Les nouveaux services des tiroirs-caisses - Le Moniteur des Pharmacies n° 2817 du 13/02/2010 - Revues - Le Moniteur des pharmacies.fr
 
Le Moniteur des Pharmacies n° 2817 du 13/02/2010
 

POINT DE VENTE

Entreprise

Le traditionnel tiroir-caisse de papa a vécu. Aujourd'hui, les pharmacies peuvent s'équiper de dispositifs ultraperfectionnés, combinant la fonction de caisse avec un logiciel informatique. Certaines peuvent même compter des billets, conditionner des pièces de monnaie ou détecter des faux billets. Retour vers le futur.

1. Une assistance informatique

Dans une majorité d'officines, l'équipement en caisses est presque rudimentaire. En moyenne, ces officines disposent de six postes reliés à deux tiroirs-caisses. Mais leur ouverture est rarement connectée à l'informatique. Dans une pharmacie, une caisse enregistreuse n'est souvent pas nécessaire car même le rendu monnaie s'affiche à l'écran.

Concrètement, rares sont les titulaires qui se sont équipés d'un écran d'affichage du prix à destination du client. Or, selon les officines, de 50 à 80 % des montants perçus sont en espèces, ce qui rend la tâche de gestion forcément plus complexe. Pourtant, le pharmacien peut bénéficier d'une aide informatique pour calculer son fond de caisse, ce qui lui permet d'évaluer précisément un minima et un maxima en tenant compte de l'historique de ses caisses successives.

Les systèmes de gestion de caisse comportent, pour certains, un logiciel de l'officine en lien direct avec les terminaux de carte bancaire (intégrant ou non un lecteur de carte Vitale). Ce logiciel est parfois aussi relié avec un lecteur de chèque permettant d'éviter la saisie du montant, mais aussi de contrôler la validité du chèque à la banque.

Certains prestataires proposent aux officines des logiciels intégrés à la caisse afin de faciliter le quotidien de l'équipe derrière le comptoir. C'est par exemple le cas d'Isipharm. « Nos logiciels reliés aux caisses permettent aux titulaires d'avoir un tableau récapitulatif d'arrêté de caisse qui présente le chiffre d'affaires par type de prestation et d'encaissement (chèque, carte bancaire, espèces et tiers payant) ainsi qu'un relevé de suivi des dus. Il existe aussi une interface avec le tiroir-caisse qui s'ouvre automatiquement avec l'encaissement des espèces et des chèques », indique Evelyne Quireza, directrice marketing chez Isipharm.

Ce type de logiciel permet une gestion multicaisse avec la possibilité d'attribuer librement un poste par caisse ou une caisse pour plusieurs postes. Lorsque la gestion se fait en multicaisse, le titulaire dispose d'un point de fin de journée à la fermeture de chaque caisse et d'une compilation dans un arrêté global.

Ce système d'encaissement intégré recèle, pour l'équipe officinale, certains avantages :

- une correction rapide des anomalies avant la fermeture de caisse ;

- un pointage des chèques et des cartes bancaires à l'écran, d'où un gain de temps et une économie de papier ;

- un contrôle des espèces, simple tant au niveau de la quantité des pièces et billets que des montants totaux ;

- il est également possible de différer la fermeture de la caisse (par exemple lorsqu'il faut partir plus tôt le soir) ou de reporter la remise d'un chèque de plusieurs jours. L'engagement sera tenu car le système empêche la remise du chèque.

2.Des dispositifs ultrasophistiqués

Après l'encaissement intégré relié à un logiciel, il existe des caisses sophistiquées qui fonctionnent comme de vrais petits robots. Ainsi, les commerces de proximité peuvent bénéficier de technologies de reconnaissance des faux billets (ultraviolet, infrarouge, détection du film magnétique central) et de traitement des espèces avec des systèmes de compteuses, de trieuses ou de conditionnement des pièces, d'orientation des billets pour la remise en banque. En général, ce type de matériel s'adapte à un logiciel de gestion. Par exemple, la société Traidis propose, pour un investissement de 3 000 euros, des caisses avec caisson sécurisé connecté à l'informatique, sous le comptoir, qui prélève automatiquement les billets à différents moments de la journée et détecte les faux billets.

Certaines technologies initialement destinées aux banques et aux transporteurs de fonds ont été adaptées aux commerces de proximité. L'un des prestataires de ce marché de niche, Scan Coin France, a ainsi équipé quelque 200 commerces de trois systèmes sécuritaires, et en particulier d'une nouvelle caisse intelligente lancée en 2008.

On est loin de la simple caisse enregistreuse qui permettait seulement de faire un cumul non connecté des sommes perçues. Cette société propose donc des tiroirs-caisses entièrement autonomes obéissant au même principe que la carte bancaire : le consommateur introduit son moyen de paiement, la machine rend elle-même la monnaie. L'argent est ensuite stocké. Ce système peut se connecter à n'importe quel logiciel métier. Un algorithme calcule le fond de caisse optimal pour le lendemain.

Toutes ces opérations se font bien sûr sans intervention humaine. Permettant de gagner en temps humain (et donc en coût salarial), ces machines coûtent tout de même la bagatelle de 15 000 euros. Mais elles sont surtout adaptées aux pharmacies de plus de 5 millions d'euros (correspondant en termes de flux financiers à de petites supérettes), qui devraient gérer des systèmes de caisse entièrement intégrés. « On estime que le paiement en espèces est en évolution de 5 % par an depuis le passage à l'euro. Or, son traitement est coûteux et pose des problèmes de sécurité », argumente Vincent Saubaber, directeur général de Scan Coin France.

Combien ça coûte ?

-Tiroir-caisse : de 70 à 450 Û (selon le degré de sophistication, la compacité, la solidité, la capacité de connexion à une imprimante ou au système informatique).

-Imprimante ticket de caisse/chèque : de 480 à 680 Û.

-Afficheur client : 100 à 280 Û.

-Compteuse de billets : 230 à 1 000 Û (avec détecteur de faux).

-Compteuse de pièces : de 300 à 1 500 Û (connectée, actualisable).

-Détecteur de faux billets : 100 à 300 Û.

Manuel versus logiciel

- A la main

Guy Pillot, titulaire d'une officine de moins d'un million d'euros de chiffre d'affaires à Sennecey-lès-Dijon (Côte-d'Or), gère les espèces à l'aide d'un tiroir-caisse basique doté de compartiments de pièces et de billets déconnecté de son système informatique. Ce pharmacien n'utilise pas de compteur de billets et de pièces. « Je vérifie manuellement ma caisse tous les soirs. Je travaille toujours avec les mêmes collaborateurs et, la plupart du temps, ma caisse est juste au centime prêt. Le fond de caisse est de 150 euros tous les matins. »

- Avec un logiciel

A la tête d'une pharmacie de 2,4 millions d'euros, Christian Courcelle, installé à Barlin (Nord-pas-de-calais), utilise Pharmavision pour gérer sa caisse. Ce logiciel lui permet de ventiler les paiements (tiers payant, carte bancaire, chèque, espèces) mais aussi de s'assurer de la traçabilité à travers les numéros de facture et d'identité de ses clients. « Le comptage se fait aussi de façon manuelle. Nous avons également mis en place un tableau Excel qui facilite le comptage », explique le pharmacien.

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