Comment faire face à un co ntrôle Urssaf - Le Moniteur des Pharmacies n° 2711 du 12/01/2008 - Revues - Le Moniteur des pharmacies.fr
 
Le Moniteur des Pharmacies n° 2711 du 12/01/2008
 

SOCIAL

Entreprise

Dans la plupart des cas, l'annonce de la visite d'un contrôleur de l'Urssaf est source de stress et d'appréhensions. Car, avec une réglementation qui se complexifie au fil des ans, les entreprises doutent de leur conformité avec la législation sociale. Même quand on est honnête et sans reproches. Conseils.

L'évolution des lois Fillon, donnant droit à des exonérations partielles, et la loi TEPA sur les heures supplémentaires font des plus petites structures des cibles privilégiées pour les contrôleurs de l'Urssaf », avertit François Taquet, avocat et professeur en droit social. Pour preuve, le nombre de contrôles a grimpé de 19 % entre 2004 et 2006. Voici quatre conseils pour y faire face le plus sereinement possible.

1. Les points à surveiller

D'une manière générale, le domaine d'intervention d'un inspecteur de l'Urssaf est très large : il vérifie les déclarations sociales, l'application des taux de cotisations pour les accidents du travail et les différents types d'exonérations. Il est aussi en droit de jeter un coup d'oeil sur des transactions qui ont été réalisées, les contrats de travail (notamment aidés) donnant droit à des réductions de charges, l'application de la convention collective, les cotisations payées dans le cas de licenciements, les avantages en nature, les remboursements de frais professionnels et même les accords d'intéressement. Trois points sont à surveiller plus attentivement :

- Les contrats aidés : au cours de sa visite, l'inspecteur épluchera tous les contrats aidés, de type d'apprentissage ou de qualification. Il vérifiera si l'employeur en remplit les conditions ainsi que la formation et le diplôme requis de la recrue. Une erreur ? « L'Urssaf pourra les requalifier en contrats salariés, avec un salaire au SMIC », avertit Pascal Poisneau, gérant du cabinet d'expertise comptable Pharmagest.

- Les exonérations de charges liées aux lois Fillon et TEPA : pour la « réduction Fillon », consistant à exonérer partiellement de charges les entreprises ayant recruté un chômeur, l'inspecteur vérifiera si les bases de calcul ont été correctes. De même, pour la récente loi TEPA, il faudra prouver que les heures effectuées par vos salariés - et exonérées partiellement de charges - sont bien des heures supplémentaires. « La loi TEPA est particulièrement passée au crible du contrôle de l'Urssaf dans les pharmacies, où les horaires sont flexibles. C'est pourquoi il faut absolument consigner, noir sur blanc, les horaires de chaque collaborateur sur les fiches de paie et sur le livret d'entrées et de sorties du personnel de façon très méticuleuse, sans oublier de signaler s'il s'agit d'heures supplémentaires, complémentaires ou de rattrapage », recommande Xavier Laboureix, avocat associé au cabinet LFA.

- Les avantages en nature et les cadeaux : si vous choisissez de faire un cadeau de fin d'année à votre préparatrice, là aussi l'Urssaf risque de sortir le carton rouge. « Les cadeaux et les bons d'achat donnent droit à une exonération s'ils ne dépassent pas 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale. Au-delà, ils doivent être réintégrés dans le salaire et faire l'objet de cotisations », précise Pascal Poisneau.

2. Les documents indispensables

« L'inspecteur peut demander tous les éléments et les documents qu'il estime nécessaires », note François Taquet. Parmi ceux-ci figurent des documents juridiques, comme les statuts de la société, l'extrait « K bis » et, bien sûr, tous les contrats de travail. Il est également en droit d'exiger les documents sociaux tels que des bordereaux de cotisations, les déclarations sociales, les bulletins de salaire. S'il vous le demande, vous devrez aussi lui donner les documents comptables liés à l'officine : bilans, livres comptables, notes de frais, avis d'imposition, livret d'entrées et de sorties du personnel...

Cette liste est définie, au préalable, dans l'avis de contrôle qui vous informe de l'arrivée d'un inspecteur. Mais rien n'empêche à ce dernier, au cours du contrôle, d'exiger d'autres pièces. En s'opposant à la communication de documents, vous pourriez être poursuivi pour délit d'entrave au contrôle, qui peut être puni d'un an de prison.

Conservez précieusement vos documents le plus longtemps possible. L'Urssaf peut vous réclamer des déclarations sociales ou avantages en nature sur les trois dernières années, plus l'année en cours.

3. La conduite à tenir pendant le contrôle

Vous avez reçu un avis de contrôle ? Sachez que l'inspecteur doit respecter un délai minimum de quinze jours à partir de la réception de cette lettre recommandée. Si vous pouvez demander un report du contrôle pour une raison légitime, vous serez de toute façon contraint de recevoir le représentant de l'Urssaf, sous peine d'être poursuivi pour délit d'entrave.

L'inspecteur de l'Urssaf a poussé la porte de votre officine ? Efforcez-vous d'être présent pour l'accueillir et l'installer, au calme, dans un bureau avec tous vos dossiers. Puis éclipsez-vous discrètement. « Il est souhaitable de laisser l'inspecteur travailler seul ou, au besoin, avec l'expert-comptable afin d'éviter des sources de tensions ou encore d'avoir à répondre à des questions pièges qui pourraient être fatales au dirigeant », conseille Pascal Poisneau. Sachez aussi que le contrôleur peut être amené à interroger certains salariés sur leur activité et leur rémunération, dans le cadre de l'officine, mais ne peut pas aller jusqu'à les poursuivre jusqu'à leur domicile ou interroger leurs proches. Respect de la vie privée oblige.

A l'issue du contrôle, l'inspecteur adresse ensuite à l'employeur un document de fin de contrôle présentant ses observations. Si un redressement est envisagé, cette lettre doit préciser qu'un délai de 30 jours est ouvert à l'employeur pour répondre à l'Urssaf et contester le résultat du contrôle. Une fois ce délai passé, l'inspecteur transmet à l'organisme social son « rapport de contrôle ». C'est là que peut débuter une procédure de mise en recouvrement. Le cotisant dispose alors d'un délai de un mois pour régulariser sa situation, en réglant une majoration de retard de 5 % pour les trois premiers mois (+ 0,5 % par mois supplémentaire). Au-delà, et en l'absence de réponse de l'employeur, l'Urssaf peut engager des poursuites, souvent par le mécanisme de la contrainte, par acte d'huissier.

4.Quels recours en cas de contestation ?

Si vous estimez que le redressement est injustifié et sans fondement, vous pouvez le contester devant les juges. Pour cela, deux phases se succèdent :

- La saisine de la commission : c'est la première étape, obligatoire, avant le tribunal. Elle doit être demandée dans un délai de un mois après la notification de la mise en demeure, par lettre recommandée adressée au président de la commission de recours amiable ou même par réclamation au guichet de l'Urssaf. La commission donne ensuite un avis motivé, qui se substitue à l'avis prononcé par le contrôleur.

- La saisine du tribunal : si la commission donne raison à l'inspecteur de l'Urssaf, le cotisant pourra alors s'en remettre aux juges du tribunal des affaires de la sécurité sociale, qui doit être saisi dans un délai de deux mois après la décision de la commission. Le tribunal peut alors ordonner une enquête ou exiger de nouvelles pièces écrites.

« Un contrôle de routine qui s'est très bien passé »

Après que Michel Fedida, titulaire de la Pharmacie du Marché à Paris, a appris qu'un inspecteur de l'Urssaf allait bientôt pousser la porte de son officine, il a eu du mal à continuer à dormir tranquillement sur ses deux oreilles. Même s'il n'avait rien à se reprocher. « J'ai ressenti un maximum d'appréhension les jours qui ont précédé le contrôle. Même si les comptes étaient méticuleusement tenus par mon expert-comptable, on n'est jamais à l'abri d'une erreur ou d'une maladresse », confie le titulaire. Pourquoi lui ? Ce n'est peut-être pas tout à fait un hasard. « D'après l'inspectrice, il s'agissait d'un simple contrôle de routine, mais il arrivait curieusement à un moment stratégique de l'officine car je venais de changer de statut. » Au moment du contrôle, le pharmacien a tout fait pour mettre l'inspectrice de l'Urssaf à l'aise : un bureau au calme, un café de bienvenue et la mise à disposition de toutes les pièces demandées. Surtout, le pharmacien avait fait venir son expert-comptable, qui est resté aux côtés de l'inspectrice pendant toute la durée du contrôle, soit une matinée entière. « Ensuite, l'inspectrice est venue me dire qu'il n'y avait pas de problème », raconte Michel Parada. Soulagé.

De nouvelles règles depuis le 1er septembre 2007

-Les droits des cotisants renforcés

Un décret, datant du 13 avril 2007 et applicable depuis septembre dernier, a permis de renforcer les droits des cotisants contrôlés. Ainsi, dès le début du contrôle, l'inspecteur devra remettre à l'employeur la « charte du cotisant contrôlé », laquelle détaille la procédure de contrôle et les droits dont il dispose. Autre nouveauté, le cotisant peut désormais se faire assister par un conseil juridique ou comptable.

-Le contrôle sur pièces

Pour les entreprises de moins de neuf salariés, l'Urssaf autorise désormais le contrôle sur pièces, c'est-à-dire dans les locaux de l'Urssaf. L'employeur doit transmettre des éléments à l'inspecteur. Dans ce cas, vous n'aurez pas à recevoir le contrôleur dans votre officine.

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