitulés sur un document spécial annexé à la comptabilité. Pour les personnes les mieux rémunérées, il faut également faire figurer ces avantages sur un relevé détaillé des frais généraux », complète Patrick Bourgeois, expert-comptable du même cabinet.

• Sur le plan fiscal, les avantages en nature sont normalement évalués à leur valeur réelle à défaut d’avoir un contrat de travail de l’entreprise. Néanmoins, pour les gérants minoritaires et égalitaires de SARL et de SELARL ainsi que pour les dirigeants de SELAS, l’avantage en nature correspondant à l’utilisation privée d’un véhicule et d’outils issus des NTIC (ordinateur, téléphone portable, smartphone) peut être évalué forfaitairement – comme pour les salariés – sur la base d’un forfait annuel estimé à 10 % du coût d’achat du bien ou de l’abonnement. « L’administration fiscale tolère toutefois que l’avantage en nature ne soit pas déclaré lorsque l’usage privé se limite à une utilisation raisonnable pour les besoins ordinaires de la vie quotidienne et familiale, comme des appels de courte durée au domicile ou des consultations de serveurs pratiques sur Internet », fait remarquer Patrick Bourgeois.

• Les dépenses liées à l’usage professionnel du véhicule sont directement supportées par la société. Elles peuvent être déduites de son résultat. « Dans les situations où le dirigeant utilise le véhicule de fonction à titre privé, il bénéficie d’un avantage en nature imposable et soumis à cotisations », souligne Olivier Delétoille. L’avantage en nature soumis à l’impôt doit être évalué à sa valeur réelle, quelle que soit la rémunération du dirigeant et même s’il dispose d’un contrat de travail.

La valeur doit être calculée au prorata de l’usage privé du véhicule. « Il faut tenir compte de l’amortissement, à savoir 20 % du prix du véhicule s’il a moins de cinq ans et 10 % s’il est plus ancien, mais aussi de l’assurance, des frais d’entretien et de carburant. En revanche, l’évaluation ne doit pas inclure les dépenses de réparation du véhicule, la taxe sur les véhicules de société ou les éventuels intérêts de l’emprunt contractés par l’entreprise pour acquérir le véhicule », détaille l’expert-comptable.

• Lorsque le pharmacien utilise son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels, la société doit lui rembourser ses frais, qui seront déductibles du résultat imposable de l’entreprise. Le dirigeant calcule alors son impôt sur le revenu en tenant compte des frais professionnels. Il peut choisir deux options : une déduction forfaitaire de 10 %, plafonnée à 14 157 € en 2011, ou la déduction, sur option, des frais réels. « Il pourra déduire sur sa feuille d’impôt, au prorata de l’utilisation professionnelle, l’amortissement du véhicule, les frais de carburant, de réparation, d’entretien, de pneumatiques et les primes d’assurance », remarque Patrick Bourgeois. S’il ne peut justifier le montant exact de ces frais, le dirigeant peut évaluer ses frais de kilométrage et de carburant à partir des barèmes fiscaux. Les autres frais sont alors évalués pour leur montant réel. Les frais d’autoroute et les intérêts d’emprunt peuvent aussi être déduits, au prorata de l’utilisation professionnelle, pour leur coût réel.

L’utilisation d’un barème ne dispense pas le dirigeant de justifier de la réalité de ses déplacements professionnels. De plus, si le dirigeant opte pour la déduction de ses frais réels, les sommes qui lui sont versées à titre de remboursement doivent être déclarées et soumises à l’impôt. Sans oublier que le véhicule d’un dirigeant utilisé à des fins professionnelles donnant lieu à des remboursements de frais est assujetti à la taxe sur les véhicules de société.

• Le repas d’affaires est une dépense à caractère exceptionnel, engagée dans l’intérêt de l’entreprise. Par conséquent, elle doit être dûment justifiée par une facture mentionnant la date du repas, l’identité des participants et le montant de la dépense.

• Les frais de repas professionnels sont considérés comme un avantage en nature « nourriture ». Il devra être réintégré dans la rémunération du dirigeant et soumis à cotisations sociales. « Les frais de repas professionnels sont traités différemment selon le statut du chef d’entreprise », précise Olivier Delétoille.

• Pour les entrepreneurs individuels, les frais de repas pris sur le lieu de travail par les titulaires, en raison de l’éloignement de leur domicile, sont déductibles du résultat imposable. Ce montant correspond à la différence entre la dépense justifiée du repas pris sur le lieu de travail – plafonnée à 17,05 € pour 2011 – et la valeur d’un repas à domicile (4,42 € pour 2011) restant à la charge du dirigeant. Cette année, la déduction maximale s’élève donc à 12,63 € par repas.

Pour les dirigeants de sociétés, l’entreprise peut aussi rembourser, sur justificatifs, les frais de restauration supplémentaires engagés dans le cadre de son activité (par exemple lors d’un déplacement). Il s’agira d’une charge déductible pour la société et exonérée de cotisations sociales.

Fiscalement, les frais de repas sont imposables si le dirigeant a opté pour la déduction des frais réels. La somme déductible correspond à la dépense effective, défalquée du coût d’un repas qui aurait été pris à domicile (soit 4,42 € par repas en 2011).

L’entrepreneur individuel

L’exploitant en nom propre peut déduire, lui aussi, de son résultat imposable les dépenses liées à son activité professionnelle, qu’elles soient réglées sur la trésorerie de l’entreprise ou sur ses fonds personnels. Les frais correspondant à la distance séparant son domicile du lieu de travail – à concurrence des 40 premiers kilomètres (soit 80 kilomètres aller/retour) – sont toujours déductibles. Il est possible de dépasser ce plafond en cas de circonstances particulières (raisons de santé, écarts de coût du logement…).

Mais les entrepreneurs individuels ne peuvent utiliser le barème kilométrique. En revanche, ils peuvent évaluer de façon forfaitaire, à partir du barème officiel, les frais du carburant consommé lors de déplacements professionnels avec un véhicule à usage mixte. Les autres frais sont retenus pour leur montant réel.

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