POUR UNE ORGANISATION AU FIL DE L’EAU - Le Moniteur des Pharmacies n° 3116 du 20/02/2016 - Revues - Le Moniteur des pharmacies.fr
 
Le Moniteur des Pharmacies n° 3116 du 20/02/2016
 
INVENTAIRE

Entreprise

Auteur(s) : François Pouzaud

Souvent fastidieux, l’inventaire permet de vérifier si les stocks réels sont justes. Afin de gagner du temps et d’alléger la charge de travail, des inventaires peuvent être pratiqués au fil de l’eau.

En pharmacie, l’importance des stocks, la nécessité de vérifier régulièrement leur consistance et d’avoir le moins de manquants possibles peuvent inciter à mettre en place un rythme d’inventaire régulier sur l’année, sous deux formes :

• L’inventaire permanent consiste à actualiser le stock après chaque entrée et sortie de marchandise. « Cette méthode s’applique lorsque les références sont peu nombreuses, par exemple pour l’armoire des stupéfiants, des produits de la chaîne du froid et ceux à date de péremption courte, précise Linda Leprovost, chargée de communication et marketing chez Pharmagest. Le logiciel facilite ce type d’inventaire en réalisant la balance informatique des stupéfiants et en sortant le journal des produits stockés au réfrigérateur ou se périmant rapidement. »

• Un inventaire tournant est réalisé plusieurs fois dans l’année. Comme son nom l’indique, toutes les marchandises ne sont pas comptées en même temps. Le pharmacien établit plusieurs listes de catégories ou familles de produits pour, ensuite, déterminer une périodicité d’évaluation des stocks. Le décompte à la clôture de l’exercice est ainsi considérablement allégé.

Des logiciels de stock pour l’inventaire permanent

Le travail d’inventaire permanent s’est beaucoup allégé avec les nouvelles fonctionnalités des logiciels de stock et les terminaux d’inventaires. Ceux-ci permettent une saisie instinctive des données et offrent des fonctions avancées de collecte de données et de communication sans fil en temps réel pour la recherche de prix ou la gestion de stock.

Pour mener un inventaire permanent, la méthode est simple : une fois les informations sur les quantités entrées, il suffit de cliquer sur une touche pour effectuer très rapidement une comparaison de stock entre les produits inventoriés et ceux qui figurent dans le tableau du logiciel. Le pharmacien vérifie ainsi automatiquement que ses stocks sont justes. Par exemple, sous le logiciel Alliance Premium, « le module Mobi Stock permet de réaliser des inventaires physiques à la volée ou de manière plus organisée par code géographique, famille de produits, laboratoire, gamme, groupe de génériques », arguë Sophie Roussel, directrice marketing d’Alliadis. Les logiciels peuvent prendre en compte des interruptions inopinées d’inventaire, ce qui est souvent le cas quand il faut servir en même temps les clients. La fonction « rappel » du dernier produit scanné permet de reprendre l’inventaire là où l’opérateur s’est arrêté et indique le nombre des produits restant à inventorier. Par ailleurs, ils peuvent aussi valoriser le stock en mettant à jour les prix réels d’achat dans les fichiers produits.

Synchroniser les inventaires tournants

En réalisant des inventaires tournants, il est superflu de faire appel à un inventoriste. C’est par exemple le parti pris de Mariel Lhuillier, titulaire à Thenon (Dordogne). « Le risque d’erreur n’est pas plus élevé », constate-t-elle. Clôturant au 30 septembre, le mois d’août et une rentrée souvent calme laissent du temps libre au rayonniste pour pointer les produits sur les étagères. Pour cet inventaire de fin d’exercice, il lui suffit de reprendre les inventaires tournants de début d’année pour contrôler la justesse des stocks et réaliser ceux restant à faire avant la date de clôture. « A raison de trois inventaires par jour, l’inventaire complet du stock peut être vite sorti. »

Pour pratiquer les inventaires tournants, cette pharmacienne a mis en place des procédures simplifiées au maximum, permettant de réaliser, lors d’une journée normale de travail, plusieurs inventaires partiels en un minimum de temps (une dizaine de minutes par inventaire). Sa méthode ? Tout se gère à partir de la rubrique « inventaire » de l’ordinateur : Mariel Lhuillier renseigne dans une case un code qui indique un lieu de stockage. Par exemple l’ensemble des princeps en comprimés commençant par les lettres A, B ou C ont le même code. Mais un code unique peut aussi être attribué à une forme galénique limitée en nombre de références (collyres…), à une pathologie (maux de gorge…) ou encore à une catégorie de produits rangés à plusieurs endroits (linéaire, présentoir de comptoir et réserve…). Pour l’homéopathie, les inventaires sont distincts entre les granules, les tubes-doses, les solutions buvables et les suppositoires. « Pour ne rien oublier, j’utilise un guide d’inventaire sous forme d’arborescence qui reprend ces différentes sous-classifications », explique Mariel Lhuillier.

Lors d’un inventaire tournant, le ou la rayonniste scanne les produits à l’aide d’un terminal d’inventaire, les données sont ensuite entrées dans le logiciel de stock. « Avant de corriger le stock informatique, on cherche systématiquement à expliquer chaque erreur de stock détectée. »

Exploiter l’automate et les étiquettes

A tout moment, le pharmacien peut, depuis son logiciel, interroger son automate pour en inventorier son stock. « En quelques minutes, LGPI réajuste les quantités en stock des produits de l’automate en fonction des informations qu’il lui a communiquées », précise Linda Leprovost. A Fontenay-sous-Bois (Val-de-Marne), Jean-François Bertrand en a fait l’expérience. « 20 % de mes stocks sont rangés dans le robot, le résultat d’inventaire est immédiat, envoyé par mail ou stocké sur une clé USB, ce qui nous fait gagner 4 heures de travail sur l’inventaire de fin d’exercice. Le reste du stock est inventorié par deux personnes en trois jours pendant les heures d’ouverture de la pharmacie. »

Les étiquettes électroniques facilitent également la gestion des inventaires des produits exposés dans l’espace de vente (parapharmacie, OTC). Reliées à la gestion des stocks (quantité en réserve, en attente de livraison, etc.), elles peuvent interroger, via une application spécifique, le logiciel pour connaître le stock informatique en temps réel, et donc faciliter les contrôles dans les linéaires d’exposition.

Ne pas oublier l’inventaire physique !

Le Code de commerce impose à l’entreprise de réaliser, au moins une fois par an, un inventaire physique du stock. Cet inventaire doit être fait, en théorie, à la date de clôture des comptes, donc le plus souvent le 31 décembre. L’administration tolère une marge de manœuvre en ce qui concerne la date d’établissement réelle de l’inventaire. Il peut être réalisé quelques jours avant ou quelques jours après la fin de l’exercice à la condition d’ajuster le montant du stock au moment de la clôture des comptes.

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