CONGÉS PAYÉS : Planning à Noël, été opérationnel

Avant d'organiser votre calendrier des départs, vous deviez avoir informé au plus tard le 1er mars chaque salarié de l'officine de la période légale des congés payés, qui court du 1er mai au 31 octobre. Cette information devait être communiquée par écrit individuel ou par affichage dans l'officine.

Le 31 mai : à vos calculs.

C'est à cette date que se calcule le nombre de jours de congés payés acquis par chaque salarié au cours de l'année de référence : entre le 1er juin le 31 mai de l'année suivante. Même si les congés payés peuvent être pris dès le 1er mai, leur acquisition se poursuit jusqu'à la fin du mois du mai. Au cours de la période de référence, tout salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois travaillé. Ainsi, une année pleine travaillée permet de cumuler 30 jours ouvrables de congés payés. Certaines périodes non travaillées ouvrent également droit à des jours de congés : le congé maternité, le congé parental d'éducation, les congés payés pris l'année précédente, les absences pour maladie (en partie), etc.

Organiser le calendrier des départs.

En pratique, les salariés posent leurs congés en communiquant à leur employeur leurs dates souhaitées de départ. C'est l'occasion de recueillir les désirs individuels de chacun afin d'essayer de satisfaire l'ensemble de l'équipe et d'organiser au mieux le calendrier des départs. La décision ultime reviendra à l'employeur qui fixera l'ordre et les dates de départ en congé en tenant compte d'abord des nécessités du service, et ensuite, dans la mesure du possible, des situations de famille, de l'ancienneté et des possibilités de congé du conjoint pour chaque salarié. Ainsi, pour le personnel dont les enfants fréquentent l'école, les congés seront fixés, si possible, au cours des vacances scolaires. Et si vous avez embauché un couple, ils auront droit à un congé simultané.

Dans tous les cas, vous devez accorder à chaque salarié un congé principal d'une durée comprise entre un minimum de 18 jours ouvrables continus et un maximum de 24 jours ouvrables continus pendant la période estivale (entre le 1er mai et le 31 octobre). Les trente jours de congés payés ne pourront donc être pris en une seule fois et seront fractionnés (sauf exception individuelle pour les salariés qui justifient de contraintes géographiques particulières).

Une fois cette organisation définie, vous devrez informer individuellement chaque salarié de ses dates de départ en congé au moins un mois à l'avance et le planning général sera affiché dans l'officine. Cette information dans les temps est primordiale. En effet, si vous avez manqué à cette obligation d'information dans les délais impartis, le salarié aura toute latitude pour partir à la date de son choix. En revanche, si vous avez bien rempli vos obligations, le salarié qui ne respecterait pas les dates que vous avez fixées commettrait une faute pouvant justifier un licenciement.

Modification des dates.

Une fois fixées, les dates retenues s'imposent et doivent être respectées. Cependant, l'article L. 223-7 du Code du travail introduit la possibilité d'une modification des dates, mais tout dépend quand celle-ci intervient. Si vous faites part d'un changement plus d'un mois avant le départ supposé, le salarié ne pourra le contester. Si vous faites part d'un changement dans le mois précédant la date de départ déjà convenue, vous ne pourrez l'imposer. Le salarié pourra donc légitimement refuser.

En revanche, si une telle modification est motivée par une circonstance exceptionnelle, le salarié ne pourra s'y opposer. Par circonstance exceptionnelle, il faut comprendre des raisons impératives de service. Le condiv de la modification des dates de congé sera donc pris en considération, notamment si le salarié est dédommagé des inconvénients résultant de ce changement. De même, le salarié pourra imposer une modification dans le mois précédant son départ en cas de circonstance exceptionnelle telle que des événements familiaux tout à fait imprévus et contraignants.

En cas de fermeture de l'officine.

Si vous avez pris le parti de fermer l'officine pendant la période estivale, la gymnastique des congés par roulement est éludée. La durée de fermeture de l'officine devra correspondre à la durée maximale du congé principal, soit 24 jours ouvrables. Si ce n'est pas le cas (durée inférieure à 24 jours), vous devrez recueillir l'accord des salariés.

Les salariés qui n'ont pas acquis assez de congé (pendant l'année de référence) par rapport au temps de fermeture de l'officine pourront être indemnisés au titre du chômage partiel. En pratique, vous devrez faire une demande préalable, pour chaque salarié concerné, sur imprimé fourni par les services départementaux du travail. L'administration répond dans les vingt jours. Si les allocations ne sont pas demandées, il vous incombera de compenser la perte de salaire subie par les salariés.