Analysez vos comptes annuels - Le Moniteur des Pharmacies n° 2670 du 24/03/2007 - Revues - Le Moniteur des pharmacies.fr
 
Le Moniteur des Pharmacies n° 2670 du 24/03/2007
 

Cahier Entreprise

Faute de temps ou par manque d'intérêt, vous n'avez pas toujours accordé l'attention nécessaire à l'analyse de vos comptes annuels. Mais la conjoncture économique se fait pressante et vous impose de revoir vos orientations stratégiques. Voici un outil synthétique qui devrait vous permettre de vous y atteler.

QUIZ

Déterminez votre profil

Pour savoir quel est votre profil, munissez-vous de votre compte de résultat. Entourez le personnage selon votre situation :

Quand le résultat est supérieur ou égal à zéro (par rapport à l'année n - 1)

Quand le résultat est négatif (par rapport à l'année n - 1)

1. FAITES VOS COMPTES

2. SITUEZ-VOUS

3. OCCUPEZ-VOUS DE VOTRE CAS

PROFIL PROSPÈRE

Installé de longue date, vous n'avez plus d'emprunt. Tous les clignotants sont passés au vert.

PROFIL CLASSIQUE

Installé récemment, votre activité est bonne mais vous supportez un lourd endettement.

PROFIL INQUIÉTANT

Victime de la conjoncture, votre CA est en baisse et vous êtes de surcroît financièrement étranglé.

PROFIL ENDORMI

Installé de longue date, vos emprunts sont remboursés mais votre rentabilité n'est pas optimale. Il est temps de changer vos habitudes

cas pratique n° 1

Le profil « prospère »

Vous êtes installé de longue date et avez fini de rembourser vos emprunts. Tous les clignotants sont au vert (voir tableaux ci-dessous) et vous vous interrogez sur de nouvelles stratégies de développement de votre affaire (création d'une spécialisation, embauche...) ou sur de nouveaux investissements (agencements, placements des excédents de trésorerie...).

Pour retrouver les indicateurs de votre profil dans les comptes annuels, consultez les comptes annuels, le détail des comptes, le bilan et compte de résultat synthétique.

Le compte de résultat

Le CA augmente de manière soutenue entre 2005 et 2006.

Le taux de marge est élevé.

Les frais sont maîtrisés.

La rentabilité, mesurée par la PCG, est excellente (plus de 17 % du CA).

Les frais financiers sont inexistants.

Pas de charges exceptionnelles.

Le bilan

Le fonds de roulement est positif.

L'autonomie financière vis-à-vis des banquiers est totale.

Le BFR se situe à un niveau normal.

La trésorerie globale est largement positive.

La structure bilanciel est équilibrée.

Analyser votre activité et votre rentabilité en 5 étapes

Où retrouver votre CA hors services ?

En ligne FC du tableau 3 de la liasse fiscale. Assurez-vous qu'il correspond bien au CA comptoir selon vos états statistiques de ventes (édités par votre système informatique). Il faut raisonner HT. Attention d'isoler le CA généré par des rétrocessions !

Compte de résultat (structure IR - 1 exploitant) Le bilan au 31.12.2006

Déterminez la marge de votre officine

Déduire du CA les achats consommés.

uLes achats consommés se retrouvent en lignes FS et FT. Ils correspondent à l'ensemble des factures d'achats reçues et comptabilisées dans l'année (peu importe de savoir si elles sont payées ou pas, car en comptabilité on enregistre en charges les factures d'achats qui correspondent à des livraisons réellement opérées) augmenté du stock de début d'exercice et diminué du stock de fin d'exercice.

Déterminez votre performance commerciale et de gestion

De la marge brute, déduire les charges externes, les impôts et taxes, les salaires bruts et charges sociales qui figurent en lignes FW, FX, FY et FZ, mais il faut exclure de ces charges tout ce qui concerne les rémunérations et cotisations du titulaire (CAVP, Urssaf, maladie et CSG déductible) pour dégager la PCG, c'est-à-dire la véritables rentabilité dégagée par l'équipe officinale. Ce ratio autorise donc une comparaison réellement pertinente entre toutes les officines.

Déterminez votre résultat financier

Le résultat financier correspond à la différence entre les produits financiers et les charges financières. Ces dernières englobent notamment les intérêts sur emprunts et les intérêts sur découverts bancaires.

Déterminer votre résultat net

Le résultat net comptable est la différence entre les produits et les charges d'un exercice écoulé. Evidemment, ce n'est pas l'argent qu'il restera au titulaire pour vivre, car ne figure pas dans les charges le capital des emprunts qu'il rembourse par exemple.

Le résultat comptable permettra :

Pour les entrepreneurs individuels de déterminer la base de calcul de leur impôt sur le revenu et de leurs cotisations sociales.

De conforter les capitaux propres. Les financements stables doivent couvrir les investissements stables, et le rapport doit être supérieur à 1 (voir « L'abc » p. 11).

D'un an sur l'autre, le titulaire devra veiller au maintien de cet équilibre.

La composition des financements stables évoluera d'année en année du fait tout simplement du remboursement des emprunts.

Il faut donc contrôler que les résultats maintenus dans l'entreprise seront suffisants, l'augmentation des capitaux propres devant prendre le relais des emprunts qui diminuent.

cas pratique n° 2

Le profil « classique »

Vous êtes jeune installé et fortement endetté : votre activité se développe mais votre gestion est encore mal maîtrisée (voir tableaux ci-dessous). A terme, le remboursement de vos emprunts et l'augmentation de la pression fiscale risquent de déséquilibrer la structure.

Pour analyser votre compte de résultat et votre bilan et retrouver les indicateurs de votre profil, procédez à l'analyse de votre activité en 5 étapes, comme pour le profil « prospère ».

Le compte de résultat

Le CA augmente de manière soutenue entre 2005 et 2006.

La marge n'est pas encore bien maîtrisée, mais il y a des progrès.

Néanmoins, la rentabilité, mesurée par la performance commerciale et de gestion, reste correcte. En valeur, elle augmente de 17,5 % en un an, ce qui est très bien. Et pourtant il est possible de faire encore mieux !

Les frais financiers sont naturellement lourds mais ne se réfèrent qu'aux intérêts des emprunts en cours, car il n'y a pas de découverts bancaires.

Les charges exceptionnelles appréhendent éventuellement les pertes sur les « périmés », traduisant une gestion du stock encore laborieuse.

Le bilan

Le profil « classique », sérieux et travailleur par définition, aura un bilan avec une structure équilibrée, même si l'endettement reste significatif :

Les capitaux propres se confortent entre 2005 et 2006.

Le fonds de roulement reste positif (c'est-à-dire que les financements stables sont supérieurs aux biens stables.

Le besoin en fonds de roulement s'améliore en raison de l'allongement du crédit fournisseurs notamment. Il faut veiller à ce que le crédit fournisseurs ne dépasse pas la valeur du stock. On notera que le stock représente plus de 10 % du CA, ce qui est un peu élevé. En définitive, le BFR est proche de l'équilibre pour une pharmacie standard.

La trésorerie globale reste équilibrée (+ 47 mEuro(s) contre + 60 mEuro(s) en 2005) mais la marge de manoeuvre est étroite. En effet, elle ne permettrait pas de faire face à une baisse significative d'activité liée à un retournement de marché temporaire par exemple ou à tout autre incident. A ce titre, la situation est précaire et il est important de sonder son banquier pour être certain qu'il suivra en cas de coup dur !

Compte de résultat (structure IR - 1 exploitant) Le bilan

Au niveau du compte de résultat

Le profil classique dégage un résultat financier négatif souvent égal aux intérêts des emprunts en cours. S'ils sont supérieurs, cela révèle sans doute que l'entreprise paye des charges financières liées à des découverts bancaires, autrement dit des agios. Si cette situation est chronique, elle révèle, en parallèle, un bilan déséquilibré de manière structurelle. Cela peut être une alerte grave et il convient d'apporter des solutions structurelles appropriées.

Vous pouvez alors poser deux questions fondamentales à votre expert-comptable.

Comment améliorer un résultat financier négatif ?

Plusieurs solutions : réétalement de la dette, apports d'argent du titulaire, renégociation des taux...

Comment contrôler mon niveau d'endettement ?

Il faut se référer au ratio d'autonomie financière qui doit s'améliorer au fil du temps. L'autonomie financière se mesure par la proportion de fonds propres par rapport à l'ensemble des capitaux détenus sur une longue période (fonds propres et endettement).

Autonomie financière =

fonds propres/

Total des capitaux permanents (ou financements stables).

Par exemple, le profil « classique » qui a financé son acquisition à 20 % des besoins de financements à long terme dégagera un ratio d'autonomie financière de 20 % le jour de son installation. Un an plus tard, celui-ci devrait s'améliorer compte tenu du remboursement de la dette, sauf s'il a opéré de trop gros prélèvements.

Dans notre exemple, le ratio d'autonomie financière est de 8,94 % fin 2005 (faible) et passe à 13,82 % fin 2006, compte tenu des résultats dégagés et de la maîtrise des prélèvements. Notre titulaire enregistre donc une amélioration du ratio d'autonomie financière. Mais sa situation reste très précaire. Sa cible pour fin 2007 pourrait être de 21 %. Ce résultat sera atteint si tous les objectifs en termes de rentabilité (résultats dégagés), de maîtrise de prélèvements et du maintien de niveau du BFR sont respectés !

Pour approfondir : Le fait de réduire mes stocks en fin d'exercice a-t-il une incidence sur mon taux de marge ?

Il n'y aura aucune incidence sur la marge en valeur ou sur le taux de marge dégagé. Explication au travers d'un exemple. La marge à la clôture de l'exercice est approchée comme suit :

En imaginant que le pharmacien souhaite diminuer le niveau de son stock à la fin de l'exercice, il doit corrélativement réduire le niveau de ses achats. La diminution des achats de 20 MEuro(s) par exemple n'influence aucunement la marge en valeur ou en pourcentage sur l'exercice, comme démontré ici :

Marge = CA - achats consommés ou Marges = CA - achats - SI + SF

L'abc... L'essentiel pour mieux comprendre

Les comptes annuels

Vous avez en main les comptes annuels de votre entreprise et vous souhaitez en retirer l'essentiel des enseignements. Les documents en votre possession comprennent trois éléments indissociables : le bilan, le compte de résultat et l'annexe, qui forment un tout : les comptes annuels. La « liasse fiscale » est une présentation normée et obligatoire des comptes annuels destinée à l'administration fiscale. Les comptes annuels sont un excellent outil de gestion pour un lecteur averti. Il faut l'analyser avec votre expert-comptable et ne pas oublier de les communiquer à vos partenaires, notamment à votre banquier.

Le compte de résultat

Il résume l'activité qui s'est déroulée entre deux bilans et mesure les performances de l'entreprise en termes de rentabilité au cours de cette période. Dans les faits, lorsqu'un commerçant communique ses comptes annuels, ses partenaires se penchent d'abord sur le compte de résultat, avant de vérifier les équilibres bilanciels. Pourquoi ? Parce qu'il constitue le film du déroulement de la vie de l'entreprise au cours de l'exercice.

Le bilan

Plus statique, il n'est qu'un cliché. Il permet de comprendre comment vous avez financé votre activité. Il reflète notamment l'évolution du niveau de la trésorerie globale, conséquence directe de la rentabilité, celle du besoin en fonds de roulement, du recours à des financements à long terme, ou encore des investissements.

L'annexe

Elle complète et commente les informations des deux autres documents.

Pour l'essentiel, elle indiquera quelles ont été les méthodes de valorisation retenues pour élaborer les comptes (par exemple les stocks sont valorisés au prix d'achat hors taxes après remises), de même que les changements de méthodes. Elle mentionnera les engagements pris en matière de crédits-bails par exemple (quelles sont les échéances restant à courir qui, par convention, ne figurent pas au passif du bilan ?). En définitive, l'annexe devrait aider le lecteur à comprendre les spécificités propres à l'entreprise retenues pour élaborer le bilan et le compte de résultat.

Comprendre le compte de résultat

Le compte de résultat est un document comptable où l'ensemble des charges et des produits de la période sont classés par nature (achats, frais de personnel, fournitures de bureau, etc.). Selon la nomenclature de comptes définie par le Plan comptable, les numéros de comptes commencent par un 6 pour les charges et par un 7 pour les produits.

Pour élaborer le compte de résultat, les différents comptes de la balance sont divisés en trois blocs selon qu'ils concernent l'exploitation normale et courante, la gestion financière ou des opérations exceptionnelles. Exemple : la vente d'un véhicule professionnel va se trouver en exceptionnel, les intérêts de vos emprunts en financier et vos achats de marchandise en exploitation.

L'examen du compte de résultat vous permet donc de déterminer si le résultat net dégagé provient de l'activité même de votre officine, de sa situation financière ou d'éléments exceptionnels. Ainsi, une perte importante n'aura pas la même signification si elle est due à la destruction d'un bien par une tempête (événement exceptionnel) ou si elle est associée à une forte baisse de la marge commerciale.

C'est le cumul de trois résultats - le résultat d'exploitation (qui comprend le détail des produits et charges d'exploitation), le résultat financier et le résultat exceptionnel -, diminué de l'impôt sur les sociétés, le cas échéant, qui correspond au bénéfice ou à la perte de l'exercice.

Comparer

Pour favoriser une bonne analyse, le compte de résultat peut aussi être stratifié en différents niveaux intermédiaires, appelés les « soldes intermédiaires de gestion ». Il est important de comparer ses propres données à celles d'autres officines de même taille ou de même typologie à partir des statistiques professionnelles qui vous sont communiquées. Attention aussi de comparer des comptes comparables ! Ainsi, par exemple, en entreprise individuelle, la rémunération de l'exploitant n'est pas comptabilisée ; en principe, elle fait partie du bénéfice. Alors que, dans une société, celle du dirigeant est incluse dans le poste « rémunération ». Pour une bonne comparaison, un retraitement s'impose donc.

De même, l'endettement professionnel ne figure pas nécessairement et/ou intégralement au passif du bilan. Cette situation classique se rencontre lorsque les titulaires ont emprunté pour racheter les parts d'une société (SNC, SARL ou autre) auprès de précédents pharmaciens. Les intérêts de ces emprunts ne figurent pas dans les comptes de ladite société. Il faut donc procéder à un retraitement avant toute analyse de gestion comparative.

Calculez votre capacité d'autofinancement

Après l'analyse du compte de résultat, qui a permis de comprendre comment l'entreprise réalisait son bénéfice, la détermination de la capacité d'autofinancement et sa comparaison avec les besoins financiers de la pharmacie permettra de contrôler si ceux-ci sont correctement couverts. En effet, le niveau de revenus doit correspondre au train de vie de l'entreprise.

Le résultat de l'entreprise est composé des produits et charges, mais ceux-ci ne sont pas systématiquement générateurs d'un flux de trésorerie. Ainsi, les dotations aux amortissements - charges correspondant à l'usure du matériel - ne génèrent pas de décaissements. De même, les plus-values de cession, notion purement comptable, n'entraînent pas directement de flux.

Pour mettre en lumière les flux de trésorerie réellement dégagés sur l'exercice (capacité d'autofinancement), le résultat doit être retraité en tenant compte de différents ajustements neutralisant les éléments du résultat ne générant pas de mouvement de trésorerie.

Comparez votre capacité d'autofinancement aux besoins de l'officine. Elle doit, en principe, couvrir :

- les remboursements d'emprunts, pour la part du capital (les intérêts étant déjà inclus dans les charges et pris en compte au niveau du résultat) ;

- le montant des investissements autofinancés ;

- les prélèvements du titulaire (prélèvements de l'exploitant pour une entreprise individuelle, dividendes pour une société).

L'excédent permet de constituer un fonds de trésorerie afin de couvrir les besoins qui sont générés par l'activité de la pharmacie, et, éventuellement, l'accroissement de son besoin en fonds de roulement (BFR).

Votre capacité d'autofinancement

Comprendre le bilan

Il fait apparaître et constate, chiffres à l'appui, la situation économique et financière de l'entreprise. Sur cette photographie sont détaillés l'ensemble des biens possédés par l'entreprise (fonds de commerce, immeuble, terrain, matériels, véhicule...) mais aussi ses dettes (emprunt, découvert bancaire, crédit fournisseurs), c'est-à-dire l'origine des fonds qui lui permettent d'exister.

La lecture du bilan apportera la réponse au chef d'entreprise sur les sommes qu'il peut investir ou, au contraire, sur les raisons de la difficulté rencontrée pour réduire son endettement.

Analyser la santé financière de votre entreprise à partir de votre bilan

Pour porter un diagnostic sur la situation financière de l'officine, il faut être capable d'analyser les chiffres de votre bilan grâce à trois indicateurs clés :

Fonds de roulement (FR)

Le fonds de roulement est la différence entre les capitaux permanents (voir encadré ci-dessus, point 1) et le montant des immobilisations (voir encadré ci-dessus, point 2) Une officine équilibrée financièrement doit financer ses emplois permanents par des ressources permanentes. Cela implique donc que les actifs à long terme soient inférieurs au passif à long terme ; l'excédent de capitaux représente donc la valeur du FR qui sera utilisé par le pharmacien pour faire face aux besoins en trésorerie nés de l'exercice de son activité quotidienne.

Si le rapport entre les capitaux permanents (capitaux propres + emprunts à long terme) et les valeurs immobilisés est inférieur à 1, cela signifie que la pharmacie n'a pas mis en place les financements nécessaires pour investir dans ses outils d'exploitation, soit par des apports de l'entrepreneur individuel ou des associés (en société), soit par le concours d'organismes financiers. Le titulaire est tributaire de ses créanciers à court terme pour financer ses immobilisations.

Besoin en fonds de roulement (BFR)

Sur les éléments à court terme du bilan (bas de bilan), il convient d'analyser le poids des stocks et des créances à court terme par rapport aux dettes à court terme.

Le stockage de la marchandise et le délai d'encaissement des créances (clients et autres) impliquent un besoin de financement pas toujours couvert par les ressources procurées par le crédit sur les fournisseurs et autres dettes d'exploitation. Il existe, bien évidemment, un décalage dans le temps entre le moment où l'on achète les marchandises et où on les paie, entre le moment où les marchandises entrent dans l'officine et où on les vend, entre le moment où on les vend et le moment où l'on encaisse les ventes (tiers payant), etc. Si le pharmacien règle plus vite ses fournisseurs que ses clients ne le payent, il aura alors un besoin en fonds de roulement positif qui devra être financé par le fonds de roulement. A contrario, un BFR négatif, donc favorable à l'entreprise, se rencontre quand elle réalise des ventes au comptant et règle ses fournisseurs à terme (cas de la grande distribution).

En pratique, le BFR dépend directement du volume d'activité de l'officine. Ainsi, par exemple, si le chiffre d'affaires augmente, les créances clients augmentent également. En phase de croissance, il faut donc toujours prévoir le financement de ce BFR, afin que la croissance ne rime pas avec difficultés de trésorerie.

La trésorerie nette (TR)

Mathématiquement, il s'agit de la différence entre le FR et le BFR

TR = FR - BFR.

Ainsi, par exemple, une entreprise qui autofinance beaucoup ses investissements, et qui a des délais de règlement clients bien supérieurs à ceux de ses fournisseurs, a des besoins importants en trésorerie. Inversement, une entreprise qui finance par emprunt ses investissements, et qui encaisse rapidement ses clients, a en principe une trésorerie positive dès lors que son résultat est en rapport avec ses besoins de financements.

Déterminez votre profil financier

Pour déterminer votre profil financier, il est nécessaire de calculer à partir de votre liasse fiscale vos FR, BFR et TR. Les lignes de l'actif et du passif de la liasse fiscale indiquées dans l'exemple ci-dessous sont celles du réel normal et conviennent à la majorité des officines. Ce sont les références à prendre pour calculer FR, BFR et TR.

Interprétation des résultats

Le bilan au 31.12.2006

(1) Retraiter les découverts bancaires qui figurent sur cette ligne de liasse fiscale en trésorerie négative. (2) L'IS trop versé figurant éventuellement dans ce poste doit être reclassé en trésorerie positive. (3) Retraiter éventuellement les étalements de paiement accordés par le grossiste ou le crédit vendeur sur le stock en trésorerie négative. (4) L'IS dû figurant éventuellement dans ce poste doit être reclassé en trésorerie négative.

En cas de déséquilibre de la trésorerie :

Vous devrez vous poser certaines questions : mes immobilisations sont-elles bien couvertes par des financements à long terme (apports et emprunts) et non par du découvert bancaire ou des crédits fournisseurs par exemple ? Mes prélèvements personnels (train de vie) ne sont-ils pas trop élevés ? Ai-je la possibilité d'injecter des capitaux dans mon affaire ?

Vous vous efforcerez de faire baisser le crédit clients et de réduire les stocks afin de diminuer le BFR.

cas pratique n° 3

Le profil « inquiétant »

Vous enregistrez une forte baisse de votre chiffre d'affaires liée, par exemple, à des travaux d'urbanisme ou vous rencontrez des difficultés structurelles à maîtriser vos marges ou vos frais. La rentabilité dégagée n'est pas suffisante. Vos prélèvements sont trop élevés par rapport aux possibilités contributives de l'affaire. Vous êtes financièrement étranglé et au bord du dépôt de bilan.

Pour analyser votre compte de résultat et votre bilan et retrouver les indicateurs de votre profil, procédez à l'analyse de votre activité en 5 étapes comme pour le profil « gagneur ».

Le compte de résultat

Le CA baisse.

Le taux est faible (compte tenu d'une mauvaise gestion, possibilité réduite d'acheter en volume, conditions de remises commerciales faibles, taux de substitution faible, etc.).

Les frais sont peu maîtrisés.

La rentabilité, mesurée par la performance commerciale et de gestion (PCG) est déplorable et se dégrade même de manière significative d'une année sur l'autre.

Les frais financiers sont anormalement élevés compte tenu notamment des intérêts de découverts.

Les charges exceptionnelles traduisent sans doute les conséquences de décisions hasardeuses.

Compte de résultat (structure IR - 1 exploitant) Le bilan au 31.12.2006

L'analyse du bilan

Le fonds de roulement est négatif.

L'autonomie financière vis-à-vis des banquiers est inexistante.

Les capitaux propres sont négatifs, ce qui est particulièrement révélateur de grandes difficultés.

Le BFR se situe à un niveau anormalement faible, compte tenu de l'allongement du crédit fournisseurs.

La trésorerie globale est dangereusement négative.

Les signes vitaux à surveiller

Pour évaluer le risque de défaillance de son entreprise, un rapide coup d'oeil sur ses comptes permet d'avoir une idée générale en fonction du nombre de clignotants qui s'allumeront. Il faut qu'il y ait une convergence d'indices.

Quelles solutions pour une sortie de crise ?

A discuter avec votre conseil (expert-comptable, banque, avocat...) :

Négocier avec le banquier, les fournisseurs ou organismes sociaux pour demander des délais (si difficultés de trésorerie conjoncturelle) ?

Engager une procédure amiable (mandataire ad hoc, conciliation) ?

Utiliser les nouvelles procédures judiciaires offertes par la loi de sauvegarde des entreprises du 26 juillet 2005 (procédure de sauvegarde, redressement et liquidation judiciaire) ?

Autres :

- Améliorer rapidement la rentabilité par un plan de redressement opérationnel drastique (compression des frais, surimplication du titulaire, remotivation de l'équipe, licenciements).

- Réétalement des emprunts, apport d'argent par le biais d'une association avec un nouveau titulaire, changement de régime fiscal (et seulement si les difficultés résultent de la pression fiscale).

- Vendre l'officine...

Les signes vitaux à surveiller

cas pratique n° 4

Le profil « endormi »

Vous êtes installé de longue date et avez fini de rembourser vos emprunts. Toutefois, la rentabilité de votre officine n'est pas optimisée. Vous n'arrivez pas à prendre, et surtout à mettre en oeuvre, les décisions nécessaires pour l'améliorer. Conjuguée à des prélèvements importants, cette situation conduit à des découverts en banque permanents et vous sollicitez régulièrement vos fournisseurs pour obtenir des délais de paiement. Bref, le fait de ne plus avoir d'échéances d'emprunt vous a conduit à un certain laisser-aller au fil des années, mais aujourd'hui la pharmacie n'a plus la possibilité de contribuer au train de vie auquel vous étiez habitué ! La remise en cause apparaît douloureuse.

Pour analyser votre compte de résultat et votre bilan et retrouver les indicateurs de votre profil, procédez à l'analyse de votre activité en 5 étapes comme précédemment.

Le compte de résultat

Le CA baisse (anormalement ?!).

Le taux de marge est faible (compte tenu d'un manque de suivi en termes de gestion, possibilité réduite d'acheter en volume, conditions de remises commerciales faibles, taux de substitution faible, etc.).

Les frais sont peu maîtrisés et la productivité du personnel est médiocre.

La rentabilité est bien en dessous des normes et se dégrade même de manière significative d'une année sur l'autre.

Les frais financiers sont directement liés à des découverts exorbitants.

Compte de résultat (structure IR - 1 exploitant) Le bilan au 31.12.2006

L'analyse du bilan

Le pharmacien est dépendant de ses banquiers et fournisseurs qui lui accordent complaisamment des facilités (découverts bancaires et délais de paiement). Cette situation peut durer longtemps car la prise de risque pour ces derniers est inexistante. En effet, dans le pire des cas, ils auraient toujours la possibilité de se faire rembourser à l'occasion de la revente du fonds.

Les capitaux propres sont insuffisants. En effet, pour un pharmacien installé depuis longtemps, les capitaux propres devraient se situer au niveau du prix de rachat du fonds. En l'absence d'endettement à long terme, le fonds de roulement est donc naturellement négatif.

Ainsi, pour compenser cette situation :

- le BFR est négatif (il s'agit d'un excédent de financement d'exploitation) compte tenu de l'allongement du crédit fournisseurs,

- et la trésorerie globale est largement déficitaire.

Les solutions à envisager

Une remise en cause totale du titulaire s'impose. Il devra agir sur tous les fronts et en premier lieu changer de comportement : s'impliquer plus, montrer l'exemple, revoir ses principes de management (durcir le ton ou au contraire s'adoucir). Il doit passer d'un comportement inconsidéré à un comportement de « manager » à la tête d'une entreprise commerciale évoluant sur un marché difficile.

S'impliquer au comptoir devrait rebooster le CA. Le titulaire doit « travailler » sa marge.

Pour marquer le changement, des travaux peuvent se révéler nécessaires.

Maîtriser ses prélèvements et compresser les frais.

Par ailleurs, en partenariat avec les banquiers, qu'il doit parvenir à convaincre des changements à venir, le titulaire restructure les découverts et les dettes à court terme en dettes à long terme.

S'associer avec un autre titulaire qui apportera une nouvelle vision sur l'affaire et une nécessaire rigueur en gestion. Le fonctionnement en société apportera son lot de contraintes, utiles, qui éviteront de confondre la trésorerie de la pharmacie avec le compte personnel du titulaire.

Si le titulaire n'apporte pas tout ou partie de ces solutions, il ne lui restera plus qu'à vendre son affaire, au risque de voir empirer la situation au fil du temps.

Mais si la vente est suivie d'une réinstallation dans une autre région, sans changements profonds dans le comportement du titulaire, la situation va rapidement redevenir intenable !

Avis de l'expert Olivier Delétoille, expert-comptable (cabinet ArythmA)

« Attention, même si vous vous situez au-dessus des normes de la profession, ce n'est pas pour autant que vous réalisez une bonne performance ! S'il semble naturel que le taux de marge baisse d'une année sur l'autre compte tenu de l'application de la MDL, ce n'est pas une fatalité. En effet, l'augmentation de la proportion des activités hors 2,1% conduira souvent à un redressement du taux. »

CONSEIL

A ce niveau, prendre en considération le montant des coopérations commerciales. Elles figurent en principe ligne FI du compte de résultat, mais pour s'en assurer véritablement on se référera au détail des comptes.

Ainsi vous déduisez des achats consommés les coopérations commerciales perçues :

CA - achats consommés = marge

Dès lors, vous dégagez la marge en valeur et en pourcentage.

Les questions à se poser

Pour poursuivre votre croissance, il faudra sans doute accepter d'investir dans la formation, le recrutement, les travaux...

- Fixer les objectifs : améliorer le taux de marge...

- Déterminer les pistes à explorer : améliorer les achats ? Embaucher de nouveaux collaborateurs ? Investir dans un automate ? Autres (investir en SEL, en patrimoine privé...) ? Etc. Autant de questions à se poser et à soumettre à votre expert-comptable.

Puis, définir le plan d'action.

- Analyser le bilan

Procéder selon la méthode détaillée dans L'abc/picto (« Déterminez votre profil financier »).

Pour approfondir : La performance commerciale et de gestion

La performance commerciale et de gestion (PCG), c'est la performance traduite au plan financier de l'équipe officinale. En effet, la mission de l'équipe au plan économique est bien de générer du chiffre d'affaires, de dégager une marge la meilleure possible et de maîtriser les coûts sur lesquels elle peut influer (le poids des charges externes et la productivité du personnel).

Au-delà, l'équipe n'a aucune maîtrise sur les charges : le niveau des cotisations sociales du titulaire, de sa CSG déductible, de sa rémunération éventuellement comptabilisée, des intérêts d'emprunts ou de l'impôt sur les sociétés, c'est-à-dire toutes les charges qui viendront s'imputer après la PCG pour dégager le résultat net comptable.

Il est intéressant que l'équipe connaisse le niveau de la PCG en valeur et son évolution d'une année sur l'autre. Elle doit avoir conscience qu'au-delà de l'augmentation du CA, il importe d'augmenter la rentabilité d'au moins 3 à 4 % par an pour des questions de pérennisation de l'entreprise et pour lui permettre d'investir.

En moyenne, au plan national, la PCG représentait 14 % du chiffre d'affaires en 2005. Ici encore, il est plus important de s'assurer qu'individuellement la rentabilité en valeur augmente régulièrement tous les ans que de chercher à être dans les normes de la profession si cela doit conduire à freiner le développement. Avec l'aide de l'expert-comptable, il conviendra de s'assurer que, selon sa typologie d'officine, la rentabilité est optimisée et/ou s'il est possible de faire mieux.

Avis de l'expert Olivier Delétoille, expert-comptable (cabinet ArythmA)

« Les produits financiers sont rares pour un jeune installé, puisqu'il y aura peu de trésorerie à placer et les escomptes financiers obtenus pour paiement comptant des fournisseurs sont faibles en général. »

Les questions à se poser

Au préalable : raisonner « évolution de marge en valeur » et non pas « évolution du taux » et isoler la proportion des produits chers.

- Faut-il développer les achats directs ?

- Puis-je acheter en grosses quantités pour obtenir de meilleures remises ?

- Faut-il développer des achats groupés avec des confrères ou groupements ?

- Faut-il travailler le conseil associé ?

- Faut-il mettre en place de nouvelles gammes ?

- Faut-il entreprendre d'autres actions commerciales spécifiques (merchandising, politique de prix, etc.) ?

- Le taux de substitution sur le générique peut-il être augmenté ?

- Ne suis-je pas victime de vols (limiter la démarque inconnue et connue) ?

- Puis-je limiter le montant des périmés ?

- Le suivi des tiers payants est-il correctement effectué (exhaustivité du CA, risque avéré de fraudes en raison de la défaillance du contrôle interne) ?

- Suis-je le « pharmacien modèle » au plan commercial aux yeux des clients : une pharmacie où on n'attend pas, où on ne revient pas (tous les produits sont en stocks), où on ne paye pas (opérationnel pour la gestion des tiers payants et mutuelles) ?

- Les ventes sont-elles toutes bien enregistrées au moment de la délivrance ?

LE PIÈGE À ÉVITER

Evitez le déséquilibre. Ce n'est pas parce que vous êtes jeune installé et endetté que vous aurez un mauvais bilan. Il est important que le bilan soit équilibré, qu'il respecte certains principes. 4 sont essentiels :

- Un fonds de roulement positif.

- Un ratio d'autonomie financière en amélioration régulière au fil des ans.

- Un BFR proche de l'équilibre.

- Et une trésorerie positive.

À NOTER

Une bonne analyse financière se fait obligatoirement sur plusieurs années. C'est pourquoi les comptes annuels sont toujours présentés avec le rappel d'une ou plusieurs années antérieures.

Les questions à se poser sur l'analyse financière

- Mon officine dégage-t-elle des bénéfices ? Quels sont les éléments qui ont permis de les réaliser ? Réponses dans l'analyse du compte de résultat.

- Ce résultat permet-il de faire face aux besoins financiers ? Les revenus correspondent-ils au train de vie ? Réponses en comparant les éléments du compte de résultat à ceux du bilan.

- Le patrimoine est-il équilibré financièrement parlant et, notamment, les dettes de l'officine ne sont-elles pas supérieures aux actifs ? Et, si ce n'est pas le cas, les actifs ne sont-ils pas à échéance lointaine, alors que les dettes sont à payer aujourd'hui ? Réponses dans l'analyse du bilan.

À RETENIR

Besoin en fonds de roulement (BFR) : besoin en financement du cycle d'exploitation.

Fonds de roulement (FR) : fraction des ressources permanentes disponibles pour financer le cycle d'exploitation.

Trésorerie (TR) : résultante entre le FR et le BFR.

FR - BFR = trésorerie disponible

Si le FR #gt; BFR, la trésorerie est positive et figure à l'actif du bilan.

Si le FR #lt; au BFR, il faut faire appel au découvert pour satisfaire le BFR. La trésorerie est négative, elle figure au passif du bilan.

REPÈRES

Taux de marge global moyen en 2005 : 28 % environ, baisse de la marge en valeur (sous l'effet des mesures d'économie 2006) de 3 à 4 % sur un an.

Frais de personnel (salaires bruts et charges sociales) : en moyenne 10 % du CA. Les officines réalisant moins de 1 MEuro(s) de CA ont un ratio de 7 % alors que celles qui réalisent plus de 2 MEuro(s) sont aux alentours de 11 %.

Les charges externes (loyers, assurances, honoraires, frais postaux, services bancaires) : en moyenne 4 % du CA).

La rentabilité moyenne des officines en 2005 : environ 14 % du CA.

(Source : ArythmA.)

À RETENIR

La recherche d'une amélioration de la trésorerie doit conduire le pharmacien à s'interroger sur des postes clés de son bilan :

Immobilisations : sont-elles correctement financées par du crédit à long terme ?

Stocks : sont-ils trop importants ? La rotation est-elle suffisante ?

Comptes de l'exploitant : ai-je abusé sur les prélèvements personnels ?

Crédit clients : ce poste est-il bien suivi ?

Pour approfondir : La loi de sauvegarde des entreprises

- La procédure de sauvegarde ne peut aboutir que sur la poursuite de l'activité de l'entreprise. Son originalité réside dans ses conditions d'ouverture. Elle peut être déclenchée à la seule initiative du débiteur et avant même qu'il y ait cessation de paiement. Après ouverture de la procédure de sauvegarde par le tribunal, les créanciers ont l'obligation de déclarer leurs créances et ils ne peuvent plus exercer de poursuites individuelles contre le débiteur. La procédure débouche normalement sur l'adoption par le tribunal d'un plan de sauvegarde qui prévoit les modalités d'apurement du passif et contient les mesures nécessaires à la sauvegarde de l'entreprise.

- Redressement et liquidation judiciaire. Ces deux procédures sont peu modifiées. Toutefois, la procédure de redressement judiciaire ne peut être ouverte que lorsqu'il y a cessation des paiements. Elle doit être déclenchée par le débiteur dans les 45 jours qui suivent la cessation des paiements, sous peine de sanctions pénales pour le dirigeant s'il n'a pas demandé l'ouverture d'une procédure de conciliation amiable. En effet, la déclaration de l'état de cessation de paiement est non seulement un acte de sauvegarde de l'entreprise (nécessaire pour éviter qu'elle ne creuse son passif), mais aussi une obligation légale. Le défaut ou le retard de déclaration engendre un risque important pour le dirigeant. Il peut subir lui-même un redressement judiciaire ou une liquidation pour poursuite abusive ou encore être frappé d'interdiction de gérer voire de faillite personnelle. En ce qui concerne le plan de cession, il ne pourra intervenir que dans le cadre d'une liquidation, il n'est plus une issue possible à la procédure de redressement judiciaire.

LE PIÈGE À ÉVITER

Attention aux comparaisons hâtives !

Avec les moyennes professionnelles : Certes, depuis 5 ans, les marges sont touchées durablement par un environnement totalement bouleversé et évolutif, consécutif à une série de mesures (introduction des génériques, marges arrière, TFR, baisse des remises grossistes sur les médicaments remboursables, sortie de certains médicaments de la réserve hospitalière, augmentation de la proportion des produits chers, grands conditionnements, etc.). Aussi, le taux de marge réel dégagé entre deux officines de typologie et de taille différentes peut varier (entre 26 % et 40 % en 2006) !

uLes résultats comptables peuvent être forts différents entre des officines de poids équivalent et gérées dans des conditions identiques (même niveau de CA et de PCG). La différence se situe au niveau des charges (cotisations sociales du titulaire, amortissements, intérêts d'emprunt...) ou peut résulter de statuts fiscaux différents (régime IS ou IR).

(Source : ArythmA.)

Pour approfondir : Comment apprécier ses prélèvements en un coup d'oeil

Pour retrouver le plus facilement possible les prélèvements de l'année opérés par le ou les titulaires, l'approche sera différente selon que l'officine est exploitée en entreprise individuelle ou en société.

- En entreprise individuelle

(et si aucune rémunération n'est comptabilisée pour l'exploitant, option comptable habituelle)

Pour mesurer globalement les prélèvements, il faut se référer à la page 2 de la liasse fiscale (« bilan passif »).

La différence entre le montant des capitaux propres de l'exercice précédent (total ligne DL de n - 1) et le montant figurant sur la ligne DA du passif de l'année n totalise en effet les prélèvements. Pour plus de détail, il convient de se référer au détail des comptes fourni par l'expert-comptable. Demandez lui d'éclater les comptes 108 par typologie de prélèvement pour une meilleure visibilité, par exemple :

- 108100 prélèvements d'espèces

- 108200 CSG et CRDS non déductible

- 108300 Mutuelle

- 108400 IRPP payées par l'officine

- 108500 Avantage en nature pour l'utilisation du véhicule

- 108600 Virements opérés sur les comptes personnels du titulaire

- 108700 Autres prélèvements

Le titulaire doit avoir un oeil avisé sur les opérations enregistrées sur ces comptes

- En société

Quel que soit le régime fiscal de la société, le titulaire devra impérativement se référer aux détails des comptes annuels pour vérifier et mesurer les ponctions financières qu'il aura opérées pour vivre. En effet, le total de ses prélèvements nets sera constitué par la somme :

- de ses rémunérations comptabilisées en charge (en principe l'expert-comptable utilise un sous-compte spécifique, dans les comptes 641) ;

- de la différence entre le solde de son compte courant à la fin de l'exercice précédent et le solde de ce même compte à la fin du dernier exercice audité.

Le compte courant est un compte ouvert au nom de l'associé dans la comptabilité de l'entreprise. C'est un peu comme si l'associé était le banquier de la société quand c'est la société qui lui doit de l'argent, situation classique fort souhaitable. Une situation inverse - un associé qui devrait de l'argent à la société - peut en effet révéler un déséquilibre grave et constitue même un délit sous certaine forme de sociétés : EURL, SARL, SELURL, SELARL ...) ;

- des dividendes distribués directement aux associés.

8 Recommandations importantes

1. Ne jouez pas la politique de l'autruche. Votre comptabilité n'est qu'un miroir (qui ne ment pas). Prenez le temps d'analyser les chiffres car vos projets dépendent en grande partie de votre structure financière actuelle. Analysez votre gestion passée et prenez les décisions nécessaires.

2. Ayez le réflexe de prendre rendez-vous avec votre banquier pour présenter vos comptes, surtout si vous éprouvez des difficultés. C'est à vous d'avoir l'initiative d'informer régulièrement votre banquier, même si vous n'avez pas de projet d'investissement majeur en vue.

3. Pour améliorer votre gestion, comparez vos comptes à ceux d'autres officines de mêmes caractéristiques que la vôtre (statistiques du syndicat, de votre cabinet comptable, de votre CGA). Comparez aussi votre performance de l'année à celles des années antérieures.

4. Faites diminuer votre BFR (facturez illico et encaissez très régulièrement les chèques qui vous sont remis, ne laissez pas grossir votre crédit clients, évitez le surstockage et négociez les meilleures conditions de paiement auprès de vos fournisseurs).

5. Utilisez l'excédent brut d'exploitation. C'est un indicateur privilégié pour le banquier car ce résultat n'est pas influencé par la situation ou la politique financière (générant des produits et charges financiers), par la politique d'investissement (générant des amortissements), par les éléments exceptionnels (qui apportent leur lot de produits et charges) et, enfin, dans certains cas, par l'impôt sur les sociétés. Tous ces postes viennent en déduction de l'EBE pour donner le résultat comptable.

6. Soyez exigeant envers votre comptabilité car c'est votre outil d'information.

7. N'attendez pas un an pour connaître votre résultat et mettez en place des outils de gestion intermédiaire (situations comptables en cours d'année, tableaux de bord actualisé, etc.).

8. Le bilan, c'est bien, mais le futur est tout aussi important. En conséquence, ayez une stratégie claire et faites des prévisions.

Ce qu'il faut retenir

Evaluez votre performance économique

Le compte de résultat constitue le film de l'activité de l'entreprise : 12 mois d'activité synthétisés dans un document dynamique qui rend compte des ressources consommées (charges) et de la vente et la production de biens ou services (produits). Il retrace tous les événements économiques, c'est-à-dire les flux, la performance économique.

Evaluez votre patrimoine

Le bilan est une photographie de l'entreprise. Faire le bilan, c'est procéder à l'inventaire systématique de ce qu'elle possède et de ce qu'elle doit à un instant donné et ainsi déterminer ce qu'elle vaut (sur le plan comptable). C'est un arrêt sur image, un instantané généralement réalisé au 31 décembre de chaque année.

Evaluez votre rentabilité

La capacité d'autofinancement est un bon indicateur de la rentabilité car elle mesure la trésorerie dégagée par l'activité de l'entreprise.

Evaluez votre trésorerie

C'est la résultante entre le fonds de roulement (FR) et le besoin en fonds de roulement (BFR).

FR - BFR = trésorerie disponible

Si FR #gt; BFR, la trésorerie est positive et figure à l'actif du bilan.

Si FR #lt; BFR, il faut faire appel au découvert pour satisfaire le BFR et la trésorerie est négative. Elle figure au passif du bilan.

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