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Rédiger une fiche de fonction
La fiche de fonction décrit les éléments fondamentaux d’un poste en tenant compte de l’environnement de travail et des missions qui lui sont confiées. Ce document contractuel sert de support pour le recrutement et l’évaluation des collaborateurs.
1 OBJECTIFS
– Destinée à toutes les personnes partageant la même mission dans l’entreprise (adjoint, préparateur, logisticien, etc.), elle formalise les missions, activités et compétences requises pour le salarié, permet une évaluation des compétences mobilisées par le collaborateur lors de son travail quotidien, délimite son champ d’action et ses responsabilités.
– Tant pour le recrutement que pour identifier les besoins en formation, elle donne des repères sur la fonction attendue, clarifie le « qui fait quoi » et définit les contributions de chacun (par exemple : reconnaissance d’un rôle d’encadrement).
– Elle est liée à la stratégie de développement des compétences et aux évolutions des métiers dans l’entreprise.
2 RÉDACTION
– Lister les postes, identifier les principales fonctions et mener une réflexion sur cinq grands thèmes : différentes activités du quotidien, détail des tâches et responsabilités impliquant chacun, répartition équitable des postes et missions, ressources et compétences disponibles et organisation souhaitée pour l’équipe.
– Expliquer collectivement au cours d’une réunion d’équipe les enjeux et la méthodologie de la mise en place des fiches de fonction.
– Rédigée idéalement avec une ou deux personnes référentes qui occupent la fonction, elle questionne sur le travail quotidien et sert de support pour l’entretien annuel d’évaluation, à l’occasion duquel elle peut être révisée.
3 CONTENU
– Points incontournables : intitulé du poste, situation hiérarchique (collaborateurs à manager et lien hiérarchique), conditions d’exercice, missions basiques et spécifiques (par exemple, responsable qualité, référent Covid-19, encadrement des ressources humaines, etc.), champ de responsabilités et capacité d’autonomie, formation initiale et niveau de diplôme attendus, différentes compétences acquises ou à acquérir.
– Partager le projet de fiche de fonction avec les collaborateurs, puis rédiger un document proposé par le titulaire à chaque membre de l’équipe.
– Signature par le titulaire et le salarié au cours d’un entretien individuel.
4 UNE FICHE DE POSTE ?
– Nécessaires dans les grandes équipes, les fiches de poste détaillent les activités plus spécifiques et personnalisées. Elles déterminent comment un collaborateur donné occupe sa fonction : horaires, spécialisations, tâches et missions spécifiques, activités annexes.
– Dans un premier temps, chacun réalise un récapitulatif de ses tâches et prépare la rédaction de sa propre fiche de poste, pendant que le titulaire réfléchit à ce qu’il souhaite intégrer dans le poste de chaque collaborateur. La rédaction fait l’objet d’une réflexion conjointe entre le collaborateur et le titulaire pour aboutir à une version validée par les deux parties.
– Revue lors des entretiens annuels, la fiche de poste est également évolutive.
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