Comment faire pour… déduire ses frais de repas

1Les frais de repas quotidiens

L’administration fiscale part du principe qu’un repas à l’extérieur coûte généralement plus cher qu’un repas pris à domicile. Cette dépense liée à l’exercice professionnel est donc déductible, pour le chef d’entreprise autant que le salarié. « Pour pouvoir déduire ses frais de repas supplémentaires, il faut être dans l’impossibilité de retourner prendre ses repas à son domicile en raison de ses horaires de travail ou de l’éloignement de son lieu de travail », indique Laurent Cassel, expert-comptable du cabinet AdequA.

Le régime de déduction est différent selon le régime fiscal de l’entreprise :

Dans le cas d’une structure soumise à l’impôt sur les sociétés (IS), le dirigeant ne pourra pas déduire ses frais de repas quotidiens du bénéfice imposable de la société. Par contre, il pourra les déduire de son impôt sur le revenu (IR), à condition de renoncer à la déduction forfaitaire de 10 % ⁽¹⁾ et d’opter pour la déduction de ses frais réels. Dans ce cas, le dirigeant doit produire une note de frais. Sinon, c’est la déduction forfaitaire de 4,75 € par repas qui sera appliquée. Attention : « Le repas pris en dehors du domicile doit avoir un coût raisonnable sous peine de ne plus être considéré comme une dépense professionnelle », prévient Laurent Cassel. Par ailleurs, « si l’intéressé a opté pour la déduction des frais réels, il ne devra pas oublier d’ajouter à sa rémunération les indemnités et les remboursements de frais qu’il a perçus de l’entreprise sur sa déclaration d’IR », ajoute l’expert.

Si la société ou l’entreprise individuelle est soumise à l’IR, il peut déduire des résultats de l’entreprise les frais de repas pris sur le lieu de travail s’ils sont justifiés et si leur montant est raisonnable. Dans ce cas, le dirigeant peut déduire la fraction du montant qui excède 4,75 € et dans la limite d’un plafond fixé à 18,40 €, soit une dépense maximale de 13,65 € par repas.

2Les repas en déplacement professionnel

Les remboursements des frais de restaurant que le dirigeant perçoit de son entreprise lors de ses déplacements professionnels sont déductibles des bénéfices imposables de la société dès lors qu’ils correspondent à des dépenses effectives et justifiées. Les mêmes règles de plancher (4,75 €) et de plafond (18,40 €) s’appliquent quel que soit le régime fiscal de la société. Pour le dirigeant, ces remboursements sont exonérés d’IR s’ils sont utilisés conformément à leur objet.

3Les frais de repas d’affaires

Si le dirigeant invite des clients au restaurant, ces dépenses sont déductibles des résultats de la société s’ils ont un rapport direct avec son activité et s’ils sont exposés uniquement dans son intérêt (promotion commerciale, perspectives de développement pour l’entreprise, etc.). Par ailleurs, le montant doit être raisonnable. Les factures servent de preuves et de pièces justificatives comptables. Au dos de la facture, il est recommandé de préciser le nom des convives et les motifs à l’origine de l’invitation. Une note simple suffit si la dépense est inférieure à 150 € HT. §