3 conseils pour mieux gérer son stock

1. Analyser le flux de marchandises

Les spécialistes estiment, qu'en moyenne, le stock d'une officine représente 8 % du chiffre d'affaires. Or, beaucoup de pharmaciens pensent avoir peu de marge de manoeuvre sur cette donnée. A tort, rétorquent les gestionnaires avertis. « Le premier poste d'augmentation de revenus se trouve dans le back-office », analyse le consultant Philippe Lévy, fondateur de Néopharma. La remarque prend d'autant plus de sens que désormais, sous la pression de la loi LME qui impose des délais de paiement non négociables et sur fond de mauvaise conjoncture, tout acte d'achat doit être mûrement réfléchi. Pour agir sur son stock, il faut donc d'abord le connaître. Philippe Lévy distingue ainsi trois types de stock : le premier dit « actif » est, de loin, le plus simple à gérer. « C'est celui qui tourne. Il représente, en moyenne, 20 % des produits de l'officine et 80 % de son chiffre d'affaires. » En revanche, le stock « dormant », composé de produits dont les délais d'écoulement moyens se situent entre 12 et 18 mois, coûte souvent très cher. « Il n'est pas rare de pouvoir récupérer 50 000 à 100 000 euros par an sur le stock dormant », avance Philippe Lévy.

Entre les deux, il existe un stock « politique » sur lequel il est plus difficile d'agir, tant les arbitrages relèvent d'une véritable stratégie. « Pour certains pharmaciens, ce stock est une pratique managériale car ils refusent de faire revenir un client. Ils stockent donc pratiquement tous les produits », constate Philippe Lévy, convaincu néanmoins qu'en ces temps difficiles un arbitrage s'impose.

2. Agir sur les commandes

« Les pharmaciens n'ont plus les moyens de faire de l'officine le lieu de stockage des laboratoires, renchérit l'expert. Jusque-là, la performance d'achat était liée au sur-stockage des pharmacies, qui négociaient des remises ou des délais de paiement. Maintenant, elles doivent trouver une nouvelle manière de négocier pour avoir des remises sans alourdir les stocks. »

Pour autant, même si le quasi-flux tendu doit désormais s'imposer comme mode de gestion des stocks, il n'est pas question de sous-stocker. « Il faut acheter en fonction de ses besoins », résume Joëlle Hermouet, responsable de Formaplus, pour qui la parapharmacie doit concentrer la majeure partie des efforts de gestion de stock. « Pour qu'une gamme soit vendeuse, il faut un rayon bien achalandé », remarque-t-elle. Tout l'art d'une gestion de stock réussie consiste à arbitrer entre des approvisionnements plus fréquents, mais moins remisés, ou une à deux commandes par an et des taux de remise plus attractifs. « Il est primordial de bien analyser ses délais d'écoulement. Si, pour récupérer deux points de remise, un pharmacien double la commande et se voit obligé de sortir 50 % du stock en périmé, cela ne vaut pas la peine », note l'experte. La consultante conseille également de ne pas multiplier les sources d'approvisionnement afin de développer de « véritables partenariats » avec ses fournisseurs et ainsi d'acheter à de meilleures conditions.

3. L'idéal, un stock au fil de l'eau

Pour éviter au maximum les invendus, des pharmaciens n'hésitent pas à gérer leur stock en flux tendu. C'est notamment le cas de Laurent Dautria. Associé depuis 10 ans de la Pharmacie de la place ronde à Lyon, cet officinal a toujours pris le plus grand soin à organiser son back-office. Et la gestion des stocks occupe une grande partie de son temps. « Il est indispensable d'avoir une action continue pour faire diminuer le coût du stock », argue le pharmacien. Aussi, cette officine travaille désormais « au fil de l'eau » pour l'ensemble des produits commercialisés. « Gérer son stock, ce n'est pas seulement gérer le hors médicament, car on ne peut pas se passer de gérer 75 à 80 % de son chiffre d'affaires. En outre, la gestion du stock est facilitée, car nous pouvons être livrés toutes les quatre heures. » Pour bien gérer son stock, le pharmacien s'efforce de mieux acheter. D'où, au préalable de toute commande, une analyse de la chalandise permettant de définir les besoins de la pharmacie. L'officine négocie ensuite à l'année avec les grossistes. « Nous nous entendons sur un volume et nous négocions une marge brute en valeur sur un an », résume le pharmacien lyonnais. Avec les laboratoires, l'officine « globalise les achats sur l'année et scinde le marché annuel en un nombre de livraisons prédéfinies qui correspondent aux délais de paiement. Nous sommes ainsi passés de trois commandes par an à une tous les deux mois environ. Avec cette formule, le laboratoire a une garantie de chiffre d'affaires sur un an. Quant à la pharmacie, elle peut maîtriser ses coûts et ses délais de paiement », se félicite Laurent Dautria. Sans compter qu'un soin particulier est porté à la préparation des commandes. « La personne qui gère la commande signe le bon de livraison. En amont, c'est également elle qui a calculé ses prix et imprimé les étiquettes, afin que tout soit prêt lorsque les produits rentrent.»