Financement, retour sur investissement, maintenance : Les bons coûts - Le Moniteur des Pharmacies n° 2552 du 09/10/2004 - Revues - Le Moniteur des pharmacies.fr
 
Le Moniteur des Pharmacies n° 2552 du 09/10/2004
 

AUTOMATISATION

Entreprise

L'automatisation a modifié considérablement les méthodes de travail des officinaux. Et beaucoup s'interrogent encore sur la pertinence de cette révolution technologique. Pour y voir plus clair, « Le Moniteur » inaugure une nouvelle série consacrée aux automates et aux robots. Cette semaine, financement et retour sur investissement.

Automatiser une officine coûte en général entre 75 000 et 240 000 Euro(s) selon la configuration choisie. Une idée reçue veut que cet investissement soit proportionnel au chiffre d'affaires : il n'en est rien. On sait qu'une officine générant 1 MEuro(s) de chiffre d'affaires gère approximativement le même nombre de références de médicaments (3 200 à 3 500) qu'une pharmacie de 2 MEuro(s).

L'investissement est relatif à la machine choisie et au nombre de références automatisées, en sachant que 1 000 références couvrent 80 % des besoins alors que seulement 20 % des ventes représentent 80 % du chiffre d'affaires. 150 références (formes molles, cotons, seringues, stérilets, formes rondes, gros conditionnements...) seront rarement automatisables.

Commencer par un audit.

Le retour sur investissement sera maximal avec une automatisation de 80 % des sorties, soit 1 000 à 1 500 références. Plus les rotations sont faibles, moins l'automatisation est rentable. En ce qui concerne les systèmes à éjection (Pharmax, Movetec-Tecnilab, Robotek, Consis Module A, Apotéka 1 et 2, Apophis, Anatole, Speedbox-Westfalia, Meditech...), les canaux ne sont alors pas remplis totalement. Côté robots (Rowa-Arx, Westfalia, Consis module C...), les machines sont plus importantes en taille et donc plus onéreuses si l'on intègre les faibles rotations. De nombreux fabricants proposent des robots spécifiques pour gérer les faibles rotations (Westfalia et Consis semblent les plus fiables).

Olivier Résano (Mékapharm) constate par ailleurs qu'une pharmacie de province de 2 MEuro(s) de CA entourée de quatre médecins généralistes a besoin d'automatiser moins de références qu'une pharmacie de 1 MEuro(s) de CA en centre-ville, entourée de spécialistes. D'où la nécessité d'un audit préalable sérieux.

D'autres facteurs entrent cependant en ligne de compte : si l'objectif du titulaire est d'améliorer la rapidité de délivrance et le service client, il peut se contenter d'une automatisation à 80 % ; si, en revanche, il souhaite agrandir l'espace de vente en gagnant sur la zone de stockage (stock en étage ou en sous-sol), il sera préférable de tout automatiser. A ce propos, Stéphane Nizard (Pharmax) rappelle que le ratio arrière-boutique/surface de vente passe de 40 %/60 % à 20 %/80 % dans une officine automatisée avec stock délocalisé.

20 à 30 % de gain de productivité.

Mais la rentabilisation d'une machine implique également une vision à long terme. A ce sujet, Vincent Rosier (Consis) rappelle qu'il peut être utile de s'informer de la possibilité d'ajouter facilement des modules de tailles diverses pour suivre l'évolution de l'officine.

Bien entendu, il importe avant tout de s'interroger sur la faisabilité de l'automatisation, peu pertinente par exemple pour une officine qui draine une clientèle captive, sans passage, avec une zone d'exposition suffisante et en milieu rural, même si le CA dépasse les 150 000 Euro(s).

Didier Dubois (ARX) situe le gain de productivité par employé entre 20 et 30 %. Olivier Résano affirme que l'automate coûte l'équivalent du salaire d'un préparateur pendant cinq ans.

La rentabilité dépend aussi du choix de la machine qui doit être à même de sortir, lors des pics d'affluence, bien plus d'ordonnances que ne le ferait l'équipe en manuel. Attention donc aux machines lentes et aux systèmes d'acheminement mal étudiés (des visites aux confrères équipés, à typologie d'officine égale, doivent être effectuées aux heures de pointe, chronomètre en main) !

Attention également de ne pas se laisser prendre au système des « options » qui ne sont parfois que la compensation d'un retard technique (notamment pour des machines jugées trop lentes qui proposent en option un système « accélérateur ») !

L'emploi n'est pas menacé.

Dans la notion de retour sur investissement, le pharmacien doit intégrer le gain de temps, validé par l'Association des utilisateurs de robots et automates qui l'a estimé à deux heures par jour et par employé pour une automatisation de 1 000 références. Il importe également de tenir compte de la modification des embauches en milieu automatisé : un préparateur qui quitte l'entreprise peut être remplacé par un rayonniste ; une embauche pour augmentation d'activité pourra concerner une personne non qualifiée qui libérera un préparateur ou un adjoint de tâches à faible valeur ajoutée.

La crainte des employés d'avoir à essuyer des licenciements suite à l'installation d'un automate est un mythe ! Selon les fournisseurs, l'automatisation permet - au pire - de maintenir plus longtemps une masse salariale constante.

Elle permet par ailleurs une moindre fatigue du personnel, une augmentation éventuelle de la surface d'exposition (donc des ventes), une diminution de la démarque inconnue (y compris la démarque inconnue arrière !). Sans oublier qu'elle entre dans la démarche qualité de l'officine (augmentation de la confidentialité grâce aux plots de délivrance éclatés, de la sécurité de stockage, image de modernité...).

Déjà un marché de l'occasion !

Le financement complet d'une configuration demande en moyenne 5 à 7 ans. 85 % des titulaires optent pour un système de location financière sur cinq ans, avec ou sans option d'achat qui leur permet une déduction d'impôt chaque année et des frais de taxe professionnelle proportionnels au montant de la location annuelle. 15 % des titulaires achètent leur machine au comptant (inconvénient : il n'y a pas d'amortissement comptable possible à long terme, la déduction fiscale se faisant uniquement sur l'année d'achat de la machine) ou ouvrent un crédit sur cinq ans (ils devront payer chaque année la taxe professionnelle sur la totalité de la valeur de la machine).

L'expérience a montré par ailleurs que le retour sur investissement se faisait en moyenne au bout de 24 à 36 mois d'utilisation et qu'il était meilleur dans le cadre d'une automatisation avec augmentation de la surface de vente. Il sera d'autant plus précoce que le titulaire aura optimisé ses nouvelles conditions de travail, notamment en formant son personnel (amélioration de l'accueil, conseils complémentaires au comptoir, augmentation des possibilités de substitution, ventes associées en médication familiale et parapharmacie...). Ce type de formation est proposé gracieusement par Pharmax et ARX.

Actuellement, le taux d'obsolescence des machines est estimé à dix ans et plus. Il existe donc d'ores et déjà un marché de l'occasion sur certains automates et robots - en particulier le Pharmamat, le plus ancien des automates officinaux - et sur certains Consis module A. Une pratique qui devrait se radicaliser dans les trois années à venir, moyennant un dégrèvement de 50 % par rapport au prix d'achat neuf.

A retenir

- coût d'une automatisation

Entre 75 000 et 240 000 euros.

- retour sur investissement

Maximal avec une automatisation de 80 % des médicaments référencés (1 000 à 1 500).

- gain de temps

Estimé à deux heures par jour et par employé pour une automatisation de 1 000 références.

- avantages

Moindre fatigue du personnel, augmentation de la surface d'exposition, donc des ventes, diminition de la démarque inconnue, amélioration des services (accueil, conseils...).

- occasion

On peut déjà acheter des automates ou des robots d'occasion pour un prix inférieur à 50 % du neuf.

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