Les documents obligatoires

Le titulaire en qualité d’employeur doit disposer dans son bureau de certains documents, qu’il doit être en mesure de présenter en cas de contrôle de l’inspection du travail ou de demande d’un salarié.

  • La convention collective nationale de la pharmacie d’officine du 3 décembre 1997 : Ce texte adapte le droit du travail aux spécificités de la profession. Il s’applique aux salariés de l’officine à condition d’être plus favorable aux salariés que les règles de droit du travail. L’employeur doit disposer d’un exemplaire à jour des dernières modifications. Les salariés peuvent le consulter librement sur les heures de travail.

Acheter la convention collective ;

  • le registre unique du personnel : Ce registre doit mentionner dans l’ordre de l’embauche : les noms et prénoms, la nationalité, la date de naissance, le sexe, l’emploi, la qualification, le type de contrat, les dates d’entrée et éventuellement de sortie de chaque salarié de l’entreprise. Les stagiaires doivent apparaître sur le registre en étant signalé clairement. Il peut être tenu sur papier ou sur support informatique. Il doit être conservé 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié quitte l’officine.

Acheter le registre unique du personnel ;

  • le livre de paie : ce registre reproduit les mentions du bulletin de paye et peut être tenu soit sur un registre spécial, soit sur un support informatique. Le législateur dispense l’employeur de cette obligation à condition qu’il conserve un double des bulletins de paie pendant 5 ans ;
  • le document unique d’évaluation des risques professionnels: l’employeur doit élaborer et tenir à jour un document dans lequel il recense les risques auxquels sont exposés les salariés. L’inventaire des dangers auxquels peuvent être exposés les salariés de l’officine, l’inventaire des risques, c’est-à-dire des conditions d’exposition des salariés aux situations dangereuses, et l’évaluation des risques doivent obligatoirement y figurer. D’autres informations peuvent également y figurer à titre facultatif comme notamment, les outils et méthodes utilisés pour réaliser l’évaluation des risques, les actions de prévention qui ont été menées. Il faut retenir que ce document doit être dynamique. L’évaluation des risques est une obligation permanente pour l’entreprise. Il peut être tenu sur informatique ou sur papier.

Acheter le document unique des résultats de l'évaluation des risques professionnels ;

  • Le registre des délégués du personnel et du comité d’hygiène, de sécurité, et des conditions de travail (CHSCT) : si l’effectif de l’officine dépasse respectivement 11 salariés et 50 salariés alors l’employeur est obligé de renseigner ces registres. Dans le premier, il doit indiquer les demandes écrites des délégués et les réponses apportées. Il doit être conservé trois ans à compter de la date de clôture du registre. Le second contient les avis du comité sur l’existence d’une cause de danger grave et imminent.


Les affichages obligatoires

L’entreprise est le lieu de travail des salariés, c’est pourquoi, ils doivent pouvoir retrouver certaines informations par voie d’affichage ou par « tout moyen » selon la formule consacrée par l’ordonnance du 26 juin 2014, entrée en vigueur le 28 juin 2014.
La pharmacie doit être dotée d’un panneau d’affichage destiné à la diffusion des informations suivantes :

Document

Contenu Effectif

Référence de la convention collective

L2262-5 du Code du travail

R2262-3 du Code du travail
Une affiche et une notice remise à l’embauche doivent informer les salariés de l’intitulé de la Convention collective, de l’endroit où ils peuvent la consulter, ainsi que des modalités de cette consultation pendant le temps de présence sur le lieu de travail.* Dès le 1er salarié Un avis contenant ces informations est communiqué par « tout moyen » au salarié. En revanche, la notice doit toujours être remise au salarié.

Durée du travail

L 3171-1 du Code du travail
Les heures auxquelles commence et finit le travail, ainsi que les heures et la durée des repos doivent être précisées.
Si le repos hebdomadaire n’est pas le dimanche, le jour de repos doit être indiqué pour chaque salarié.
Dès le 1er salarié L’employeur n’a plus à communiquer un exemplaire à l’inspection du travail

Congés payés

D3141-6 du Code du travail

Article 25 de la Convention collective

L’article 25 de la Convention collective prévoit soit l’affichage de cette information soit une information individuelle à chaque membre de l’équipe 2 mois avant l’ouverture de la période (soit le 1er mars). Dès le 1er salarié Le décret du 20 octobre 2016 prévoit que l’employeur doit informer par « tout moyen » chaque salarié de l’ordre des départs en congés un mois avant le départ.

Coordonnées des administrations

D4711-1 du Code du travail
Les noms, adresses et téléphones de l’inspecteur du travail, du médecin du travail et des services de secours d’urgence (Pompier, SAMU, centre antipoison, police) . Dès le 1er salarié

Lutte contre le harcèlement moral et sexuel

L1152-4 et L1153-5 du Code du travail
Reprise intégrale des articles 222-33 et 222-33 -2 du Code pénal. Dès le 1er salarié L’ordonnance du 26 juin 2014 dispose que ces informations peuvent être diffusées par tout moyen : intranet, affichage, document remis.

Lutte contre la discrimination

L1142-6 du Code du travail
Reprise intégrale des articles 225-1 à 255-4 du Code pénal. Dès le 1er salarié L’ordonnance du 26 juin 2014 dispose que ces informations peuvent être diffusées par tout moyen : intranet, affichage, document remis.

Egalité professionnelle entre les hommes et les femmes

R3221-2 du Code du travail
Reprise intégrale des articles L3221-1 à L3221-7 du Code du travail. Dès le 1er salarié féminin Le décret du 20 octobre 2016, permet de porter par «tout moyen » ces dispositions à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail.

Interdiction de fumer

R3511-6 du Code de la santé publique
Une signalisation apparente doit rappeler l’interdiction de fumer. Vous pouvez utiliser le pictogramme déterminé par arrêté du ministre chargé de la santé. Dès le 1er salarié

Document unique d’évaluation des risques
R4121-4 du Code de la santé publique

Modalités d’accès et de consultation de l’inventaire des risques, qui contient les résultats de l’évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs. Il doit être mis à jour annuellement. Dès le 1er salarié

Election du personnel

L2314-2 du Code du travail
Procédure d’organisation de l’élection des délégués du personnel ou du comité d’entreprise (si plus de 50 salariés).

Dès le 11e salarié

L’ordonnance du 26 juin 2014 dispose que ces informations peuvent être diffusées par tout moyen : intranet, affichage, document remis.

Attention ! pour certaines informations vous devez utiliser un procédé permettant de donner une date certaine à l’information (remise en main propre contre reçu, LRAR) Art L2314-5 du Code du travail

Règlement intérieur

R1332-1 du Code du travail
Ce document fixe notamment les règles d’hygiène et de sécurité, les règles générales et permanentes relatives à la discipline, l’échelle des sanctions que peut prendre l’employeur (L 1321-1). Dès le 20e salarié Le décret du 20 octobre 2016, permet à l’employeur de porter le règlement intérieur, par « tout moyen », à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail.

Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT)

R4613-8 du Code du travail
Le nom des membres du CHSCT et l’emplacement de leur poste de travail doivent faire l’objet de l’affichage. Dès le 50e salarié Cette liste est désormais communiquée par « tout moyen » aux salariés. (décret du 20 octobre 2016)


Autres lieux d’affichages :

Consignes de sécurité et d’incendie

R4227-37 et R 4227-34 du Code du travail
L’affichage doit répondre à la norme NF EN ISO7010. ** S’il y a manipulation de matières inflammables ou si plus de 50 personnes sont occupées ou réunies habituellement dans le local. Dans les locaux dont l’effectif est supérieur à 5 personnes et dans les locaux où sont manipulés et entreposés des matières inflammables.

Egalité professionnelle entre les hommes et les femmes

R3221-2 du Code du travail
Reprise intégrale des articles L3221-1 à L3221-7 du Code du travail. Dès le 1er salarié féminin Un double affichage est prévu par les textes : panneau d’affichage et porte du local où a lieu l’embauche.

Règlement intérieur

R1332-1 du Code du travail
Ce document fixe notamment les règles d’hygiène et de sécurité, les règles générales et permanentes relatives à la discipline, l’échelle des sanctions que peut prendre l’employeur (L 1321-1). Dès le 20e salarié Un double affichage est prévu par les textes : panneau d’affichage et porte du local où a lieu l’embauche.


* « La Convention collective en vigueur est la Convention collective nationale de la pharmacie d'officine du 3 décembre 1997, étendue au JO du 8 septembre 1998. Cette Convention est opposable à toutes les officines, quelle que soit l'appartenance syndicale du titulaire. Un exemplaire à jour des évolutions est

  • tenu à la disposition du personnel auprès de (nom de l'employeur) ;
  • consultable sur l’intranet de l’entreprise sous l’onglet : xxx ;
  • tenu à la disposition du personnel dans la salle de pause dans le classeur xxx
  • et peut être consulté sur le temps de travail. »



    ** Cette norme établie les principes de conception auxquels doivent répondre les consignes de sécurité-incendie (plans d’évacuation, pictogrammes, etc), les signaux de sécurité à utiliser dans le cadre de la prévention des accidents, de la lutte contre l’incendie, de l’information sur les risques d’atteinte à la santé et de l’évacuation d’urgence.



    Anne-Charlotte Navarro – Juriste
    Responsable du service moniteur expert


    Date de mise à jour : 5 septembre 2014.

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