Comment optimiser la gestion de son temps - Pharmacien Manager n° 156 du 25/03/2016 - Revues - Le Moniteur des pharmacies.fr
 
Pharmacien Manager n° 156 du 25/03/2016
 

PRATIQUES QUESTION

Au lieu de vous plaindre d’être débordé sans forcément y remédier, accordez vous une pause pour pouvoir réfléchir à des solutions. « Le titulaire doit passer en revue l’organisation de son entreprise : ce qui fonctionne bien, les problèmes, les points qui pourraient être améliorés… », conseille Laurence Ledreney-Grosjean, dirigeante de Paraphie, une société spécialisée dans le développement des pharmacies d’officine. Ce travail d’introspection doit aussi porter sur la place et le rôle du titulaire comme l’explique Philippe Lebas, directeur d’Evok Agence pédagogique. « Je me sers souvent de la comparaison entre un homme-orchestre et un chef d’orchestre. Le premier est capable de jouer tous les instruments en même temps, mais il y a souvent des fausses notes. Le chef d’orchestre s’appuie, lui, sur ses musiciens pour que la partition soit jouée sans fausse note. En clair, les titulaires ne peuvent pas être au four et au moulin, et bons dans tous les domaines. Ils doivent donc se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée. »

S’ARMER de bras droits

La solution passe en général par une refonte de l’organisation de l’équipe et la mise en place d’une vraie stratégie de délégation. « Dans une pharmacie qui fait 3 M€ de CA ou plus, le titulaire doit impérativement désigner une garde rapprochée en nommant un responsable du comptoir et un autre du back-office, conseille Eric Chastre, directeur associé de TC2 Développement, un cabinet de conseil en développement des pharmacies. Ces deux cadres auront pour mission de superviser l’ensemble de l’activité et de manager l’équipe dans leur champ de compétences. Ils serviront aussi d’interface entre les collaborateurs et le titulaire. » Pour le consultant, les pharmacies de type commercial ont aussi intérêt à intégrer à cette équipe de direction un responsable du front-office.

S’ALLÉGER la tâche

L’équipe de direction ainsi constituée, Philippe Lebas préconise d’aller encore plus loin en matière de délégation. « Il faut lâcher prise tous azimuts en attribuant des responsabilités à chacun des membres de l’équipe, en essayant à chaque fois de calculer le rapport entre le gain de productivité et le coût par rapport à la masse salariale. » Ainsi, nommer un pharmacien adjoint responsable du back-office peut coûter trop cher. Cette politique de délégation aura pour conséquence d’alléger les tâches dévolues aux titulaires, et par la même occasion son niveau de stress. « Lorsque cette nouvelle organisation est déployée, le titulaire doit se positionner comme le capitaine d’un bateau, souligne Laurence Ledreney-Grosjean. C’est lui qui fixe le cap, répartit les rôles au sein de l’équipage et réalise les arbitrages. »

RYTHMER sa journée

Une fois délesté des missions qui l’encombraient, le titulaire doit s’attaquer à son propre emploi du temps. « Il doit construire son agenda hebdomadaire en donnant la priorité aux tâches qui sont urgentes et importantes, puis à celles qui sont urgentes et non importantes, et enfin à celles qui sont importantes et non urgentes », conseille Eric Chastre. Chaque tâche doit aussi être bornée par un temps bien précis. « Chacun peut par exemple décider que le lundi de 9 h 00 à 10 h 00, il gère l’emploi du temps du personnel, et que tous les mardis et jeudis de 9 h 00 à 11 h 30, il reçoit les fournisseurs pendant une heure par laboratoire, pas plus. De cette manière, on redevient maître de son temps », poursuit notre interlocuteur.

DEVENIR stratège

Le temps gagné doit, selon Eric Chastre, permettre d’être plus présent au comptoir. « C’est primordial pour les petites et moyennes officines du fait de la notion d’ intuitu personae entre le titulaire et son entreprise. » Le reste de la journée doit être dévolu aux activités managériales et à la gestion. Pour Philippe Lebas, le titulaire doit profiter du temps gagné pour réfléchir à la stratégie de son entreprise : « Les pre miers mois, le temps libéré doit être consacré à l’analyse des chiffres de l’entreprise, à l’identification des secteurs qui progressent et sur lesquels l’officine devra se positionner demain. »

« Il faut aussi savoir tirer parti du temps masqué », complète Eric Chastre. Autrement dit, il y a toujours dans la journée des moments creux qui peuvent être mis à profit pour jeter un coup d’oeil sur le listing grossistes, sur les évolutions des ventes de telle marque, ou pour vérifier que l’indice de rotation des commandes correspond à l’indicateur des ventes. Pensez-y tant que vous en avez le temps !

LE CAS DU MOIS

Vous travaillez près de 60 heures par semaine, pourtant les journées ne sont jamais assez longues pour accomplir tout ce que vous avez à faire. Et il y a tant à faire… Résultat : vous restez souvent le soir après la fermeture de l’officine pour finir votre compta, et vous avez du mal à décrocher le week-end. Ce qui nuit à votre équilibre entre vie privée et vie professionnelle… D’ailleurs, cette tension palpable et permanente qui vous habite génère un grand sentiment de fatigue, et une irritabilité certaine auprès de vos collaborateurs et de vos proches. Si vous êtes dans ce cas, il faut réagir en apprenant à gagner du temps sur le temps, en instaurant de nouveaux modes d’organisation pour votre équipe et pour vous-même.

LES EXPERTS

Eric Chastre

DIRECTEUR ASSOCIÉ DE TC2 DÉVELOPPEMENT

Laurence Ledreney- Grosjean

DIRIGEANTE DE PARAPHIE

Philippe Lebas

DIRECTEUR D’ÉVOK AGENCE PÉDAGOGIQUE

AH ! OUI !

Attribuer les tâches qui ne reviennent pas au titulaire aux personnes les plus motivées et compétentes dans les domaines concernés

OH ! NON !

Vouloir tout faire et tout contrôler. C’est impossible et cela risque au final de démotiver l’équipe

TÉMOIGNAGE

Isabelle Lecavelle sait gérer les priorités

Lorsqu’elle a repris il y a quatre ans la Pharmacie du Forum au Cendre, dans la banlieue de Clermont-Ferrand, Isabelle Lecavelle s’est retrouvée plongée dans une nouvelle dimension. « Je passais d’une petite pharmacie de quartier à une qui reçoit plus de 300 clients jour, avec une équipe d’une douzaine de collaborateurs. Il a donc fallu, au départ, que je travaille beaucoup et que je m’organise… » Pour ce faire, la titulaire s’est appuyée sur les préceptes d’une formation suivie quelques années plus tôt. « J’avais retenu que pour ne pas se laisser déborder, il fallait prioriser les dossiers, en les classant par ordre d’urgence et d’importance », confie celle qui consigne toutes ses tâches dans un emploi du temps. « Lorsque j’arrive le matin, je commence par consulter le courrier et traiter les imprévus. J’enchaîne ensuite par un ou deux rendez-vous et consacre la fin de la matinée au comptoir car il y a souvent un pic d’affluence à ce moment. » Son début d’après-midi est consacré à de nouveaux rendez-vous ou à des discussions avec les membres de l’équipe. A partir de 17 h 30 jusqu’à la fermeture, elle retourne au comptoir.

Isabelle Lecavelle a également mis en place une politique de délégation. « Je m’appuie sur mes trois adjoints pour gérer le back-office, le comptoir et le point de vente et définir le programme du jour pour toute l’équipe. » Ses six préparatrices se sont, elles, vu attribuer la gestion de laboratoires. « Je les laisse recevoir les représentants pour les affaires courantes. Ce qui me permet de n’intervenir qu’à la fin du rendez-vous afin de valider les données contractuelles ou d’évoquer le chiffre de l’année. » Une organisation qui lui permet de mieux gérer son entreprise. « Lorsque je ne suis pas au comptoir, mon travail consiste à réfléchir à la stratégie, à échanger avec mes adjoints sur les problèmes, les points d’amélioration… »

Toujours pour optimiser son temps, Isabelle Lecavelle s’apprête à recruter un collaborateur pour la décharger de la comptabilité et des tâches administratives…

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