Les délais de conservation des documents

CAS N° 1

Les bulletins de paye des salariés

L'employeur doit conserver un double des bulletins de paye de ses collaborateurs pendant 5 ans. Cette durée d'archivage correspond au délai de prescription sur les salaires. Les salariés disposent de 5 ans pour réclamer un salaire dû mais non versé. De même, l'employeur a 5 ans pour récupérer une somme perçue en trop par le salarié (suite par exemple à une erreur de calcul, favorable au salarié, sur une ou plusieurs fiches de paye).

CAS N° 2

Le livre-journal

Il s'agit d'un registre obligatoire sur lequel sont enregistrées chronologiquement les opérations affectant le patrimoine de l'entreprise. Cet enregistrement s'effectue au jour le jour et opération par opération (factures, souches de chèques, pièces de caisse, etc.). Le livre-journal doit être tenu sans blanc ni ratures, à la main ou sur support informatique. Le délai de conservation est de 10 ans. L'absence de tenue de ce registre est passible d'une amende de 9 000 euros.

CAS N° 3

Le registre unique du personnel

Sur ce registre figurent, dans l'ordre d'embauchage, les noms et prénoms, la nationalité, la date de naissance, le sexe, l'emploi, la qualification, les dates d'entrée et de sortie de l'officine de tous les salariés. Ce registre peut être tenu sur support papier ou informatique. Il doit être conservé 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié quitte l'officine. En cas de mauvaise tenue ou d'absence de ce registre, l'employeur est passible d'une amende de 750 euros (amende appliquée autant de fois qu'il y a de salariés concernés).

CAS N° 4

Le registre comptable des stupéfiants

Toute entrée et toute sortie de substances et de médicaments classés comme stupéfiants doivent être inscrites, par le pharmacien titulaire, sur un registre spécial coté et paraphé par le maire ou le commissaire de police. Ce registre spécial doit être conservé 10 ans à compter de sa dernière mention.

CAS N° 5

Les ordonnances sécurisées

L'original de l'ordonnance doit toujours être remis au patient. Seule la copie doit être conservée par la pharmacie pendant 3 ans. L'archivage doit être alphabétique par nom de prescripteur, puis par ordre chronologique.