L’organisation de l’équipe - Le Moniteur des Pharmacies n° 3111 du 16/01/2016 - Revues - Le Moniteur des pharmacies.fr
 
Le Moniteur des Pharmacies n° 3111 du 16/01/2016
 

Entreprise

QUALITÉ

Auteur(s) : Stéphanie Bérard

SE DOTER D’OUTILS DE MANAGEMENT

• Des fiches de poste

– Pour tous les collaborateurs, le titulaire élabore un document qui décrit les éléments fondamentaux du poste. Attention : il ne s’agit pas d’une vision prospective ou idéale d’un poste, mais d’une simple photographie.

– Ces fiches comportent l’intitulé du poste, sa situation (nombre de collaborateurs encadrés, nom du supérieur hiérarchique…), ses conditions (CDI, horaires, congés…), les missions ainsi que les différents savoirs (formation initiale…) acquis par le salarié.

– Elles servent de support pour les entretiens annuels d’évaluation et peuvent être régulièrement révisées.

• Des réunions d’équipe

– Elles se tiennent à la pharmacie, après la fermeture, soit au moment des repas, idéalement de manière trimestrielle. Le titulaire fixe une date et un horaire en fonction de la disponibilité du plus grand nombre. Ces réunions feront l’objet d’un ordre du jour défini selon les requêtes de chacun, les dysfonctionnements, l’emploi du temps…

– En début de réunion, désigner la personne chargée de rédiger le compte rendu.

– Ne pas oublier de faire le point sur les objectifs fixés lors de la précédente réunion

• Un tableau de suivi des objectifs stratégiques (selon qu’ils sont ou non réalisés) après avoir pris le soin de les expliquer aux collaborateurs.

• Des entretiens individuels :

– Ils sont de deux sortes : ceux qui font le bilan de l’année écoulée et fixent de nouveaux objectifs de manière individuelle chaque année, et, tous les deux ans, les entretiens de développement professionnel où sont abordés les besoins en formation et le projet professionnel du salarié.

– Pour chaque entretien individuel, le titulaire s’aide d’une grille d’évaluation comportant les domaines de compétences, le savoir-être et le projet professionnel du collaborateur.

Les entretiens donnent lieu à des comptes rendus

• Les outils de management sont évalués régulièrement et adaptés par des audits réguliers.

GÉRER LES ABSENCES

• Elaborer un planning quotidien, chaque semaine, qui tient compte de la présence effective d’au moins un pharmacien et du respect du temps de travail maximum prévu dans la convention collective. Ce planning est communiqué à tous les collaborateurs et affiché dans le back-office.

• Adapter son effectif

Faire une étude de la fréquentation de l’officine par tranches horaires pour adapter l’effectif de l’officine en fonction des pics de fréquentation.

• Anticiper les périodes de congés d’été

– Les organiser dès le début de l’année afin que les dates de chacun soient définitivement arrêtées deux mois à l’avance.

– Faire remplir une fiche de demande de congés.

– Faire valider le planning des congés par l’équipe en imposant un émargement du tableau.

– Archiver les plannings d’une année sur l’autre.

• Rédiger une procédure sur la conduite à tenir en cas d’absence imprévue et disponible pour l’équipe.

• Analyser le taux d’absence mensuel des collaborateurs et de ses causes dans un tableau.

Source : « Référentiel de pharmacie d’officine » (Société française de pharmacie clinique)

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